Assistant (e) de direction
Offre n° O033241204000016
Publiée le 04/12/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
38 avenue de la republique, Braud-et-Saint-Louis (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
15/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Quelles que soient vos aspirations et vos projets, en rejoignant nos équipes, vous intégrez une collectivité attentive au bien-être de ses collaborateurs.
Le sens donné à votre travail, l'équilibre entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle, l'accompagnement individuel à la réalisation de votre projet professionnel font partie des priorités des équipes de la communauté.
Située à 25 minutes de Bordeaux par l’autoroute A10, la Communauté de communes de l’Estuaire recherche un(e) assistant (e) de direction pour exercer ses missions au sein du Centre d’enseignement artistiques de l’Estuaire (CEAE).
Le CEAE est composé de 15 enseignants sous la responsabilité du directeur et 210 élèves intergénérationnels.
Ces enseignements se font sur deux sites (Saint-Ciers sur Gironde et Braud et Saint Louis).
L’assistant(e) de direction accompagne et structure la gestion administrative du CEAE.
Missions du poste :
L’assistant (e) de direction assure l’accueil, la gestion administrative, comptable ainsi que la régie de recettes du CEAE.
L’agent participe à la communication, suivi de la partothèque et du parc instrumental du conservatoire.
Eu égard au fonctionnement du CEAE, l’agent est astreint à des horaires réguliers, avec une amplitude variable en fonction des obligations de service public et congés annuels à prendre en priorité sur les périodes des vacances scolaires.
Le sens donné à votre travail, l'équilibre entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle, l'accompagnement individuel à la réalisation de votre projet professionnel font partie des priorités des équipes de la communauté.
Située à 25 minutes de Bordeaux par l’autoroute A10, la Communauté de communes de l’Estuaire recherche un(e) assistant (e) de direction pour exercer ses missions au sein du Centre d’enseignement artistiques de l’Estuaire (CEAE).
Le CEAE est composé de 15 enseignants sous la responsabilité du directeur et 210 élèves intergénérationnels.
Ces enseignements se font sur deux sites (Saint-Ciers sur Gironde et Braud et Saint Louis).
L’assistant(e) de direction accompagne et structure la gestion administrative du CEAE.
Missions du poste :
L’assistant (e) de direction assure l’accueil, la gestion administrative, comptable ainsi que la régie de recettes du CEAE.
L’agent participe à la communication, suivi de la partothèque et du parc instrumental du conservatoire.
Eu égard au fonctionnement du CEAE, l’agent est astreint à des horaires réguliers, avec une amplitude variable en fonction des obligations de service public et congés annuels à prendre en priorité sur les périodes des vacances scolaires.
Missions / conditions d'exercice
Activités et tâches principales du poste :
Accueil :
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion quotidienne des demandes de renseignements
Présence sur les manifestations majeures du service à la demande de la Direction du CEAE
Gestion des clés, codes alarmes, réservation des salles
Suivi de la scolarité, pédagogique et participation aux projets de l’établissement :
Gestion administrative des inscriptions, réinscriptions, tests de rentrée
Suivi des absences d’élèves (courriers – appels téléphoniques)
Gestion des dossiers élèves et des bulletins semestriels
Suivi du planning des professeurs (absences ou reports de cours)
Suivi administratif des examens (contacts avec les jurys, états de frais pour rémunération, organisation administrative des épreuves, préparation des dossiers)
Suivi des actions récurrentes avec l’Education Nationale (IMS, EAC)
Finances :
Facturation de la scolarité, des locations instrumentales et régie.
Demande de devis et transmission au service financier pour les opérations comptables
Suivi Administratif :
Suivi administratif des réunions plénières et du Conseil d’Etablissement (prise de notes, comptes rendus, …) et de l’agenda du directeur.
Gestion du courrier
Préparation et suivi des conventions, délibérations, décisions et contrats
Suivi des marchés publics de la structure
Tri, classement et archivage des documents et dossiers
Renfort dans l’accompagnement des projets
Communication :
Gestion de la page Facebook/Instagram du CEAE
Elaboration de la signalétique interne
Conception suivant une maquette des affiches mensuelles, des affiches des auditions et manifestations hors « incontournables » et des programmes
Envoi aux parents et à la liste de diffusion de la programmation mensuelle
Assurer le suivi sur site de la mise à jour de la communication
Partothèque / Médiathèque :
Mise en forme, classement et référencement
Suivi des entrées et des sorties
Gestion des commandes des partitions
Constitution et suivi du dossier de subvention SEAM
Gestion et suivi des timbres SEAM
Accueil :
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion quotidienne des demandes de renseignements
Présence sur les manifestations majeures du service à la demande de la Direction du CEAE
Gestion des clés, codes alarmes, réservation des salles
Suivi de la scolarité, pédagogique et participation aux projets de l’établissement :
Gestion administrative des inscriptions, réinscriptions, tests de rentrée
Suivi des absences d’élèves (courriers – appels téléphoniques)
Gestion des dossiers élèves et des bulletins semestriels
Suivi du planning des professeurs (absences ou reports de cours)
Suivi administratif des examens (contacts avec les jurys, états de frais pour rémunération, organisation administrative des épreuves, préparation des dossiers)
Suivi des actions récurrentes avec l’Education Nationale (IMS, EAC)
Finances :
Facturation de la scolarité, des locations instrumentales et régie.
