Assistant de gestion administratif (h/f)
Offre n° O038241118000717
Publiée le 18/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Entre ville, montagne et campagne, le territoire de Grenoble-Alpes Métropole rassemble 450 000 habitants et 49 communes aux profils diversifiés. Les indicateurs d'aménagement durable la situe dans le peloton de tête des métropoles françaises car son urbanisation compacte lui permet de limiter les déplacements motorisés et de préserver son environnement. L offre et les conditions de logement la rende accueillante ; la dynamique économique s appuie sur une grande diversité de l'emploi qui garde un fort secteur productif et de grandes capacités d'innovation. Son rayonnement national et international repose sur le triptyque université-recherche-entreprises. Grenoble-Alpes Métropole effectue son service public grâce à 1800 agents
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Le forum, 3 rue malakoff, Grenoble (Isère)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
22/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
LE SERVICE D’AFFECTATION
Mission principale de la direction :
- L’accession au statut de Métropole a positionné Grenoble-Alpes Métropole comme l’acteur majeur de l’aménagement du territoire Métropolitain. La direction de l’urbanisme et de l’aménagement joue un rôle clefs dans la structuration de la fonction d’aménagement du territoire métropolitain par l’exercice de la compétence documents d’urbanisme, la conduite des opérations d’aménagement d’intérêt métropolitain et la conduite des études urbaines et paysagères métropolitaines.
- La DUA développe des processus de travail associant étroitement la métropole et les communes. Elle assure également une mission de prestation de service d’instruction des autorisations d’urbanisme pour le compte des communes qui le souhaitent.
Mission principale du service urbanisme
- Exercer la compétence « documents d’urbanisme » acquise par la Métropole au 1er janvier 2015. Cette mission comprend notamment l’élaboration et l’évolution du Plan local d’urbanisme intercommunal
- Participer à la mise en œuvre des projets d’aménagement et d’urbanisme prévus dans le PLUI et notamment accompagner les communes dans la conduite de leurs projets d’urbanisme et d’aménagement
- Assurer le rôle d’interlocuteur métropolitain pour les communes pour leurs questions d’urbanisme
Composition du service : 13 agents
Nom / fonction du supérieur hiérarchique direct : Myriam Reynaud Banus – responsable du service urbanisme PLUi
FINALITES DU POSTE
- Assister les 3 équipes dans leurs tâches administratives
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’équipe
- Assurer l’accueil pour les 3 services
Mission principale de la direction :
- L’accession au statut de Métropole a positionné Grenoble-Alpes Métropole comme l’acteur majeur de l’aménagement du territoire Métropolitain. La direction de l’urbanisme et de l’aménagement joue un rôle clefs dans la structuration de la fonction d’aménagement du territoire métropolitain par l’exercice de la compétence documents d’urbanisme, la conduite des opérations d’aménagement d’intérêt métropolitain et la conduite des études urbaines et paysagères métropolitaines.
- La DUA développe des processus de travail associant étroitement la métropole et les communes. Elle assure également une mission de prestation de service d’instruction des autorisations d’urbanisme pour le compte des communes qui le souhaitent.
Mission principale du service urbanisme
- Exercer la compétence « documents d’urbanisme » acquise par la Métropole au 1er janvier 2015. Cette mission comprend notamment l’élaboration et l’évolution du Plan local d’urbanisme intercommunal
- Participer à la mise en œuvre des projets d’aménagement et d’urbanisme prévus dans le PLUI et notamment accompagner les communes dans la conduite de leurs projets d’urbanisme et d’aménagement
- Assurer le rôle d’interlocuteur métropolitain pour les communes pour leurs questions d’urbanisme
Composition du service : 13 agents
Nom / fonction du supérieur hiérarchique direct : Myriam Reynaud Banus – responsable du service urbanisme PLUi
FINALITES DU POSTE
- Assister les 3 équipes dans leurs tâches administratives
- Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif de l’équipe
- Assurer l’accueil pour les 3 services
Missions / conditions d'exercice
Activité 1 : Assurer l’assistance administrative de l’équipe Urbanisme et du service mutualisé (70%)
- Rédiger et mettre en forme tous types de courrier
- Assurer l’organisation des réunions
- Enregistrer le courrier dans le logiciel, copier, diffuser et classer les courriers. Remplir les imprimés RAR ….
- Rédiger des documents administratifs
- Préparer les parapheurs (papillons, respect de la charte graphique, orthographe grammaire syntaxe, enregistrement, retours après signature), …
- Suivre les projets et l’activité du service urbanisme et ADS (tenir à jour la base de données, les fichiers, et la documentation, etc.)
- Participer à l'organisation de l’équipe (classement, reprographie, déplacements du personnel, etc.)
