Assistant administratif Cellule Administrative et Financière (F/H)
Offre n° O038230501031436
Publiée le 10/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 passage Saint Antoine, Vienne (Isère)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
MISSION GENERALE :
* Service support
* Intervenir en appui technique des Pôles et des activités du CCAS
* Service support
* Intervenir en appui technique des Pôles et des activités du CCAS
Missions / conditions d'exercice
Finance, marche public et administration :
* Mettre en place des tableaux de bord et assurer le suivi des marchés publics en lien avec le service " marchés publics " de Vienne Condrieu Agglomération
* Assister à la préparation du budget et suivi de son exécution (factures, bons de commandes, demandes de subventions, bilans des actions, rattachements, reports...)
* Appliquer les procédures d'exécution budgétaire M 57 (engagements, commandes, virements de crédit, suivi du budget, rattachements, décisions modificatives, ..)
* Contacter les fournisseurs et prestataires de service facturations (création de tiers, devis, commandes, relances
* Aider à la création de support statistique
* Assurer l'accueil téléphonique et physique du CCAS en cas de besoin
* Assurer la distribution, suivi des courriers entrants et sortants et des parapheurs
* Réaliser des mailings pour diffusion des courriers en nombre (repas des Seniors, salon des Seniors, canicule ...)
* Participer à l'archivage des dossiers, réalisé au préalable par les services (lien avec le service archivage)
* Participer et représenter le CCAS aux réunions d'équipes et formations interservices des CAF Ville et de la Direction des finances
Ressources humaines :
* Assurer la mise en place et suivi de tableaux de bord : suivi des Congés Annuels, des heures, des absences
* Assurer le suivi des demandes de remplacement RH
* Assurer le suivi des demandes et besoins de formations
* Ticket resto
* Effectuer des missions administratives (ODM, suivi d'accidents, frais de déplacement, ...)
Assemblées / actes administratifs :
* Organiser et coordonner le Conseil d'Administration en lien avec les chefs de services, la direction, les élus et les services mairies (juridique, ressources humaines, polyvalence, reprographie...)
* Mettre en place et assurer le suivi de tableaux de bords (rétro planning, délibérations, décisions du maire, ..)
SSIAD/ESAD :
* Assister les services ESAD et SSIAD dans la gestion administrative et financière (nomenclature M 22) (préparation des budgets prévisionnels et exécutoires, feuilles de soins, rédaction de courrier, suivi des courriers entrants et sortants...)
* Accompagner les professionnels libéraux pour la facturation sur CHORUS
* Questionnaires de satisfaction ESAD SSIAD
Facturations et régies :
* Coordonner la facturation du service hébergement, organiser des permanences mensuelles de paiement au Soleil
* Réaliser des statistiques de suivi des paiements
* Réaliser la facturation du panier de services en lien avec la responsable + régie + relation avec la trésorerie municipale
* Saisie des nouveaux dossiers sur Senior dont les éléments ont été récoltés et vérifiés par les services
* Gérer la commission aides facultatives en lien avec la directrice du Pôle : instruire les dossiers pour la commission, participer à la commission, rédiger les courriers de réponse, faire le lien avec les instructeurs, préparer et remettre les aides aux usagers + régie
SPECIFICITES DU POSTE :
* Disponibilité
* Travail sur différents logiciels spécifiques : Millésime, Sedit, Famu, Brédéa, AvenioWeb, Micro soins, I-delibre
* Maitriser la nomenclature M57 et M22
* Régisseur principal de la régie Secours d'Urgence du CCAS et de la régie hébergement, seniors
* Travail en soirée pour le Conseil d'Administration
CONDITIONS MATERIELLES :
* Lieu de travail : locaux du CCAS
* Temps de travail / horaires : temps complet 37 heures 30 hebdomadaires
* Rémunération : statutaire - RIFSEEP - prime de fin d'année - prime Ségur sur le 60% du SSIAD
* Avantages sociaux :
o RTT
o Possibilité de télétravail en fonction de l'organisation du service
o Participation à la mutuelle prévoyance / santé
o Titres restaurant
o Compte Epargne Temps
o Adhésion Comité des uvres Sociales
o Prise en charge à hauteur de 50% des abonnements de transport en commun
* Mettre en place des tableaux de bord et assurer le suivi des marchés publics en lien avec le service " marchés publics " de Vienne Condrieu Agglomération
* Assister à la préparation du budget et suivi de son exécution (factures, bons de commandes, demandes de subventions, bilans des actions, rattachements, reports...)
* Appliquer les procédures d'exécution budgétaire M 57 (engagements, commandes, virements de crédit, suivi du budget, rattachements, décisions modificatives, ..)
