ASSISTANT ADMINISTRATIF
Offre n° O033250127000157
Publiée le 27/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
REJOIGNEZ
le Syndicat Intercommunal du Bassin d'Arcachon !
UNE COLLECTIVITE détenant une connaissance parfaite du contexte lié au milieu naturel, (eau, terre), avec de multiples missions en lien avec la qualité de l'eau et la préservation des usages maritimes : 72 collaborateurs s'y investissent en créant une relation de confiance et de proximité avec la population.
En rejoignant le SIBA, vous intégrez une structure responsable, attachée à des valeurs fortes et qui contribue au bien-vivre des habitants des 12 communes du Bassin d'Arcachon ;
UNE EQUIPE dynamique, soudée, qui interagit et qui est investie dans l'efficience du traitement de l'eau, dans l'observation des changements et la préservation du territoire, et qui contribue à la réussite de nombreux projets collectifs !
Tout sur le SIBA :
https://www.siba-bassin-arcachon.fr/
le Syndicat Intercommunal du Bassin d'Arcachon !
UNE COLLECTIVITE détenant une connaissance parfaite du contexte lié au milieu naturel, (eau, terre), avec de multiples missions en lien avec la qualité de l'eau et la préservation des usages maritimes : 72 collaborateurs s'y investissent en créant une relation de confiance et de proximité avec la population.
En rejoignant le SIBA, vous intégrez une structure responsable, attachée à des valeurs fortes et qui contribue au bien-vivre des habitants des 12 communes du Bassin d'Arcachon ;
UNE EQUIPE dynamique, soudée, qui interagit et qui est investie dans l'efficience du traitement de l'eau, dans l'observation des changements et la préservation du territoire, et qui contribue à la réussite de nombreux projets collectifs !
Tout sur le SIBA :
https://www.siba-bassin-arcachon.fr/
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16 allée Corrigan Villa Vincenette, Arcachon (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
26/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire (fonctionnaires) et régime indemnitaire. Avantages sociaux : titres restaurants, COS, participation de l'employeur aux cotisations des mutuelles santé labellisées et contrat de prévoyance.
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la responsable du secrétariat général
Missions / conditions d'exercice
GERER LES ACTES RELATIFS AU PATRIMOINE FONCIER DU SIBA (en lien avec les services juridique et technique) :
•
conventions d’occupation temporaire ou permanente (servitudes, baux, cession d’usufruit, etc.) nécessaires à l’exécution des missions du SIBA ;
•
actes de cession / acquisitions ;
ASSURER LE ROLE DE PERSONNE RESSOURCE POUR L’UTILISATION DE L’OUTIL DE GED PAR LES SERVICES DE L’ADMINISTRATION GENERALE (formation préalable en interne)
•
mise à jour des données générales de l’outil de GED ; vérification de la qualité des données (exactitude, actualité etc.),
•
aide à l’optimisation de ses process et à son utilisation efficiente ;
•
paramétrage de certains process ;
CONTRIBUER QUOTIDIENNEMENT AUX MISSIONS DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL :
•
traitement de courriers arrivée/départ notamment à l’aide de l’outil GED ACROPOLIS ;
•
relecture/vérification de documents et rédaction de courriers ;
•
vérification de parapheurs et suivi des circuits de signatures ;
•
assistance à la tenue des réunions des commissions thématiques (convocations, logistique, diffusions, mise en ligne, etc.) ;
•
préparation et suivi des réunions des conseils du SIBA ;
•
passation et suivi de commandes ;
•
télétransmission de documents au contrôle de légalité ;
•
mise à jour du site institutionnel, (insertion d’informations, dépôt de documents etc.)
•
classement, archivage, destruction de documents ;
•
contribution au secrétariat des marchés publics de l’ensemble des services (phase procédure des consultations, en lien avec le juriste du SIBA) ;
CONTRIBUER AUX MISSIONS D’ACCUEIL (SELON NECESSITE DU SERVICE) :
•
mener à bien toutes les missions en lien avec le poste de l’agent chargé de l’accueil : accueillir, renseigner, orienter les usagers (accueil physique et téléphonique), gestion des courriers/colis, …
COLLABORER PONCTUELLEMENT AVEC LES AUTRES SERVICES MOYENS TECHNIQUES MIS A DISPOSITION
PC avec applications bureautiques : suite Microsoft Office, Adobe Acrobat, Gestion Électronique de Documents (GED ACROPOLIS), utilisation du Système d’Information Géographique (SIG).
Pour les missions Commande Publique : logiciel métier MARCO d’AGYSOFT et plate-forme de dématérialisation des procédures AMPA.
•
conventions d’occupation temporaire ou permanente (servitudes, baux, cession d’usufruit, etc.) nécessaires à l’exécution des missions du SIBA ;
•
actes de cession / acquisitions ;
ASSURER LE ROLE DE PERSONNE RESSOURCE POUR L’UTILISATION DE L’OUTIL DE GED PAR LES SERVICES DE L’ADMINISTRATION GENERALE (formation préalable en interne)
•
mise à jour des données générales de l’outil de GED ; vérification de la qualité des données (exactitude, actualité etc.),
•
aide à l’optimisation de ses process et à son utilisation efficiente ;
•
paramétrage de certains process ;
CONTRIBUER QUOTIDIENNEMENT AUX MISSIONS DU SECRÉTARIAT GÉNÉRAL :
•
traitement de courriers arrivée/départ notamment à l’aide de l’outil GED ACROPOLIS ;
•
relecture/vérification de documents et rédaction de courriers ;
•
vérification de parapheurs et suivi des circuits de signatures ;
•
assistance à la tenue des réunions des commissions thématiques (convocations, logistique, diffusions, mise en ligne, etc.) ;
•
préparation et suivi des réunions des conseils du SIBA ;
•
passation et suivi de commandes ;
•
télétransmission de documents au contrôle de légalité ;
•
mise à jour du site institutionnel, (insertion d’informations, dépôt de documents etc.)
