Chef de service Secrétariat Général, Responsable des assemblées et assistant DGS
Offre n° O033241211000639
Publiée le 11/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Avec près de 40000 habitants, Villenave d'Ornon est la cinquième des 28 communes de Bordeaux Métropole par son nombre d'habitants.
Entre ville et campagne, à la porte sud de Bordeaux Métropole, elle bénéficie d'une proximité idéale avec les principaux axes de circulation (Rocade, A630 et A62), la gare de Bordeaux-Saint-Jean à 6 km et l'aéroport de Bordeaux-Mérignac à 15 km.
Desservie par la ligne C du tramway, qui trouve son terminus et un parking relais de 750 places sur l'avenue des Pyrénées, ainsi que par différentes lignes de bus (Lianes 5, 11 et 15, Citéis 89, ligne 87 et Corol 34 et 36), la ville concilie attractivité et préservation de la qualité de vie.
Avec son vaste territoire équilibré en plusieurs secteurs résidentiels, elle permet à chacun de vivre une vraie vie de quartier, non pas autour d'un, mais de plusieurs « centres villes ».
La Ville est dotée d'infrastructures efficaces mais aussi de nombreux équipements publics récents et de logements neufs abordables. Elle déploie également un fort dynamisme économique grâce à des zones d'activités bien intégrées au tissu urbain et fort recherchées par les nouvelles entreprises. À cela s'ajoutent de nombreux projets créateurs d'activité et d'emplois qui amplifieront son rayonnement et répondront à de vrais besoins sur le territoire.
Entre ville et campagne, à la porte sud de Bordeaux Métropole, elle bénéficie d'une proximité idéale avec les principaux axes de circulation (Rocade, A630 et A62), la gare de Bordeaux-Saint-Jean à 6 km et l'aéroport de Bordeaux-Mérignac à 15 km.
Desservie par la ligne C du tramway, qui trouve son terminus et un parking relais de 750 places sur l'avenue des Pyrénées, ainsi que par différentes lignes de bus (Lianes 5, 11 et 15, Citéis 89, ligne 87 et Corol 34 et 36), la ville concilie attractivité et préservation de la qualité de vie.
Avec son vaste territoire équilibré en plusieurs secteurs résidentiels, elle permet à chacun de vivre une vraie vie de quartier, non pas autour d'un, mais de plusieurs « centres villes ».
La Ville est dotée d'infrastructures efficaces mais aussi de nombreux équipements publics récents et de logements neufs abordables. Elle déploie également un fort dynamisme économique grâce à des zones d'activités bien intégrées au tissu urbain et fort recherchées par les nouvelles entreprises. À cela s'ajoutent de nombreux projets créateurs d'activité et d'emplois qui amplifieront son rayonnement et répondront à de vrais besoins sur le territoire.
Lieu de travail
14 rue professeur calmette bp 97, Villenave-d'Ornon (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
10/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Avec près de 40 000 habitants, Villenave d’Ornon est la cinquième des 28 communes de Bordeaux Métropole par son nombre d’habitants.
Entre ville et campagne, à la porte sud de Bordeaux Métropole, elle bénéficie d’une proximité idéale avec les principaux axes de circulation (Rocade, A630 et A62), la gare de Bordeaux-Saint-Jean à 6 km et l’aéroport de Bordeaux-Mérignac à 15 km.
Desservie par la ligne C du tramway, qui trouve son terminus et un parking relais de 750 places sur l’avenue des Pyrénées, ainsi que par différentes lignes de bus (Lianes 5, 15, 39, Lignes, 85, 87, 90, 89,), la ville concilie attractivité et préservation de la qualité de vie.
Avec son vaste territoire équilibré en plusieurs secteurs résidentiels, elle permet à chacun de vivre une vraie vie de quartier, non pas autour d’un, mais de plusieurs « centres villes ».
La Ville est dotée d’infrastructures efficaces mais aussi de nombreux équipements publics récents et de logements neufs abordables. Elle déploie également un fort dynamisme économique grâce à des zones d’activités bien intégrées au tissu urbain et fort recherchées par les nouvelles entreprises. À cela s’ajoutent de nombreux projets créateurs d’activité et d’emplois qui amplifieront son rayonnement et répondront à de vrais besoins sur le territoire.
Au sein du service du Secrétariat général de la ville de Villenave d’Ornon, le chef de service a pour missions principales :
- Apporter une aide permanente aux DGS et DGSA en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication d'informations, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
- Assurer l'organisation et la bonne marche des assemblées
-Piloter des projets transversaux
- Encadrer les activités et les agents du secrétariat général
Entre ville et campagne, à la porte sud de Bordeaux Métropole, elle bénéficie d’une proximité idéale avec les principaux axes de circulation (Rocade, A630 et A62), la gare de Bordeaux-Saint-Jean à 6 km et l’aéroport de Bordeaux-Mérignac à 15 km.
