Assistante administrative
Offre n° O033240809001341
Publiée le 25/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Le CIAS, Service Public, intervient dans la prise en charge de personnes fragiles, dépendantes ou en situation de handicap implantées sur les 31 communes de la CDC du Bazadais.
Aide à domicile, résidence autonomie, prévention sénior, transport à la demande.
Aide à domicile, résidence autonomie, prévention sénior, transport à la demande.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Route de Lerm - Lieduit Coucut, Bazas (Gironde)
Poste à pourvoir le
26/03/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Gestion administrative des dossiers des bénéficiaires du SAAD
Gestion administrative du SAAD
Facturation des prestations du SAAD
Remplacement de la responsable de secteur en cas d’absence
Gestion administrative du SAAD
Facturation des prestations du SAAD
Remplacement de la responsable de secteur en cas d’absence
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative des dossiers des bénéficiaires du SAAD
- Collecte les dossiers nouveaux bénéficiaires pré-élaborés par les responsables de secteur, l’enregistre sur le logiciel et sur le réseau
- Vérifie, valide et met à jour les dossiers bénéficiaires
- Archive les dossiers
- Assure la transmission des dossiers aux caisses, fait le suivi et le cas échéant les relances.
- Saisit les dossiers des bénéficiaires en prospects sur l’outil Apoweb (état civil, coordonnées, environnement, GIR…) et établit les devis et les DIPEC
- Saisit les notifications de prises en charge sur l’outil Apoweb
- Envoie les courriers aux bénéficiaires après transmission des données par les responsables de secteur (modification de planning, remplacement, informations diverses sur le fonctionnement du service…)
- Effectue le classement des dossiers individuels des bénéficiaires en s’assurant que le contenu est conforme à la liste des pièces définie par le service
- Générer les cyclages, poser les absences tous motifs (CP, astreinte, formation, …)
- Contrôle planning bénéficiaire, double visualisation AA/RS
Facturation des prestations du SAAD
- Vérifie les anomalies éventuelles des prestations réalisées avant validation
- Télégestion
- Contrôle des heures à facturer
- Contrôle des heures bénéficiaires et intervenante au mois
- Vérification des factures proforma
- Facturation des organismes et bénéficiaires
- Editer les attestations fiscales, les contrôler avec le portail trésor public et les envoyer aux bénéficiaires
Gestion administrative du SAAD
- Assure l’accueil téléphonique et physique des usagers du CIAS afin de les orienter vers le bon interlocuteur
- Crée le dossier nouvel agent et prépare le matériel à remettre
- Impression des plannings et répartition aux agents pour distribution
- Vérifie les frais de déplacements remis par les aides à domicile
- Contrôle des heures de récupération, les indisponibilités payée et toute absence
- Gestion des parapheurs
- Echanges avec partenaires et tuteurs pour la vie quotidienne du bénéficiaire
- Suivi des hospitalisations
- Saisie dans le DMP
- Recueille les souhaits de formation des agents avant validation par la RS
- Pose les congés, validés préalablement par la RS, dans le planning et les saisies dans le logiciel métier
- Transmission des questionnaires de l’enquête qualité au RPDAD
- Diffuse les comptes rendus de réunion
- Saisie de certains indicateurs Lean en accord avec la responsable de pole
- Imprime et affiches les indicateurs du lean management
Remplacement de la responsable de secteur
L’agent est chargé, durant les congés de la responsable de secteur :
- De la gestion des plannings des aides à domicile
- De la relation avec les usagers et son entourage
- De la pré-constitution des dossiers de demande (accueil physique dans les locaux)
- Collecte les dossiers nouveaux bénéficiaires pré-élaborés par les responsables de secteur, l’enregistre sur le logiciel et sur le réseau
- Vérifie, valide et met à jour les dossiers bénéficiaires
- Archive les dossiers
- Assure la transmission des dossiers aux caisses, fait le suivi et le cas échéant les relances.
