Les missions se déclinent comme suit :

1/ Organisation de la vie professionnelle du Directeur et gestion de l'agenda du Président :

Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Président et du Directeur ;
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages au Président et au Directeur ;
Organiser les déplacements du Directeur (réservation véhicule, salle, …) ;
Établir une relation de confiance avec le Président et le Directeur ;
Être l’interface et le relais entre le Secrétariat général et les Directions ;
Intégrer les priorités des services et de la Direction dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.

2/ Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, suivi d’activités et secrétariat pour le Directeur :

Assurer le traitement administratif de la direction : gestion du courrier, ventilation, suivi des signatures et délai de réponse, notes, … ;
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et documents administratifs ;
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
Organiser le classement et l’archivage des dossiers ;
Réaliser la synthèse des commandes de fournitures bureautiques et leur ventilation ;
Veille sur les documents (internes et externes) et contrôle des circuits de validation ;
Préparer, gérer et suivre l'exécution budgétaire du service accueil avec le DGS ;
Renseigner les tableaux de suivi des activités de la Direction et veille pour le DGS ;
Saisir des données et utiliser des logiciels spécifiques.

3/ Gestion courante de l’activité des agents des services :

Établir et suivre le planning prévisionnel des congés et absences ;
Suivre les « fiches procédures » informatiques et logistiques ;
Assurer le suivi administratif des entretiens professionnels des agents du service accueil, des avancements de grade et des promotions internes.

4/ Accueil téléphonique et physique du secrétariat et de l’accueil du siège :

Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent ;
Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur ;
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques du Directeur Général des Services ;
Piloter et suivre les process mis en place dans le cadre de l’accueil au siège de la CDC.

5/ Organisation et planification des réunions pour le Directeur des services :

Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Directeur ;
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions ;
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

6/ Travail en relais avec les autres postes d'assistantes :

Assurer pendant les absences des deux collègues la continuité des missions auprès des autres Directions ;
Organiser le bureau, la Conférence des maires et les commissions en lien avec les services compétents (les conseils sont assurés par le services Instances – Affaires juridiques).