ACCUEIL - AFFAIRES GÉNÉRALES - GESTION ADMNISTRATIVE (H/F)
Offre n° O035240820000753
Publiée le 08/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1, rue Macéria, La Mézière (Ille-et-Vilaine)
Poste à pourvoir le
16/12/2024
Date limite de candidature
08/12/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
5 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
Statutaire + régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
En remplacement dans le cadre d'un congé maternité, vous assurez l'accueil au sein du service à la population ainsi que la gestion des affaires générales en lien avec la responsable du service.
Vous assurez également le secrétariat du Conseil municipal.
Vous assurez également le secrétariat du Conseil municipal.
Missions / conditions d'exercice
1 - Accueil :
. Accueil physique et téléphonique (prise des messages, filtrer et orienter les appels)
. Prise de RV pour les élus et transmission des demandes diverses
. Gestion des agendas des élus (Maire et Adjoints)
. Formalités administratives
. Mise à jour de l'annuaire interne
. Gestion de l'affichage communal
. Fiche de liaison - prêt de clé
2 - Etat-civil
. Etablissement des actes
. Envoi des actes aux notaires et administration
. Communication des registres
. Préparation, et suivi des cérémonies (mariage, parrainage, baptême)
3 - Recensement militaire : Prise des demandes / envoi des dossiers trimestriellement
4 - Cimetière : gestion des demandes des administrés pour le cimetière et du colombarium
5 - Instances :
. Préparation du conseil municipal : convocations (CM/Caisse des écoles), note de synthèse, étiquettes
. Suivi des délibérations après la séance
. Suivi des registres des actes administratifs, tenue des registres divers et répertoires, suivi des retours des délibérations de la préfecture, Insee transfert des actes
. Envoi DCM par voie dématérialisée
6 - Affaires générales :
. Invitation (médaille du travail)
. Recensement population tous les 5 ans
. Aide à la préparation des élections
. Transfert des actes de décès aux impôts tous les trimestres
. Licence taxis
. Envoi convocation pour les jurys d'assisses
. Fichier vœux du Maire
. Aide à la facturation cantine
. Accueil physique et téléphonique (prise des messages, filtrer et orienter les appels)
. Prise de RV pour les élus et transmission des demandes diverses
. Gestion des agendas des élus (Maire et Adjoints)
. Formalités administratives
. Mise à jour de l'annuaire interne
. Gestion de l'affichage communal
. Fiche de liaison - prêt de clé
2 - Etat-civil
. Etablissement des actes
. Envoi des actes aux notaires et administration
. Communication des registres
. Préparation, et suivi des cérémonies (mariage, parrainage, baptême)
3 - Recensement militaire : Prise des demandes / envoi des dossiers trimestriellement
4 - Cimetière : gestion des demandes des administrés pour le cimetière et du colombarium
5 - Instances :
. Préparation du conseil municipal : convocations (CM/Caisse des écoles), note de synthèse, étiquettes
. Suivi des délibérations après la séance
. Suivi des registres des actes administratifs, tenue des registres divers et répertoires, suivi des retours des délibérations de la préfecture, Insee transfert des actes
. Envoi DCM par voie dématérialisée
6 - Affaires générales :
. Invitation (médaille du travail)
. Recensement population tous les 5 ans
. Aide à la préparation des élections
. Transfert des actes de décès aux impôts tous les trimestres
. Licence taxis
. Envoi convocation pour les jurys d'assisses
. Fichier vœux du Maire
. Aide à la facturation cantine
Profils recherchés
* Maîtrise du français (orthographe, grammaire),
* Qualités rédactionnelles
Compétences techniques ou méthodologiques exigées
* Bonne connaissance de l'outil informatique
Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
* Aptitudes relationnelles
* Capacités d'écoute et communication
* Capacités d'initiative et de réactivité dans la gestion de l'accueil
* Garant de l'image et des valeurs du service public
* Capacité à travailler en équipe, en partenariat et en transversalité
* Flexibilité et aptitude à s'adapter aux impératifs d'évolution des services
* Disponibilité nécessaire vis-à-vis des usagers et des services
* Autonomie et sens de l'organisation
* Rigueur et sens des responsabilités
* Discrétion et respect du secret professionnel
* Qualités rédactionnelles
Compétences techniques ou méthodologiques exigées
* Bonne connaissance de l'outil informatique
Aptitudes et comportements relationnels requis pour le poste
* Aptitudes relationnelles
* Capacités d'écoute et communication
* Capacités d'initiative et de réactivité dans la gestion de l'accueil
* Garant de l'image et des valeurs du service public
* Capacité à travailler en équipe, en partenariat et en transversalité
* Flexibilité et aptitude à s'adapter aux impératifs d'évolution des services
* Disponibilité nécessaire vis-à-vis des usagers et des services
* Autonomie et sens de l'organisation
* Rigueur et sens des responsabilités
* Discrétion et respect du secret professionnel
Contact et modalités de candidature
Contact
0299693336
Informations complémentaires
Adresser CV + lettre de motivation par courrier :
à Monsieur le Maire
Mairie de La Mézière
1 Rue de Macéria
35520 LA MEZIERE
Par mail à : srh@lameziere.fr
à Monsieur le Maire
Mairie de La Mézière
1 Rue de Macéria
35520 LA MEZIERE
Par mail à : srh@lameziere.fr
Adresse de l'employeur
Mairie de La Mézière
>1, rue Macéria
35520 LA MEZIERE
>1, rue Macéria
35520 LA MEZIERE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.