- Saisit les dossiers des bénéficiaires en prospects sur l’outil Apoweb (état civil, coordonnées, environnement, GIR…) et établit les devis et les DIPEC
- Saisit les notifications de prises en charge sur l’outil Apoweb
- Envoie les courriers aux bénéficiaires après transmission des données par les responsables de secteur (modification de planning, remplacement, informations diverses sur le fonctionnement du service…)
- Effectue le classement des dossiers individuels des bénéficiaires en s’assurant que le contenu est conforme à la liste des pièces définie par le service
- Générer les cyclages, poser les absences tous motifs (CP, astreinte, formation, …)
- Contrôle planning bénéficiaire, double visualisation AA/RS
Facturation des prestations du SAAD
- Vérifie les anomalies éventuelles des prestations réalisées avant validation
- Télégestion
- Contrôle des heures à facturer
- Contrôle des heures bénéficiaires et intervenante au mois
- Vérification des factures proforma
- Facturation des organismes et bénéficiaires
- Editer les attestations fiscales, les contrôler avec le portail trésor public et les envoyer aux bénéficiaires
Gestion administrative du SAAD
- Assure l’accueil téléphonique et physique des usagers du CIAS afin de les orienter vers le bon interlocuteur
- Crée le dossier nouvel agent et prépare le matériel à remettre
- Impression des plannings et répartition aux agents pour distribution
- Vérifie les frais de déplacements remis par les aides à domicile
- Contrôle des heures de récupération, les indisponibilités payée et toute absence
- Gestion des parapheurs
- Echanges avec partenaires et tuteurs pour la vie quotidienne du bénéficiaire
- Suivi des hospitalisations
- Saisie dans le DMP
- Recueille les souhaits de formation des agents avant validation par la RS
- Pose les congés, validés préalablement par la RS, dans le planning et les saisies dans le logiciel métier
- Transmission des questionnaires de l’enquête qualité au RPDAD
- Diffuse les comptes rendus de réunion
- Saisie de certains indicateurs Lean en accord avec la responsable de pole
- Imprime et affiches les indicateurs du lean management
Remplacement de la responsable de secteur
L’agent est chargé, durant les congés de la responsable de secteur :
- De la gestion des plannings des aides à domicile
- De la relation avec les usagers et son entourage
- De la pré-constitution des dossiers de demande (accueil physique dans les locaux)
Profils recherchés
Connaissances théoriques et savoir-faire
- Comprendre les demandes
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Utiliser l’outil informatique
- Vérifier la conformité des procédures administratives
- Classer et ordonner les dossiers et documents
- Logiciels de bureautique et logiciel métier
- Activité, fonctionnement et partenaires du service
- Vocabulaire professionnel, procédures du service
- Techniques et outils de communication (interne et externe)
- Techniques de secrétariat
- Principes du secret et de la discrétion professionnelle
Savoir-être
- organisé
- rigoureux
- autonome
- discret
- avoir le sens des relations et du travail en équipe
- Comprendre les demandes
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Utiliser l’outil informatique
- Vérifier la conformité des procédures administratives
- Classer et ordonner les dossiers et documents
- Logiciels de bureautique et logiciel métier
- Activité, fonctionnement et partenaires du service
- Vocabulaire professionnel, procédures du service
- Techniques et outils de communication (interne et externe)
- Techniques de secrétariat
- Principes du secret et de la discrétion professionnelle
Savoir-être
- organisé
- rigoureux
- autonome
- discret
- avoir le sens des relations et du travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0556650380
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir transmettre vos candidatures par courrier
à :
Mme La Présidente de la Communauté de Communes du Bazadais, lieu dit coucut, 33430 BAZAS
Ou par mail à : rh@cdcdubazadais.fr
à :
Mme La Présidente de la Communauté de Communes du Bazadais, lieu dit coucut, 33430 BAZAS
Ou par mail à : rh@cdcdubazadais.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.