L'assistant.e administrative en lien avec la gestionnaire du pôle gère la logistique, le budget, les projets du service eau et assainissement. En lien étroit avec les équipes municipales et les délégataires de service public, il/elle assure la communication des travaux avec les communes sur les chantiers, et gère avec le service marché public les dossiers du service. Ce poste requiert un suivi rigoureux des procédures et des opérations liées aux marchés publics, dans le but d'assurer une gestion optimale et une collaboration fluide avec les différents acteurs impliqués.
Les missions :
Gestion des marchés publics et suivi des délégations de service public du service Eau et Assainissement (en lien avec le service support)
* Participer à l'élaboration et à la mise en forme des dossiers de consultation, en lien avec le service marché
* Préparer les courriers, rapports et actes administratifs relatifs aux marchés publics (lettres de rejet, rapports d'analyse, PV de la commission), en lien avec le service marché
* Assurer le suivi des correspondances et des relations avec les fournisseurs et les prestataires durant les procédures de passation et d'exécution des marchés.?
* Participer à la gestion des outils de suivi des marchés publics (tableaux de bord, logiciels de gestion des marchés).?
* Contribuer à la veille réglementaire en matière de marchés publics
* Garantir le lien avec la gestionnaire de Pôle pour assurer le passage des instances et la coordination des marchés au niveau du Pôle
* Avec les techniciens et le service des marchés publics participer au suivi des avenants et des situations financières des marchés (révisions de prix, pénalités, etc.)
* Assurer en lien avec le service marché le suivi administratif et financier des groupements de commande du Pôle
Communication et relations avec les communes
* Renforcer la communication entre le service Eau et Assainissement et les services municipaux sur l'exécution des marchés de travaux réalisés sur le territoire des communes
* Organiser la communication sur les travaux en direction des usagers, des communes et des partenaires institutionnels.
* Être présent lors des réunions interinstitutionnelles et dans les groupes de travail pour assurer une coordination efficace avec les partenaires
En lien avec la gestionnaire de pôle, gestion budgétaire et financière du service
* Participer activement à la gestion budgétaire du service, incluant l'élaboration du budget Eau et assainissement et le suivi de son exécution.
* Suivre les engagements financiers et établir des rapports réguliers sur l'avancement budgétaire
* Fournir une assistance aux demandes de financement et de subventions pour les projets d'investissement du service Eau et Assainissement.
* Gérer la comptabilité relative aux opérations et aux marchés publics, incluant le FCTVA, les inventaires, et les titres de recettes dans les délais réglementaires.
* Participer à la constitution et au suivi des demandes de subventions
Assurer l'assistance administrative et logistique du service
* Appui des missions administratives en lien avec le technicien du SPANC
* Appui de la gestionnaire de pôle à la rédaction et la préparation les notes, délibérations, actes juridiques, et assurer leur notification
* Assure le suivi administratif des dossiers du service : centralise, classe et suit des échanges avec les partenaires, les élus et les agents
* Appui de la gestionnaire de Pôle dans la préparation des instances (conseil, commission, bureau)