- Assurer l’organisation logistique des ateliers des urbanistes et séminaires politiques avec les communes
- Assurer la mise en ligne des documents sur l’extranet et sur la plateforme des urbanistes, en lien avec la chargée de procédure
- Gérer des fournitures administratives du service
- Assurer le rôle de référent documentation
Activité 2 : Accueil téléphonique et physique du secrétariat (10%)
- Accueillir, orienter et recevoir les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques
- Prendre des messages et s’assurer de leur suivi
- Organiser les rendez-vous des membres de l’équipe
Activité 3 : Assistance du service ADS (20%)
Consultances architecturales :
- Gérer en lien avec les communes, les usagers et le CAUE, les rendez-vous de la consultance architecturale
- Tenir le tableau de bord de ces rendez-vous
- Suivre le suivi administratif des conventions avec les communes et le CAUE ainsi que des contrats avec les architectes conseils (prestation technique assurée par la DA)
- Apporter à la DA les éléments de facturation
Plateforme ADS :
- Organisation de réunions et séminaires des instructeurs
- Suivi des parapheurs
Lieu de travail : Bâtiment le VERSEAU - 4 Rue Du Cotentin, 38130 ECHIROLLES
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Logiciels métier : Utilisation du logiciel délibérations : Oxyad
- Rédiger et mettre en forme tous types de courrier
- Assurer l’organisation des réunions
- Enregistrer le courrier dans le logiciel, copier, diffuser et classer les courriers. Remplir les imprimés RAR ….
- Rédiger des documents administratifs
- Préparer les parapheurs (papillons, respect de la charte graphique, orthographe grammaire syntaxe, enregistrement, retours après signature), …
- Suivre les projets et l’activité du service urbanisme et ADS (tenir à jour la base de données, les fichiers, et la documentation, etc.)
- Participer à l'organisation de l’équipe (classement, reprographie, déplacements du personnel, etc.)
- Assurer l’organisation logistique des ateliers des urbanistes et séminaires politiques avec les communes
- Assurer la mise en ligne des documents sur l’extranet et sur la plateforme des urbanistes, en lien avec la chargée de procédure
- Gérer des fournitures administratives du service
- Assurer le rôle de référent documentation
Activité 2 : Accueil téléphonique et physique du secrétariat (10%)
- Accueillir, orienter et recevoir les demandes
- Répondre aux appels téléphoniques
- Prendre des messages et s’assurer de leur suivi
- Organiser les rendez-vous des membres de l’équipe
Activité 3 : Assistance du service ADS (20%)
Consultances architecturales :
- Gérer en lien avec les communes, les usagers et le CAUE, les rendez-vous de la consultance architecturale
- Tenir le tableau de bord de ces rendez-vous
- Suivre le suivi administratif des conventions avec les communes et le CAUE ainsi que des contrats avec les architectes conseils (prestation technique assurée par la DA)
- Apporter à la DA les éléments de facturation
Plateforme ADS :
- Organisation de réunions et séminaires des instructeurs
- Suivi des parapheurs
Lieu de travail : Bâtiment le VERSEAU - 4 Rue Du Cotentin, 38130 ECHIROLLES
Temps et horaires de travail : règlement métropolitain
Rémunération : selon le cadre d’emploi + régime indemnitaire de la collectivité
Logiciels métier : Utilisation du logiciel délibérations : Oxyad
Profils recherchés
CONNAISSANCES
Statuts de la Fonction Publique / Connaissance du fonctionnement administratif des collectivités territoriales
Notion de droit de l’urbanisme
Connaissance du contexte, des valeurs et de l’environnement territorial de la collectivité
SAVOIR FAIRE
Techniques de secrétariat et de l’accueil du public
Techniques de prise de note et de rédaction de compte rendu de réunion
Maîtrise des logiciels de bureautique
Technique de recherche documentaire
Maîtrise de l’expression orale et écrite/ maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
Organisation du classement
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Bac secrétariat
Expérience souhaitée : 3 à 5 ans sur un poste similaire. Poste nécessitant engagement et sens des responsabilités
Statuts de la Fonction Publique / Connaissance du fonctionnement administratif des collectivités territoriales
Notion de droit de l’urbanisme
Connaissance du contexte, des valeurs et de l’environnement territorial de la collectivité
SAVOIR FAIRE
Techniques de secrétariat et de l’accueil du public
Techniques de prise de note et de rédaction de compte rendu de réunion
Maîtrise des logiciels de bureautique
Technique de recherche documentaire
Maîtrise de l’expression orale et écrite/ maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
Organisation du classement
Statut : cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation / Diplôme et qualifications nécessaires : Bac secrétariat
Expérience souhaitée : 3 à 5 ans sur un poste similaire. Poste nécessitant engagement et sens des responsabilités
Contact et modalités de candidature
Contact
0476595959
Informations complémentaires
Temps de travail: 9 choix de cycle de travail avec possibilité de travailler sur 5 jours ou 4,5 jours + 25 jours de congés annuels + RTT (jusqu'à 25 jours selon le cycle) + horaires variables
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10€ unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400€)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Avantages sociaux :
-Plan de déplacement (75% de participation aux frais d'abonnement transports) et forfait mobilités durables (jusqu'à 300€ par an),
-Participation mutuelle et prévoyance,
-Titres restaurant (10€ unitaire dont 60% prise en charge par l'employeur),
-Comité des œuvres sociales,
-CESU (jusqu'à 400€)
-Activités sportives proposées sur le temps de travail
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.