* Contacter les fournisseurs et prestataires de service facturations (création de tiers, devis, commandes, relances
* Aider à la création de support statistique
* Assurer l'accueil téléphonique et physique du CCAS en cas de besoin
* Assurer la distribution, suivi des courriers entrants et sortants et des parapheurs
* Réaliser des mailings pour diffusion des courriers en nombre (repas des Seniors, salon des Seniors, canicule ...)
* Participer à l'archivage des dossiers, réalisé au préalable par les services (lien avec le service archivage)
* Participer et représenter le CCAS aux réunions d'équipes et formations interservices des CAF Ville et de la Direction des finances
Ressources humaines :
* Assurer la mise en place et suivi de tableaux de bord : suivi des Congés Annuels, des heures, des absences
* Assurer le suivi des demandes de remplacement RH
* Assurer le suivi des demandes et besoins de formations
* Ticket resto
* Effectuer des missions administratives (ODM, suivi d'accidents, frais de déplacement, ...)
Assemblées / actes administratifs :
* Organiser et coordonner le Conseil d'Administration en lien avec les chefs de services, la direction, les élus et les services mairies (juridique, ressources humaines, polyvalence, reprographie...)
* Mettre en place et assurer le suivi de tableaux de bords (rétro planning, délibérations, décisions du maire, ..)
SSIAD/ESAD :
* Assister les services ESAD et SSIAD dans la gestion administrative et financière (nomenclature M 22) (préparation des budgets prévisionnels et exécutoires, feuilles de soins, rédaction de courrier, suivi des courriers entrants et sortants...)
* Accompagner les professionnels libéraux pour la facturation sur CHORUS
* Questionnaires de satisfaction ESAD SSIAD
Facturations et régies :
* Coordonner la facturation du service hébergement, organiser des permanences mensuelles de paiement au Soleil
* Réaliser des statistiques de suivi des paiements
* Réaliser la facturation du panier de services en lien avec la responsable + régie + relation avec la trésorerie municipale
* Saisie des nouveaux dossiers sur Senior dont les éléments ont été récoltés et vérifiés par les services
* Gérer la commission aides facultatives en lien avec la directrice du Pôle : instruire les dossiers pour la commission, participer à la commission, rédiger les courriers de réponse, faire le lien avec les instructeurs, préparer et remettre les aides aux usagers + régie
SPECIFICITES DU POSTE :
* Disponibilité
* Travail sur différents logiciels spécifiques : Millésime, Sedit, Famu, Brédéa, AvenioWeb, Micro soins, I-delibre
* Maitriser la nomenclature M57 et M22
* Régisseur principal de la régie Secours d'Urgence du CCAS et de la régie hébergement, seniors
* Travail en soirée pour le Conseil d'Administration
CONDITIONS MATERIELLES :
* Lieu de travail : locaux du CCAS
* Temps de travail / horaires : temps complet 37 heures 30 hebdomadaires
* Rémunération : statutaire - RIFSEEP - prime de fin d'année - prime Ségur sur le 60% du SSIAD
* Avantages sociaux :
o RTT
o Possibilité de télétravail en fonction de l'organisation du service
o Participation à la mutuelle prévoyance / santé
o Titres restaurant
o Compte Epargne Temps
o Adhésion Comité des uvres Sociales
o Prise en charge à hauteur de 50% des abonnements de transport en commun
Profils recherchés
* Statut : titulaire ou à défaut contractuel (emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux agents contractuels au titre de l'Art. L332-14 disposition 2 du code général de la fonction publique)
* Formation / niveau de qualification / habilitations nécessaires :
. Formation secrétariat obligatoire
. Permis B obligatoire
COMPETENCES ET APTITUDES NECESSAIRES POUR LE POSTE :
* Excellente maîtrise de l'informatique : Pack Office
* Sens de l'organisation
* Autonomie et dynamisme
* Discrétion, secret professionnel et adaptabilité
* Esprit d'initiative et rigueur
* Etre force de proposition
* Etre polyvalent en assurant le relais lors des absences des agents des autres dominances, créer des procédures à cet effet
* Travailler en équipe, participer aux réunions d'équipes
* La connaissance du secteur médical serait un plus
* Formation / niveau de qualification / habilitations nécessaires :
. Formation secrétariat obligatoire
. Permis B obligatoire
COMPETENCES ET APTITUDES NECESSAIRES POUR LE POSTE :
* Excellente maîtrise de l'informatique : Pack Office
* Sens de l'organisation
* Autonomie et dynamisme
* Discrétion, secret professionnel et adaptabilité
* Esprit d'initiative et rigueur
* Etre force de proposition
* Etre polyvalent en assurant le relais lors des absences des agents des autres dominances, créer des procédures à cet effet
* Travailler en équipe, participer aux réunions d'équipes
* La connaissance du secteur médical serait un plus
Contact et modalités de candidature
Contact
0474783094
Informations complémentaires
Merci d'adresser vos candidatures à: recrutement@mairie-vienne.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.