Secrétaire de direction et assistant(e) ressources humaines H/F
Offre n° O034241022000409
Publiée le 22/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5 GRAND'RUE MARIE LACROIX, Clapiers (Hérault)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
30/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Ville de Clapiers (5800 habitants) recrute un(e) secrétaire de direction et assistant(e) ressources humaines à temps complet qui sera placé(e) sous la direction du DGS.
Missions / conditions d'exercice
Missions du poste :
Secrétariat de la Direction Générale des Services : gérer l’agenda du DGS, ses appels téléphoniques, sa correspondance, le classement de ses dossiers.
• Prise de RDV
• Gestion des appels téléphoniques
• Organisation des réunions, (y compris la logistique : besoin en matériel etc…)
• Rédaction, mise en forme et frappe de courriers divers
• Présence aux réunions de Chefs de Services et rédaction du compte-rendu
• Mise à jour des fichiers élus
• Enregistrement du courrier arrivé (ouverture et distribution en l’absence de l’agent en charge)
• Arrêtés débit de boissons
Logistique des séances du Conseil Municipal :
• Mise en forme de l’ordre du jour et des synthèses transmis par les responsables de service
• Envoi des convocations et annexes à partir de la plateforme idelibRE
• Mise en forme des projets de délibérations
• Mise en place de la salle
• Présence aux séances du Conseil Municipal
• Rédaction des PV de séance
• Envoi des délibérations au contrôle de légalité.
Gestion des registres réglementaires (délibérations, décisions, arrêtés)
Gestion des sinistres Assurances :
• Déclaration, suivi et traitement des sinistres
• Gestion des contrôles techniques de la flotte véhicules
Gestion des déclarations « Catastrophe Naturelle Sècheresse » interface administrés/Préfecture
Gestion des licences bars et restaurants
Gestion de l’agenda du Conciliateur de Justice
Gestion administrative des ressources humaines :
• Gestion et suivi administratif du temps de travail (congés, ARTT, CET, heures de récupération, autorisations spéciales d’absence) : réception, vérification et enregistrement des données sur le logiciel métier (CIRIL)
• Gestion et suivi administratif des recrutements :
o Rédaction et diffusion des offres d’emploi
o Enregistrement et présélection des candidatures
o Programmation et préparation des entretiens d’embauche
o Rédaction et envoi des réponses aux candidats
• Gestion administrative de la campagne des entretiens professionnels annuels :
o Préparation des documents et transmission aux évaluateurs
o Mise à jour du tableau de suivi
o Gestion des signatures et notification aux agents
o Enregistrement, classement et archivage des documents
Secrétariat de la Direction Générale des Services : gérer l’agenda du DGS, ses appels téléphoniques, sa correspondance, le classement de ses dossiers.
• Prise de RDV
• Gestion des appels téléphoniques
• Organisation des réunions, (y compris la logistique : besoin en matériel etc…)
• Rédaction, mise en forme et frappe de courriers divers
• Présence aux réunions de Chefs de Services et rédaction du compte-rendu
• Mise à jour des fichiers élus
• Enregistrement du courrier arrivé (ouverture et distribution en l’absence de l’agent en charge)
• Arrêtés débit de boissons
Logistique des séances du Conseil Municipal :
• Mise en forme de l’ordre du jour et des synthèses transmis par les responsables de service
• Envoi des convocations et annexes à partir de la plateforme idelibRE
• Mise en forme des projets de délibérations
• Mise en place de la salle
• Présence aux séances du Conseil Municipal
• Rédaction des PV de séance
• Envoi des délibérations au contrôle de légalité.
Gestion des registres réglementaires (délibérations, décisions, arrêtés)
Gestion des sinistres Assurances :
• Déclaration, suivi et traitement des sinistres
• Gestion des contrôles techniques de la flotte véhicules
Gestion des déclarations « Catastrophe Naturelle Sècheresse » interface administrés/Préfecture
Gestion des licences bars et restaurants
Gestion de l’agenda du Conciliateur de Justice
Gestion administrative des ressources humaines :
• Gestion et suivi administratif du temps de travail (congés, ARTT, CET, heures de récupération, autorisations spéciales d’absence) : réception, vérification et enregistrement des données sur le logiciel métier (CIRIL)
• Gestion et suivi administratif des recrutements :
o Rédaction et diffusion des offres d’emploi
o Enregistrement et présélection des candidatures
o Programmation et préparation des entretiens d’embauche
o Rédaction et envoi des réponses aux candidats
• Gestion administrative de la campagne des entretiens professionnels annuels :
o Préparation des documents et transmission aux évaluateurs
o Mise à jour du tableau de suivi
o Gestion des signatures et notification aux agents
o Enregistrement, classement et archivage des documents
Profils recherchés
Savoirs et savoir faire :
Compétences rédactionnelles, maîtrise de la réglementation relative à la tenue des séances du Conseil Municipal.
Respecter les délais et consignes, capacité à organiser son travail, réactivité, travailler de manière autonome, savoir rendre compte.
Savoir être :
Sens du service public, implication et motivation, réactivité, capacités à s’intégrer dans une équipe, discrétion, assiduité, disponibilité.
Compétences rédactionnelles, maîtrise de la réglementation relative à la tenue des séances du Conseil Municipal.
Respecter les délais et consignes, capacité à organiser son travail, réactivité, travailler de manière autonome, savoir rendre compte.
Savoir être :
Sens du service public, implication et motivation, réactivité, capacités à s’intégrer dans une équipe, discrétion, assiduité, disponibilité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0467559000
Informations complémentaires
Merci d’adresser : lettre de motivation, CV, dernière situation administrative, dernier entretien professionnel et bulletin de salaire à Monsieur le Maire de la commune de Clapiers
Soit par courrier :
Monsieur le Maire
Commune de Clapiers
5 Grand’Rue Marie Lacroix
34 830 CLAPIERS
Soit par courriel à mairie@ville-clapiers.com
Soit par courrier :
Monsieur le Maire
Commune de Clapiers
5 Grand’Rue Marie Lacroix
34 830 CLAPIERS
Soit par courriel à mairie@ville-clapiers.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.