AGENT(E) D'ACCUEIL A LA POPULATION
Offre n° O035241018001575
Publiée le 18/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 Place de l' Eglise, Iffendic (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
17/11/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Vous souhaitez mettre vos compétences ainsi que vos connaissances au service de la Commune d’IFFENDIC ?
Vous possédez une expérience dans le domaine de l’accueil du public et plus particulièrement en Mairie ?
Le pôle population recrute un(e) agent(e) d’accueil à la population au sein de son équipe pour accueillir, orienter, renseigner le public.
Il ou elle représente l'image de la collectivité auprès des usagers.
Vous possédez une expérience dans le domaine de l’accueil du public et plus particulièrement en Mairie ?
Le pôle population recrute un(e) agent(e) d’accueil à la population au sein de son équipe pour accueillir, orienter, renseigner le public.
Il ou elle représente l'image de la collectivité auprès des usagers.
Missions / conditions d'exercice
1 Accueillir le public et réaliser des tâches administratives (quotité 20h)
o Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
o Constituer les dossiers et délivrer les attestions liés à l’état civil : naissance, mariage, PACS, décès et changement de nom et de prénom
o Gérer :
les inscriptions sur les listes électorales, le recensement militaire, les attestations d’accueil et les débits de boissons
le courrier d’arrivé et de départ
la réservation des salles et du matériel
o Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs
o Afficher et diffuser l’information
o Apporter un soutien administratif auprès d’autres services (courriers, mails, …)
2 Gérer les titres sécurisés et l’agence postale communale (quotité 8h)
o Titres sécurisés (4h) : demande de rendez-vous, traitement et remise
o Agence postale communale (4h) : mission assurée 1 fois par semaine et lors des remplacements des congés
o Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés
o Constituer les dossiers et délivrer les attestions liés à l’état civil : naissance, mariage, PACS, décès et changement de nom et de prénom
o Gérer :
les inscriptions sur les listes électorales, le recensement militaire, les attestations d’accueil et les débits de boissons
le courrier d’arrivé et de départ
la réservation des salles et du matériel
o Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs
o Afficher et diffuser l’information
o Apporter un soutien administratif auprès d’autres services (courriers, mails, …)
2 Gérer les titres sécurisés et l’agence postale communale (quotité 8h)
o Titres sécurisés (4h) : demande de rendez-vous, traitement et remise
o Agence postale communale (4h) : mission assurée 1 fois par semaine et lors des remplacements des congés
Profils recherchés
Compétences
- Accueillir le public
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S'adapter aux publics de cultures différentes
- Adapter son intervention aux différents publics
- Réguler l'entrée et surveiller les accès
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Gérer un planning de réservation
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Connaissances
- Techniques d'accueil
- Fonctionnement d’un standard téléphonique
- Etat civil (naissance, mariage, PACS, décès et changement de nom et de prénom)
- Organisation des services d’une collectivité
- Organismes extérieurs en relation avec une collectivité
- Directives et procédures de transmission et d'instruction des demandes
- Techniques et outils de communication
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, ...)
- Techniques de classement de documents
- Techniques de recherche d'information
- Techniques de gestion de planning
- Maîtrise de l’outil informatique et de logiciels métiers (types : Berger-Levrault, B2O et RDV 360)
- Maîtrise d’un équipement à affranchir, à imprimer et à photocopier
- Notions en langues étrangères
Formation
- Formation dans le domaine de l’accueil/secrétariat
- Expérience similaire appréciée
- Accueillir le public
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S'adapter aux publics de cultures différentes
- Adapter son intervention aux différents publics
- Réguler l'entrée et surveiller les accès
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- Présenter des documents d'information et de communication
- Gérer un planning de réservation
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Aider à rédiger des documents administratifs
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
Connaissances
- Techniques d'accueil
- Fonctionnement d’un standard téléphonique
- Etat civil (naissance, mariage, PACS, décès et changement de nom et de prénom)
- Organisation des services d’une collectivité
- Organismes extérieurs en relation avec une collectivité
- Directives et procédures de transmission et d'instruction des demandes
- Techniques et outils de communication
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, ...)
- Techniques de classement de documents
- Techniques de recherche d'information
- Techniques de gestion de planning
- Maîtrise de l’outil informatique et de logiciels métiers (types : Berger-Levrault, B2O et RDV 360)
- Maîtrise d’un équipement à affranchir, à imprimer et à photocopier
- Notions en langues étrangères
Formation
- Formation dans le domaine de l’accueil/secrétariat
- Expérience similaire appréciée
Contact et modalités de candidature
Contact
0299097016
Informations complémentaires
CONDITIONS D’EXERCICE :
- 3,5 jours travaillés : mardi matin, mercredi, jeudi et vendredi
- Travail en bureau (guichet d’accueil) sur ordinateur et téléphone
- Sens du service public
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
- Devoir de réserve et discrétion professionnelle
Action sociale via COS Breizh ; chèques-cadeaux de fin d'année (50€ max) et accès gratuit 2 créneaux /semaine de sport encadrés par un professionnel communal.
CONTACT ET INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
Poste à pourvoir dès que possible (les candidatures seront étudiées au fil de l’eau) via un contrat à durée déterminée du 01/01/2025 au 09/01/2026 inclus (prévisionnel).
Candidature (CV + lettre de motivation) à l’attention de Monsieur le Maire : Mairie d’Iffendic – 2 place de l’église - 35750 IFFENDIC ou ressourceshumaines@iffendic.bzh
- 3,5 jours travaillés : mardi matin, mercredi, jeudi et vendredi
- Travail en bureau (guichet d’accueil) sur ordinateur et téléphone
- Sens du service public
- Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public
- Devoir de réserve et discrétion professionnelle
Action sociale via COS Breizh ; chèques-cadeaux de fin d'année (50€ max) et accès gratuit 2 créneaux /semaine de sport encadrés par un professionnel communal.
CONTACT ET INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
Poste à pourvoir dès que possible (les candidatures seront étudiées au fil de l’eau) via un contrat à durée déterminée du 01/01/2025 au 09/01/2026 inclus (prévisionnel).
Candidature (CV + lettre de motivation) à l’attention de Monsieur le Maire : Mairie d’Iffendic – 2 place de l’église - 35750 IFFENDIC ou ressourceshumaines@iffendic.bzh
Adresse de l'employeur
Mairie de Iffendic
>2 Place de l' Eglise
35750 IFFENDIC
>2 Place de l' Eglise
35750 IFFENDIC
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.