FINALITÉS DU POSTE

 Piloter les procédures en optimisant les délais
 Sécuriser les procédures et les actes
 Conseiller et former les services

ACTIVITÉS ET TACHES, INTITULE ET DESCRIPTION

Activité 1 : Passation et sécurisation accords-cadres et contrats du Département de l’Eau :
 Proposer, en relation avec les Services, les procédures de passation des marchés et contrats appropriées
 Conseiller les services sur les montages juridiques appropriés en participant activement aux équipes projets
 Rédiger les pièces administratives des marchés (logiciel métier) en lien avec les équipes opérationnelles, ainsi que tous les documents de procédures (avis de marché, dossier de consultation, procès-verbaux, notes et rapports, courriers…)
 Assurer les opérations liées à la dématérialisation
 Coordonner les séances d’ouverture de plis, vérifier la complétude et la conformité des dossiers
 Contrôler les rapports d’analyse des offres et garantir leur conformité juridique
 Constituer les dossiers présentés en CAO en lien avec les équipes techniques
 Participer aux CAO et gérer les phases de procédures post CAO (courriers, PV, dépôt Préfecture, notification, GED, …)
 Participer aux séances de négociation (le cas échéant) et développer une expertise en la matière
 Mettre à jour des tableaux de la passation
 Piloter la procédure de passation en assurant la tenue des outils de pilotage et des indicateurs de l’activité
 Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des notes de procédures internes
 Evaluer les risques juridiques pour la passation des contrats
 Sécuriser les procédures et gérer les précontentieux et contentieux en lien possiblement avec la DAJCPA,
 Répondre aux sollicitations des services de l'Etat (DDPP, Préfecture…)
 Pré-archivage
 Participer aux formations pratiques auprès des agents du Département de l’Eau, créer les supports et les mettre à jour
 Veiller au respect des délégations de signature;

Activité 2 : Suivi administratif des instances de la commande publique et des procédures de passation
 Gérer les inscriptions à l'ordre du jour de la commission d'appel d'offres (CAO) en lien avec les référentes commande publique, services opérationnels et la DAJCPA, et constituer le dossier de la CAO
 Contribuer à la préparation des délibérations et rapports au Président se rapportant aux marchés et assurer leur validation
 Assister la responsable qualité dans la rédaction et la mise à jour des procédures des marchés, dans la gestion administrative, financière et comptable.
 Veiller, alerter et conseiller sur le suivi administratif des contrats publics (avenant, ordres de service, reconduction, résiliation, ...);
 Conseiller juridiquement les services dans la résolution des problèmes liés à l’exécution des marchés;
 Assister la responsable qualité dans la rédaction et la mise à jour des procédures des marchés, dans la gestion administrative, financière et comptable.

Activité 3 : Participation au développement de la politique d’achat de la collectivité :
 Mettre en œuvre et suivre le processus d’évaluation des fournisseurs : veiller à l’organisation périodique des évaluations; analyser les résultats, produire les indicateurs mensuels
 Participer au recensement des procédures de marchés à lancer (y compris consultations de faibles montants) et à l’analyse de la programmation prévisionnelle des marchés ;
 Participer à la mise en place d’outils d’analyse du besoin,
 Participer à l’identification et à la mise en place d’une stratégie achat pour les commandes des services exploitation;
 Participer à l’identification des marchés éligibles au processus interne d’application des clauses d’insertions, à la diffusion de l’information en interne et auprès de la cellule emploi / insertion, mettre en œuvre, compléter et transmettre les tableaux de bord et avancement financier des marchés concernés, rédiger des courriers d’information et d’alerte.

Activité 4 : Contribuer à l’amélioration du service rendu
 Veiller au respect des procédures et des délais;
 Participer aux réunions de service;
 Participer ponctuellement aux réunions de coordination avec les services opérationnels ;
 Assurer les suppléances en cas d’absence de la responsable de l’unité commande publique et des autres agents du pôle passation;
 Participer à tout autre projet du service;
 Participer à l’animation de formations internes auprès des services;
 Participer à l’animation du réseau acheteurs internes.

Activité 5 : Gestion de conventions complexes
Cette mission sera confiée à titre accessoire.
Sollicitation possible sur le montage d’opérations complexes : conseils, aide à la rédaction et relecture de documents tels que des conventions de co-maîtrise d’ouvrage, conventions de prestations ou de partenariat entre personne publiques ou signées avec des partenaires, conventions d’occupation du domaine public ou conventions de servitude….