Demande de devis et transmission au service financier pour les opérations comptables
Suivi Administratif :
Suivi administratif des réunions plénières et du Conseil d’Etablissement (prise de notes, comptes rendus, …) et de l’agenda du directeur.
Gestion du courrier
Préparation et suivi des conventions, délibérations, décisions et contrats
Suivi des marchés publics de la structure
Tri, classement et archivage des documents et dossiers
Renfort dans l’accompagnement des projets
Communication :
Gestion de la page Facebook/Instagram du CEAE
Elaboration de la signalétique interne
Conception suivant une maquette des affiches mensuelles, des affiches des auditions et manifestations hors « incontournables » et des programmes
Envoi aux parents et à la liste de diffusion de la programmation mensuelle
Assurer le suivi sur site de la mise à jour de la communication
Partothèque / Médiathèque :
Mise en forme, classement et référencement
Suivi des entrées et des sorties
Gestion des commandes des partitions
Constitution et suivi du dossier de subvention SEAM
Gestion et suivi des timbres SEAM
Profils recherchés
-Qualifications nécessaires :
Les compétences générales :
Règles et normes de rédaction des écrits professionnels
Procédures d’instruction, de gestion et de classement des dossiers
Procédures de gestion comptable et administrative
Vocabulaire professionnel du service
Acteurs culturels et associatifs locaux
Connaissance de l’outil informatique (Pack Office, internet, logiciels métier, réseaux sociaux)
Les compétences techniques spécifiques au poste :
Autonomie et disponibilité
Capacité d’organisation
Qualités relationnelles et réactivité
Assurer la transversalité de l’information avec les différents services de la CCE et partenaires extérieurs.
-Formation et prérequis :
Une précédente expérience sur un poste similaire serait un plus et avoir une sensibilité artistique et culturelle.
Permis B obligatoire
-Qualités requises :
Sens du travail en équipe,
Rigueur,
Adaptation.
Bonnes capacités rédactionnelles
Les compétences générales :
Règles et normes de rédaction des écrits professionnels
Procédures d’instruction, de gestion et de classement des dossiers
Procédures de gestion comptable et administrative
Vocabulaire professionnel du service
Acteurs culturels et associatifs locaux
Connaissance de l’outil informatique (Pack Office, internet, logiciels métier, réseaux sociaux)
Les compétences techniques spécifiques au poste :
Autonomie et disponibilité
Capacité d’organisation
Qualités relationnelles et réactivité
Assurer la transversalité de l’information avec les différents services de la CCE et partenaires extérieurs.
-Formation et prérequis :
Une précédente expérience sur un poste similaire serait un plus et avoir une sensibilité artistique et culturelle.
Permis B obligatoire
-Qualités requises :
Sens du travail en équipe,
Rigueur,
Adaptation.
Bonnes capacités rédactionnelles
Contact et modalités de candidature
Contact
0557426199
Informations complémentaires
-Conditions d’exercices et sujétions particulières :
Contraintes particulières (à titre exceptionnel en fonction des actions du CEAE) : travail en soirée, le samedi, le dimanche
Forte disponibilité
Devoir de réserve et discrétion
Temps complet avec accueil du public jusqu’à 18h30 (journée du mercredi obligatoire)
Agent de la filière administrative
Recrutement par voie statutaire, contractuelle ou éventuellement en disponibilité
Rémunération statutaire et avantages sociaux (CNAS, chèques cadeaux, titres restaurants, participation employeur, moments conviviaux…)
Télétravail possible durant les vacances scolaires
Contraintes horaires liés aux fonctions.
Envoi des candidatures :
Date limite d'envoi des candidatures (lettre de motivation + C.V. mentionnant le ou les diplômes + dernière situation administrative et trois derniers compte rendu entretien professionnel : le 15 janvier 2025
A l'attention de Madame la Présidente de la Communauté de communes de l’Estuaire, DRH – formulaire à compléter via le lien suivant :
recrutement@cc-estuaire.fr
Renseignements administratifs : recrutement@cc-estuaire.fr
Renseignements techniques : jerome.carre@cc-estuaire.fr
Les entretiens auront lieu au cours du mois de février
Contraintes particulières (à titre exceptionnel en fonction des actions du CEAE) : travail en soirée, le samedi, le dimanche
Forte disponibilité
Devoir de réserve et discrétion
Temps complet avec accueil du public jusqu’à 18h30 (journée du mercredi obligatoire)
Agent de la filière administrative
Recrutement par voie statutaire, contractuelle ou éventuellement en disponibilité
Rémunération statutaire et avantages sociaux (CNAS, chèques cadeaux, titres restaurants, participation employeur, moments conviviaux…)
Télétravail possible durant les vacances scolaires
Contraintes horaires liés aux fonctions.
Envoi des candidatures :
Date limite d'envoi des candidatures (lettre de motivation + C.V. mentionnant le ou les diplômes + dernière situation administrative et trois derniers compte rendu entretien professionnel : le 15 janvier 2025
A l'attention de Madame la Présidente de la Communauté de communes de l’Estuaire, DRH – formulaire à compléter via le lien suivant :
recrutement@cc-estuaire.fr
Renseignements administratifs : recrutement@cc-estuaire.fr
Renseignements techniques : jerome.carre@cc-estuaire.fr
Les entretiens auront lieu au cours du mois de février
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.