ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (h/f)

Offre n° O033241031000262
Publiée le 31/10/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
MAIRIE DE VIRELADE
Site web de l'employeur
http://www.virelade.fr
Lieu de travail
4 rue mairie, Virelade (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
30/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
2

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Assistant ou assistante de gestion administrative
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
 Il est chargé de tâches administratives d’exécution comportant la connaissance et l’application de règlements administratifs
 L’agent accueille, informe et oriente le public
 Urbanisme : renseigne et enregistre les demandes
 Etat-civil, urbanisme, gestion des inscriptions aux différents services scolaires, traitement journalier du courrier, rédaction d’arrêtés
 Aide les élus à finaliser leurs dossiers, procède à des vérifications diverses
Missions / conditions d'exercice
 Assiste la secrétaire générale dans des tâches administratives d’exécution
 Assiste les élus
 Gestion des formalités administratives et délivrance de documents administratifs dans les domaines suivants : état civil, citoyenneté, élections, affaires funéraires …
 Etat civil : enregistrement et rédaction des actes, suivi et gestion des dossiers de mariage, préparation et gestion des registres, mises à jour des logiciels…
 Communication, suivi des sites, participe à l’élaboration du magazine d’informations municipales
 Affaires générales/ citoyenneté : recensement militaire, débits de boisson, dossiers agricoles, légalisation de signature, remise de documents administratifs…
 Elections (politiques et professionnelles)
 Mise à jour des données sur les logiciels
 Rédaction de courriers, notes et comptes rendus
 Assure le traitement et le suivi des demandes des administrés en Etat-civil, dossiers complets d’urbanisme, inscriptions aux services municipaux dans le respect de la légalité et des délais réglementaires.
 Coordonne les informations reçues en direction des services techniques, anticipe et prépare les invitations, convocations.
 Comptabilité, mandatement et émission de titres, suivi des dossiers des locataires et dossiers d’assurance.
 Participer à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux, aide à l’organisation matériellement et administrativement les bureaux de vote, respecter les procédures liées aux scrutins – dépouillement…),
 Prendre en charge la gestion administrative du personnel, notamment le suivi des congés, des absences, la mise à jour et le suivi des dossiers personnels, la législation au travail, les plannings, absences ...
 Préparation matérielle du Conseil d’administration du CCAS et suivi des dossiers en lien avec les membres du CA et le Directeur du CCAS
 Participer à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux, aide à l’organisation matériellement et administrativement les bureaux de vote, respecter les procédures liées aux scrutins – dépouillement…),
Profils recherchés
 Connaissance et application de règlements administratifs (veille juridique)
 Maîtrise des outils informatiques, des logiciels métiers (état-civil, élections, citoyen, cimetière), internet.
 Veille réglementaire dans le domaine de l’état civil, urbanisme, affaires funéraires et élections.
 Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
 Savoir adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
 Qualités rédactionnelles, techniques rédactionnelles administratives.
 Gestion du classement et de l’archivage
 Grande polyvalence
 Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
 Rigueur, autonomie, efficacité, neutralité, devoir de confidentialité
 Sens du contact et de la communication
 Sens du travail en équipe
 Sens de l’écoute de l’observation
 Rigueur
 Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail mais savoir se référer à l’autorité…
 Respect des consignes
 Sens aigu du service public

Contact et modalités de candidature

Contact
0556271770
Informations complémentaires
CV+LETTRE DE MOTIVATION
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Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.