Desservie par la ligne C du tramway, qui trouve son terminus et un parking relais de 750 places sur l’avenue des Pyrénées, ainsi que par différentes lignes de bus (Lianes 5, 15, 39, Lignes, 85, 87, 90, 89,), la ville concilie attractivité et préservation de la qualité de vie.
Avec son vaste territoire équilibré en plusieurs secteurs résidentiels, elle permet à chacun de vivre une vraie vie de quartier, non pas autour d’un, mais de plusieurs « centres villes ».
La Ville est dotée d’infrastructures efficaces mais aussi de nombreux équipements publics récents et de logements neufs abordables. Elle déploie également un fort dynamisme économique grâce à des zones d’activités bien intégrées au tissu urbain et fort recherchées par les nouvelles entreprises. À cela s’ajoutent de nombreux projets créateurs d’activité et d’emplois qui amplifieront son rayonnement et répondront à de vrais besoins sur le territoire.
Au sein du service du Secrétariat général de la ville de Villenave d’Ornon, le chef de service a pour missions principales :
- Apporter une aide permanente aux DGS et DGSA en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication d'informations, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
- Assurer l'organisation et la bonne marche des assemblées
-Piloter des projets transversaux
- Encadrer les activités et les agents du secrétariat général
Missions / conditions d'exercice
- Apporter une aide permanente aux DGS et DGSA :
Rédiger et diffuser des courriers, des notes de service, des comptes rendus de réunion, des outils de communication pour
le compte du DGS et DGSA ;
Accompagner le Directeur Général dans la coordination des différentes directions, notamment dans la préparation et le
suivi des réunions de direction et autres instances de discussion ;
Impulser des dispositifs de veille juridique et de suivi des actes réglementaires (arrêtés, décisions du maire) ;
Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bords, fiche projets etc..) ;
Établir des rapports et bilan d'activités concernant la direction générale ;
Réaliser des recensements d'informations ;
Structurer le rangement informatique des documents de la direction générale, suivi du courrier
- Assurer l’organisation et la bonne marche des assemblées
- Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires
-Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante (notes techniques, notes de présentations, délibérations...) auprès de la direction générale - Participer au contrôle juridique des actes en lien avec les directions concernées en lien avec le service juridique
- Préparer les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue de l’instance
- Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors des séances du conseil municipal
- Assurer le suivi des délibérations (entrée en vigueur et exécution)
- Relire les délibérations des établissements publics communaux et alerter la direction générale des dossiers structurants ou sensibles.
- Piloter de projets transversaux
- Piloter des projets transversaux à la demande du DGS
- Encadrer le service secrétariat général
- Encadrer les agents du secrétariat général dans leurs missions et notamment distribution-collecte du courrier des services intra-site, l’enregistrement du courrier, l’organisation du Conseil Municipal
- Coordonner et planifier l’activité du secrétariat général
- Gérer son classement et veiller à l'archivage des documents produits
- Suivre le budget du service secrétariat général en lien avec l’assistante administrative
- Assurer le remplacement, en cas d'absence, de l'assistante administrative en charge de la gestion du courrier et des parapheurs.
Autres activités du secrétariat général :
- Réaliser des procédures et gérer les mises à jour du guide des procédures
- Contribuer à la mise à jour de l'intranet
- Suppléer l’assistante du cabinet de M. Le Maire en cas d’absence (reprise de ligne téléphonique, suivi des affaires courantes).
Rédiger et diffuser des courriers, des notes de service, des comptes rendus de réunion, des outils de communication pour
le compte du DGS et DGSA ;
Accompagner le Directeur Général dans la coordination des différentes directions, notamment dans la préparation et le
suivi des réunions de direction et autres instances de discussion ;
Impulser des dispositifs de veille juridique et de suivi des actes réglementaires (arrêtés, décisions du maire) ;
Développer des outils d'aide à la décision (tableaux de bords, fiche projets etc..) ;
Établir des rapports et bilan d'activités concernant la direction générale ;
Réaliser des recensements d'informations ;
Structurer le rangement informatique des documents de la direction générale, suivi du courrier
- Assurer l’organisation et la bonne marche des assemblées
- Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires
-Coordonner et faciliter le retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante (notes techniques, notes de présentations, délibérations...) auprès de la direction générale - Participer au contrôle juridique des actes en lien avec les directions concernées en lien avec le service juridique
- Préparer les ordres du jour, les convocations et tous les documents nécessaires à la tenue de l’instance
- Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors des séances du conseil municipal
- Assurer le suivi des délibérations (entrée en vigueur et exécution)
- Relire les délibérations des établissements publics communaux et alerter la direction générale des dossiers structurants ou sensibles.
