Assistant (e) de gestion administrative
Offre n° O033250325000453
Publiée le 25/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
En juillet 2018, les collectivités et réseaux de transports en commun de Nouvelle-Aquitaine s’unissent. Nouvelle-Aquitaine Mobilités voit le jour pour coordonner, faciliter et façonner une mobilité durable sur l’ensemble du territoire. 35 membres engagés (Région, Agglomérations, Communautés de Communes…), 40 réseaux de transports concernés et 84 061 km² couverts font de Nouvelle-Aquitaine Mobilités l'un des premiers Syndicat Mixte de France. C’est le signe d’une volonté forte des acteurs publics régionaux de façonner aujourd’hui les mobilités de demain et de répondre aux orientations législatives (loi NOTRe et LOM) par l’action.
Ainsi, Nouvelle-Aquitaine Mobilités, ses membres et partenaires, développent des services mutualisés (information voyageurs, solutions billettiques), créent une connaissance partagée (étude multimodale, tarification, open data) et imaginent les déplacements de demain (mobilités alternatives, RER métropolitain). Autant de projets qui participent à faire de la mobilité un bien commun ; un service partagé entre usagers, collectivités et transporteurs visant à connecter les territoires ruraux, urbains et péri-urbains.
Ainsi, Nouvelle-Aquitaine Mobilités, ses membres et partenaires, développent des services mutualisés (information voyageurs, solutions billettiques), créent une connaissance partagée (étude multimodale, tarification, open data) et imaginent les déplacements de demain (mobilités alternatives, RER métropolitain). Autant de projets qui participent à faire de la mobilité un bien commun ; un service partagé entre usagers, collectivités et transporteurs visant à connecter les territoires ruraux, urbains et péri-urbains.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
39 RUE D'ARMAGNAC, Bordeaux (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
24/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Inspiré des dispositions de la loi SRU, le syndicat mixte Nouvelle-Aquitaine Mobilités réunit 35 Autorités Organisatrices de la Mobilité (AOM) avec pour vocation d’intervenir à l’échelle régionale et de ses bassins de mobilités sur :
· la coordination des services de transport de ses membres ;
· la mise en place un système d'information à l'intention des usagers ;
· le déploiement de tarifications coordonnées permettant la délivrance de titres de transport uniques ou unifiés.
Comptant 22 ETP (dont les recrutements en cours) répartis sur 2 sites (Bordeaux et Limoges), Nouvelle-Aquitaine Mobilités (NAM) est organisé en quatre pôles :
-> Le Pôle Modalis, en charge de la mise en place du système d’information, de la tarification et de la billettique communes
-> Le Pôle Mobilités, en charge de la coordination des services de transport de ses membres. Dans ce cadre, il réalise des études et accompagne la mise en œuvre de services de mobilités qui portent sur les thématiques suivantes :
o Les cars express
o Les mobilités actives
o Les hubs de mobilités
o Le covoiturage.
-> Le Pôle administratif et assemblées, en charge du suivi des assemblées, de la RH et de la communication
-> Le Pôle financier et commande publique
Rattachée à la Cheffe du pôle Mobilités, l’Assistant(e) de gestion administrative apporte une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, d’information et de communication, de suivi des dossiers auprès du responsable et des chargés de missions du pôle Mobilités (4 collaborateurs).
· la coordination des services de transport de ses membres ;
· la mise en place un système d'information à l'intention des usagers ;
· le déploiement de tarifications coordonnées permettant la délivrance de titres de transport uniques ou unifiés.
Comptant 22 ETP (dont les recrutements en cours) répartis sur 2 sites (Bordeaux et Limoges), Nouvelle-Aquitaine Mobilités (NAM) est organisé en quatre pôles :
-> Le Pôle Modalis, en charge de la mise en place du système d’information, de la tarification et de la billettique communes
-> Le Pôle Mobilités, en charge de la coordination des services de transport de ses membres. Dans ce cadre, il réalise des études et accompagne la mise en œuvre de services de mobilités qui portent sur les thématiques suivantes :
o Les cars express
o Les mobilités actives
o Les hubs de mobilités
o Le covoiturage.