•
classement, archivage, destruction de documents ;
•
contribution au secrétariat des marchés publics de l’ensemble des services (phase procédure des consultations, en lien avec le juriste du SIBA) ;
CONTRIBUER AUX MISSIONS D’ACCUEIL (SELON NECESSITE DU SERVICE) :
•
mener à bien toutes les missions en lien avec le poste de l’agent chargé de l’accueil : accueillir, renseigner, orienter les usagers (accueil physique et téléphonique), gestion des courriers/colis, …
COLLABORER PONCTUELLEMENT AVEC LES AUTRES SERVICES MOYENS TECHNIQUES MIS A DISPOSITION
PC avec applications bureautiques : suite Microsoft Office, Adobe Acrobat, Gestion Électronique de Documents (GED ACROPOLIS), utilisation du Système d’Information Géographique (SIG).
Pour les missions Commande Publique : logiciel métier MARCO d’AGYSOFT et plate-forme de dématérialisation des procédures AMPA.
Profils recherchés
L’essentiel de l’activité repose sur l’utilisation des outils bureautiques, il est donc impératif d’avoir une bonne maîtrise notamment des applications de type Word (fonctions avancées), Excel (fonctions de base minimum) et une capacité d’adaptation aux évolutions technologiques bureautiques.
Le poste nécessite de posséder des compétences rédactionnelles, d'analyse et de synthèse.
Aptitudes professionnelles pour la gestion et l’animation de la base de données : vous savez gérer et actualiser une base d'informations. Le travail s’organisant en transversalité, des qualités d’organisation, de rigueur, de méthode et de précision sont requises. Perspicacité, constance et ténacité sont de mise.
L’activité s’exerce par ailleurs en relation avec les différents pôles, en contact direct avec le public et les institutions extérieures. Il est important d’actualiser en continu sa connaissance du fonctionnement du SIBA et des services ainsi que de la répartition des compétences institutionnelles sur le territoire. L’intérêt pour les activités du Syndicat et plus largement l’actualité du Bassin d’Arcachon sont des qualités indispensables.
Des capacités relationnelles et pédagogiques sont essentielles : il est nécessaire d’avoir le sens du contact et de l’écoute, d’être dynamique et persévérant ; au contact d'interlocuteurs variés, de la diplomatie sera nécessaire.
Le poste nécessite polyvalence et autonomie au sein d’un travail d’équipe avec qui les tâches sont partagées et pour lequel il est demandé de communiquer les informations et de rendre compte pour garantir une parfaite continuité dans le suivi à court et long terme des dossiers.
Réactivité et sens des priorités sont également des valeurs clés pour réussir ces missions et maintenir la qualité des services rendus.
Le respect de la confidentialité s’impose pour chaque mission (devoirs de réserve, de discrétion, de neutralité et, dans certains cas, de secret professionnel).
Le poste nécessite de posséder des compétences rédactionnelles, d'analyse et de synthèse.
Aptitudes professionnelles pour la gestion et l’animation de la base de données : vous savez gérer et actualiser une base d'informations. Le travail s’organisant en transversalité, des qualités d’organisation, de rigueur, de méthode et de précision sont requises. Perspicacité, constance et ténacité sont de mise.
L’activité s’exerce par ailleurs en relation avec les différents pôles, en contact direct avec le public et les institutions extérieures. Il est important d’actualiser en continu sa connaissance du fonctionnement du SIBA et des services ainsi que de la répartition des compétences institutionnelles sur le territoire. L’intérêt pour les activités du Syndicat et plus largement l’actualité du Bassin d’Arcachon sont des qualités indispensables.
Des capacités relationnelles et pédagogiques sont essentielles : il est nécessaire d’avoir le sens du contact et de l’écoute, d’être dynamique et persévérant ; au contact d'interlocuteurs variés, de la diplomatie sera nécessaire.
Le poste nécessite polyvalence et autonomie au sein d’un travail d’équipe avec qui les tâches sont partagées et pour lequel il est demandé de communiquer les informations et de rendre compte pour garantir une parfaite continuité dans le suivi à court et long terme des dossiers.
Réactivité et sens des priorités sont également des valeurs clés pour réussir ces missions et maintenir la qualité des services rendus.
Le respect de la confidentialité s’impose pour chaque mission (devoirs de réserve, de discrétion, de neutralité et, dans certains cas, de secret professionnel).
Contact et modalités de candidature
Contact
0557527474
Informations complémentaires
Les candidatures (CV + lettre de motivation) doivent être déposées, par voie électronique, à l'adresse administration@siba-bassin-arcachon.fr
Adresse de l'employeur
SYND MIXTE BASSIN D'ARCACHON (SIBA)
>16 allée Corrigan Villa Vincenette
33311 Arcachon cedex
>16 allée Corrigan Villa Vincenette
33311 Arcachon cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.