SECRETAIRE -AGENT D'ACCUEIL
Offre n° O038241118001002
Publiée le 18/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place du 8 mai 1945, Artas (Isère)
Poste à pourvoir le
20/12/2024
Date limite de candidature
19/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
selon la grille indiciaire
Descriptif de l'emploi
Lieu d'activité
Mairie d'ARTAS
Déplacements
Déplacements éventuels pour des réunions / formations organisées pour l'agence postale
Conditions de travail
Contraintes de présence aux horaires d'ouverture au public
Délégation de signature de l'élu pour les actes d'état civil et les formalités administratives
Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
Organigramme
Maire
Directrice Générale des services
Agent d'accueil et secrétariat mairie - agence postale
Relations professionnelles :
- Contact direct et permanent avec le public
- Entretenir de bonnes relations avec l'ensemble des interlocuteurs (élus, agents,
fournisseurs, organismes, associations, usagers...)
OBJECTIFS :
- Représenter l'image de la collectivité auprès des usagers
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Exécuter des tâches administratives pour le bon fonctionnement du service, d'information, de communication, d'organisation, de classement et de suivi des dossiers.
Mairie d'ARTAS
Déplacements
Déplacements éventuels pour des réunions / formations organisées pour l'agence postale
Conditions de travail
Contraintes de présence aux horaires d'ouverture au public
Délégation de signature de l'élu pour les actes d'état civil et les formalités administratives
Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
Organigramme
Maire
Directrice Générale des services
Agent d'accueil et secrétariat mairie - agence postale
Relations professionnelles :
- Contact direct et permanent avec le public
- Entretenir de bonnes relations avec l'ensemble des interlocuteurs (élus, agents,
fournisseurs, organismes, associations, usagers...)
OBJECTIFS :
- Représenter l'image de la collectivité auprès des usagers
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Exécuter des tâches administratives pour le bon fonctionnement du service, d'information, de communication, d'organisation, de classement et de suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL MAIRIE :
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Tenue du standard téléphonique : réception et orientation des appels
- Recensement des jeunes et suivi des dossiers pour la journée de défense et citoyenneté
- Gestion des demandes d'autorisation de buvette
- Réception et enregistrement des demandes d'urbanisme
- Réception et suivi des locations de salles et de matériels
- Gestion des dossiers des associations
AGENCE POSTALE :
- Affranchissement de plis et vente de produits (timbres postes, enveloppes, prêt à poster)
- Réception et remise de plis et colis
- Service de proximité : contrat de réexpédition du courrier...
- Remise et encaissement d'espèces, de chèques et de mandats
- Transmission au bureau central des opérations effectuées
SECRETARIAT :
- Rédaction de documents administratifs (courriers, convocations, arrêtés municipaux, comptes rendus...)
- Diffusion et affichage d'informations
- Ouverture des mails, réception et enregistrement du courrier " arrivé "
- Réalisation et mise en forme de tableaux de bureautique
- Classement et archivage des dossiers
- Commande de fournitures de bureau
- Suivi des dossiers des associations
ETAT CIVIL :
- Réceptionner des déclarations et établissement des actes d'état civil (naissances, décès, etc...)
- Établir les dossiers de mariage et de PACS : les actes de publication en vue de leur affichage, livret de
famille, inscription au registre...
- Tenue administrative des registres d'Etat Civil, délivrer sur demande des extraits de registres, rédiger des
mentions et des courriers, contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
MISSIONS OCCASIONNELLES :
- Tenue du fichier électoral
- Traitement des dossiers d'urbanisme
- Recensement de la population
- Cimetière et columbarium
- Gestion des dossiers d'action sociale
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Tenue du standard téléphonique : réception et orientation des appels
- Recensement des jeunes et suivi des dossiers pour la journée de défense et citoyenneté
- Gestion des demandes d'autorisation de buvette
- Réception et enregistrement des demandes d'urbanisme
- Réception et suivi des locations de salles et de matériels
- Gestion des dossiers des associations
AGENCE POSTALE :
- Affranchissement de plis et vente de produits (timbres postes, enveloppes, prêt à poster)
- Réception et remise de plis et colis
- Service de proximité : contrat de réexpédition du courrier...
- Remise et encaissement d'espèces, de chèques et de mandats
- Transmission au bureau central des opérations effectuées
SECRETARIAT :
- Rédaction de documents administratifs (courriers, convocations, arrêtés municipaux, comptes rendus...)
- Diffusion et affichage d'informations
- Ouverture des mails, réception et enregistrement du courrier " arrivé "
- Réalisation et mise en forme de tableaux de bureautique
- Classement et archivage des dossiers
- Commande de fournitures de bureau
- Suivi des dossiers des associations
ETAT CIVIL :
- Réceptionner des déclarations et établissement des actes d'état civil (naissances, décès, etc...)
- Établir les dossiers de mariage et de PACS : les actes de publication en vue de leur affichage, livret de
famille, inscription au registre...
- Tenue administrative des registres d'Etat Civil, délivrer sur demande des extraits de registres, rédiger des
mentions et des courriers, contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
MISSIONS OCCASIONNELLES :
- Tenue du fichier électoral
- Traitement des dossiers d'urbanisme
- Recensement de la population
- Cimetière et columbarium
- Gestion des dossiers d'action sociale
Profils recherchés
QUALITES REQUISES, COMPETENCES
- Avoir le sens du service public et l'esprit d'équipe
- Discrétion, déontologie, confidentialité et honnêteté
- Capacité d'écoute, sens du dialogue
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils en fonction des imprévus
- Ordre, méthode et efficacité dans l'organisation du travail
- Être à l'aise avec l'informatique et tous les moyens de communication
- Rigueur, autonomie, adaptabilité et polyvalence
- Bonne maîtrise de la langue française et de l'orthographe
- Respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
- Respect des principes hiérarchiques et des consignes données
- Suivre l'évolution de la réglementation.
- Avoir le sens du service public et l'esprit d'équipe
- Discrétion, déontologie, confidentialité et honnêteté
- Capacité d'écoute, sens du dialogue
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils en fonction des imprévus
- Ordre, méthode et efficacité dans l'organisation du travail
- Être à l'aise avec l'informatique et tous les moyens de communication
- Rigueur, autonomie, adaptabilité et polyvalence
- Bonne maîtrise de la langue française et de l'orthographe
- Respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
- Respect des principes hiérarchiques et des consignes données
- Suivre l'évolution de la réglementation.
Contact et modalités de candidature
Contact
0474587331
Informations complémentaires
cv et lettre de motivation a envoyer à :
MAIRIE D'ARTAS
Place du 8 Mai 1945
38440 ARTAS
MAIRIE D'ARTAS
Place du 8 Mai 1945
38440 ARTAS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.