-> Le Pôle administratif et assemblées, en charge du suivi des assemblées, de la RH et de la communication
-> Le Pôle financier et commande publique
Rattachée à la Cheffe du pôle Mobilités, l’Assistant(e) de gestion administrative apporte une aide permanente en termes d’organisation, de gestion, d’information et de communication, de suivi des dossiers auprès du responsable et des chargés de missions du pôle Mobilités (4 collaborateurs).
Missions / conditions d'exercice
Vos missions s’articulent autour des axes suivants :
1. Veiller et contribuer à la bonne organisation et au bon fonctionnement du pôle en anticipant, prévenant, et jouant un rôle de relance et d’alerte sur les dossiers, obligations, engagements et échéances à tenir auprès des équipes :
1.1 Planification et priorisation de l’agenda du pôle :
a) Planification des différentes réunions (techniques et de pilotage) et ateliers de concertation menés par le pôle :
- COTECH thématiques
- Ateliers de concertation
- Groupes de travail techniques
Pour cela, les missions s’organiseront autour de :
- L’organisation amont et aval des réunions gérées par le pôle
- La gestion des plannings des réunions
- La réservation des agendas des participants, l’envoi des courriers de convocation,
- La prise de notes et trame de compte rendu durant les réunions
- La diffusion des comptes-rendus.
b) Priorisation des différentes réunions (techniques et de pilotage) extérieures auxquelles le pôle doit participer :
• Réception et affectation des demandes de participation
• Priorisation des réunions techniques proposées par les différents membres de NAM auprès des chargés de mission du pôle
1.2 Contribuer au suivi des activités du Pôle :
Participer à l’optimisation des outils de pilotage du pôle : tableaux de bord, suivi des outils de gestion de planning projet, proposition et utilisation de supports de travail (trames de notes, compte rendu…),
2. Assurer le suivi administratif du pôle :
2.1 Optimiser et assurer le suivi du courrier, des notes et des présentations du pôle :
• Réception, attribution des courriers à destination du Pôle
• Rédaction de certains courriers de réponse
• Relecture et mise en forme des courriers, notes et présentations de réunions produites par le Pôle
2.2 Assurer le suivi administratif des marchés en centrale d’achat du pôle (Abri vélos sécurisés, panneaux de covoiturage, animations covoiturage :
• Suivi des bons de commande en lien avec le chargé de mission concerné
• Lien avec la cellule marché de NAM pour le suivi des commandes
2.3 Assurer le suivi des conventions du pôle :
• Aide à la rédaction
• Application et suivi des conventions en lien avec le pôle gestion de NAM
• Suivi du programme Européen ELENA en lien avec les chargés de mission concernés
3. Participer à la dynamique d’équipe et au travail en équipe, en intra et en transverse notamment en assurer le lien avec les assistants(es) de direction et des assemblées de NAM pour assurer la bonne coordination entre les différentes instances (Ateliers de concertation, COPILs, Comités de bassin, Commission Locales, Comité Syndical)
1. Veiller et contribuer à la bonne organisation et au bon fonctionnement du pôle en anticipant, prévenant, et jouant un rôle de relance et d’alerte sur les dossiers, obligations, engagements et échéances à tenir auprès des équipes :
1.1 Planification et priorisation de l’agenda du pôle :
a) Planification des différentes réunions (techniques et de pilotage) et ateliers de concertation menés par le pôle :
- COTECH thématiques
- Ateliers de concertation
- Groupes de travail techniques
Pour cela, les missions s’organiseront autour de :
- L’organisation amont et aval des réunions gérées par le pôle
- La gestion des plannings des réunions
- La réservation des agendas des participants, l’envoi des courriers de convocation,
- La prise de notes et trame de compte rendu durant les réunions
- La diffusion des comptes-rendus.