- Piloter de projets transversaux
- Piloter des projets transversaux à la demande du DGS
- Encadrer le service secrétariat général
- Encadrer les agents du secrétariat général dans leurs missions et notamment distribution-collecte du courrier des services intra-site, l’enregistrement du courrier, l’organisation du Conseil Municipal
- Coordonner et planifier l’activité du secrétariat général
- Gérer son classement et veiller à l'archivage des documents produits
- Suivre le budget du service secrétariat général en lien avec l’assistante administrative
- Assurer le remplacement, en cas d'absence, de l'assistante administrative en charge de la gestion du courrier et des parapheurs.
Autres activités du secrétariat général :
- Réaliser des procédures et gérer les mises à jour du guide des procédures
- Contribuer à la mise à jour de l'intranet
- Suppléer l’assistante du cabinet de M. Le Maire en cas d’absence (reprise de ligne téléphonique, suivi des affaires courantes).
Profils recherchés
- Connaître et maîtriser le fonctionnement des collectivités et le processus délibératif ;
- Maîtriser les outils de pilotage de projet ;
- Aisance rédactionnelle ;
- Connaître l'environnement juridique, comptable et budgétaire territorial ;
- Connaître et maîtriser les techniques de secrétariat ;
- Maîtriser les outils bureautiques (Open office, logiciels libres, Word, Excel, Power point, webdélib, Publiact, S2LOW) ;
- Savoir mettre en forme et présenter des dossiers et des documents écrits ;
- Savoir travailler en équipe et assurer les transmissions selon les consignes et les procédures définies ;
- Savoir gérer un classement et connaître les bases des règles juridiques applicables à l'archivage des documents ;
- Savoir traiter les demandes des usagers, des partenaires et des services.
- Rigueur, organisation et méthode
- Sens de l'écoute et de la reformulation
- Diplomatie et aisance relationnelle
- Autonomie et initiative dans la mise en œuvre du travail
- Discrétion professionnelle
- Ordinateur
- Scanner / Photocopieuse
- Logiciel de suivi des délibérations (webdélib)
- Logiciel Publiact, S2LOW, Postoffice
- Logiciel CIRIL RH et Finances
L’agent pourra être amené à travailler les jours de scrutins électoraux
- liens internes : Le DGS, les services municipaux, les élus, Monsieur le Maire
- liens externes : Les administrés, les services de la Préfecture, les services de Bordeaux Métropole, DRFIP
- Disponibilité les soirs de conseils municipaux
- Maîtriser les outils de pilotage de projet ;
- Aisance rédactionnelle ;
- Connaître l'environnement juridique, comptable et budgétaire territorial ;
- Connaître et maîtriser les techniques de secrétariat ;
- Maîtriser les outils bureautiques (Open office, logiciels libres, Word, Excel, Power point, webdélib, Publiact, S2LOW) ;
- Savoir mettre en forme et présenter des dossiers et des documents écrits ;
- Savoir travailler en équipe et assurer les transmissions selon les consignes et les procédures définies ;
- Savoir gérer un classement et connaître les bases des règles juridiques applicables à l'archivage des documents ;
- Savoir traiter les demandes des usagers, des partenaires et des services.
- Rigueur, organisation et méthode
- Sens de l'écoute et de la reformulation
- Diplomatie et aisance relationnelle
- Autonomie et initiative dans la mise en œuvre du travail
- Discrétion professionnelle
- Ordinateur
- Scanner / Photocopieuse
- Logiciel de suivi des délibérations (webdélib)
- Logiciel Publiact, S2LOW, Postoffice
- Logiciel CIRIL RH et Finances
L’agent pourra être amené à travailler les jours de scrutins électoraux
- liens internes : Le DGS, les services municipaux, les élus, Monsieur le Maire
- liens externes : Les administrés, les services de la Préfecture, les services de Bordeaux Métropole, DRFIP
- Disponibilité les soirs de conseils municipaux
Contact et modalités de candidature
Contact
0556756932
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature à l'adresse suivante :
RH.recrutement.formation@mairie-villenavedornon.fr
Si vous êtes fonctionnaire, merci de joindre votre dernier arrêté ou votre inscription sur liste d'aptitude pour les lauréats de concours ainsi que vos deux dernières évaluations.
RH.recrutement.formation@mairie-villenavedornon.fr
Si vous êtes fonctionnaire, merci de joindre votre dernier arrêté ou votre inscription sur liste d'aptitude pour les lauréats de concours ainsi que vos deux dernières évaluations.
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE VILLENAVE D'ORNON
>14 rue professeur calmette bp 97
33140 Villenave d'ornon
>14 rue professeur calmette bp 97
33140 Villenave d'ornon
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.