b) Priorisation des différentes réunions (techniques et de pilotage) extérieures auxquelles le pôle doit participer :
• Réception et affectation des demandes de participation
• Priorisation des réunions techniques proposées par les différents membres de NAM auprès des chargés de mission du pôle
1.2 Contribuer au suivi des activités du Pôle :
Participer à l’optimisation des outils de pilotage du pôle : tableaux de bord, suivi des outils de gestion de planning projet, proposition et utilisation de supports de travail (trames de notes, compte rendu…),
2. Assurer le suivi administratif du pôle :
2.1 Optimiser et assurer le suivi du courrier, des notes et des présentations du pôle :
• Réception, attribution des courriers à destination du Pôle
• Rédaction de certains courriers de réponse
• Relecture et mise en forme des courriers, notes et présentations de réunions produites par le Pôle
2.2 Assurer le suivi administratif des marchés en centrale d’achat du pôle (Abri vélos sécurisés, panneaux de covoiturage, animations covoiturage :
• Suivi des bons de commande en lien avec le chargé de mission concerné
• Lien avec la cellule marché de NAM pour le suivi des commandes
2.3 Assurer le suivi des conventions du pôle :
• Aide à la rédaction
• Application et suivi des conventions en lien avec le pôle gestion de NAM
• Suivi du programme Européen ELENA en lien avec les chargés de mission concernés
3. Participer à la dynamique d’équipe et au travail en équipe, en intra et en transverse notamment en assurer le lien avec les assistants(es) de direction et des assemblées de NAM pour assurer la bonne coordination entre les différentes instances (Ateliers de concertation, COPILs, Comités de bassin, Commission Locales, Comité Syndical)
Profils recherchés
PROFIL ET COMPETENCES :
- A minima titulaire du BAC et justifier d’une solide expérience en tant qu’Assistant (e)
- Bonne connaissance des partenaires, des acteurs et du contexte institutionnel des collectivités territoriales
- Règles d'expression orale et écrite de qualité
- Bonne maîtrise des outils informatiques (Office 365, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TEAMS...)
- Tableaux de bord et outil de suivi
SAVOIR ETRE :
- Organisé, méthodique, rigoureux
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Aptitude à rédiger, s'exprimer, aptitude à la communication
- Aptitude à la polyvalence, adaptabilité
- Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à dépasser ses fonctions et à mettre du lien entre les équipes
Nous apprécierons également vos connaissances dans les différents champs de la mobilité et des déplacements.
- A minima titulaire du BAC et justifier d’une solide expérience en tant qu’Assistant (e)
- Bonne connaissance des partenaires, des acteurs et du contexte institutionnel des collectivités territoriales
- Règles d'expression orale et écrite de qualité
- Bonne maîtrise des outils informatiques (Office 365, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TEAMS...)
- Tableaux de bord et outil de suivi
SAVOIR ETRE :
- Organisé, méthodique, rigoureux
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Aptitude à rédiger, s'exprimer, aptitude à la communication
- Aptitude à la polyvalence, adaptabilité
- Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à dépasser ses fonctions et à mettre du lien entre les équipes
Nous apprécierons également vos connaissances dans les différents champs de la mobilité et des déplacements.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Poste à temps complet, basé à Bordeaux.
Temps de travail : 39h hebdomadaires sur 5j avec 23 jours de RTT - 2 jours de télétravail possibles.
Particularités : travail en bureau, pics d'activités en fonction de l’exécution budgétaire
Titres restaurant / Participations aux Mutuelles Santé et Prévoyance / Prise en charge 75% des frais trajet domicile-travail en transports en commun
Régime indemnitaire (RIFSEEP/CIA).
Les candidatures (CV, lettre de motivation et dernier arrêté de situation) sont à adresser jusqu’au 24 avril 2025 sur emploi territorial.
Personnes à contacter pour plus de renseignement sur le poste
Camille LE MOULLAC, Cheffe du pôle Mobilités : camille.lemoullac@nouvelle-aquitaine-mobilites.fr
Temps de travail : 39h hebdomadaires sur 5j avec 23 jours de RTT - 2 jours de télétravail possibles.
Particularités : travail en bureau, pics d'activités en fonction de l’exécution budgétaire
Titres restaurant / Participations aux Mutuelles Santé et Prévoyance / Prise en charge 75% des frais trajet domicile-travail en transports en commun
Régime indemnitaire (RIFSEEP/CIA).
Les candidatures (CV, lettre de motivation et dernier arrêté de situation) sont à adresser jusqu’au 24 avril 2025 sur emploi territorial.
Personnes à contacter pour plus de renseignement sur le poste
Camille LE MOULLAC, Cheffe du pôle Mobilités : camille.lemoullac@nouvelle-aquitaine-mobilites.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.