Chargé(e) de la relation à l'usager
Offre n° O033240717000944
Publiée le 30/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Place hotel de ville bp 56, Saint-Loubès (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
20/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
SAINT-LOUBES, située à une vingtaine de kilomètres au Nord-Est du centre de Bordeaux (20min) est une commune de plus de 10 000 habitants, dynamique et attractive.
Le service Relation à l’usager connaît des évolutions d’organisation, de modernisation et de développement des services rendus aux usagers depuis ces dernières années : restructuration du service, déploiement d’un portail famille, raccordement aux démarches dématérialisées pour l’état civil, création de deux nouveaux bureaux de vote, intégration progressive de la matière funéraire, ...
Afin de poursuivre son engagement dans la modernisation de ses pratiques tout en maintenant une qualité d’accueil et d’expertise dans l’accompagnement des demandes des usagers, la commune de SAINT-LOUBES recherche un(e) chargé(e) de la relation à l’usager à temps complet.
Vous participez à la dynamique engagée d’amélioration de la qualité d’accueil, d’accompagnement et de réponse à l’usager. Vous garantissez l’image du service public.
Sous l'autorité de la responsable de service, vous intégrerez notre équipe pluridisciplinaire en participant à la gestion de l’état civil, des élections et des services funéraires, tout en jouant un rôle essentiel dans l’accueil général et la gestion des inscriptions scolaires et de loisirs.
Vous partagez un socle de missions communes avec les autres agents du service, facilitant ainsi l'organisation de l'accueil du public, la transmission de savoirs et la montée en compétences. Vous permutez tous les deux jours sur les postes suivants : état civil/élections ; accueil et gestion administrative des affaires funéraires.
Vous bénéficiez d’une expérience sur la matière état civil à faire valoir et souhaitez vous ouvrir vers de nouvelles compétences ?
Soucieux d’intégrer une équipe impliquée et recherchant une ambiance de travail coopérative, alors, rejoignez-nous !
Le service Relation à l’usager connaît des évolutions d’organisation, de modernisation et de développement des services rendus aux usagers depuis ces dernières années : restructuration du service, déploiement d’un portail famille, raccordement aux démarches dématérialisées pour l’état civil, création de deux nouveaux bureaux de vote, intégration progressive de la matière funéraire, ...
Afin de poursuivre son engagement dans la modernisation de ses pratiques tout en maintenant une qualité d’accueil et d’expertise dans l’accompagnement des demandes des usagers, la commune de SAINT-LOUBES recherche un(e) chargé(e) de la relation à l’usager à temps complet.
Vous participez à la dynamique engagée d’amélioration de la qualité d’accueil, d’accompagnement et de réponse à l’usager. Vous garantissez l’image du service public.
Sous l'autorité de la responsable de service, vous intégrerez notre équipe pluridisciplinaire en participant à la gestion de l’état civil, des élections et des services funéraires, tout en jouant un rôle essentiel dans l’accueil général et la gestion des inscriptions scolaires et de loisirs.
Vous partagez un socle de missions communes avec les autres agents du service, facilitant ainsi l'organisation de l'accueil du public, la transmission de savoirs et la montée en compétences. Vous permutez tous les deux jours sur les postes suivants : état civil/élections ; accueil et gestion administrative des affaires funéraires.
Vous bénéficiez d’une expérience sur la matière état civil à faire valoir et souhaitez vous ouvrir vers de nouvelles compétences ?
Soucieux d’intégrer une équipe impliquée et recherchant une ambiance de travail coopérative, alors, rejoignez-nous !
Missions / conditions d'exercice
État civil :
En tant qu’Officier d’État Civil, vous êtes le garant de la bonne tenue des registres d’état civil.
A ce titre, vous réceptionnez les déclarations et établissez les actes d’état civil (naissances, mariages, PACS, décès, etc.) tout en accompagnant le public dans la réalisation des dossiers.
Vous êtes amené(e) à délivrer les actes d’état civil, livrets de famille et traiter le courrier reçu (demandes diverses, divorces, avis de mentions, …)
Dans le cadre de la gestion des formalités administratives, vous traitez les demandes d’attestation d’accueil, les certifications diverses et légalisations de signature.
Accueil (physique et téléphonique) et accompagnement des usagers :
En tant que chargé(e) de la relation à l’usager, vous êtes guidé(e) par l’amélioration du parcours usager. Vous avez ainsi à cœur d’accueillir le public (physique et téléphonique) et de les accompagner au mieux dans leurs démarches en recherchant l’information et en les orientant vers les services compétents.
L’accueil de la mairie est le principal espace d’échanges pour les usagers. A ce titre, vous enregistrez l’ensemble des demandes entrantes et doléances via l’outil informatique prévu à cet effet et veillez à la bonne transmission de celles-ci.
Vous assurez le suivi de l’information et de la documentation disponible dans l’espace de réception des usagers. En collaboration avec les agents du service, vous contribuez à l’évolution des outils, des procédures visant à améliorer la qualité du service rendu à l’usager.
Funéraire :
Dans le cadre de la restructuration du service, la matière funéraire intègre progressivement le champ d’intervention du chargé(e) de la relation à l’usager. Vous participez à la gestion administrative des affaires funéraires.
En collaboration avec les autres agents du service, vous délivrez les titres de concessions (achat, renouvellement, situation des ayants droits…) et préparez les autorisations pour les inhumations et exhumations.
Élections - Citoyenneté :
Vous assurez la gestion du recensement citoyen des jeunes de 16 ans.
La bonne tenue des listes électorales est votre priorité, vous gérez les inscriptions et les radiations. En étroite collaboration avec la responsable, vous aidez à la préparation et à l’organisation des différents scrutins ; votre présence les jours de scrutin est requise.
En tant qu’Officier d’État Civil, vous êtes le garant de la bonne tenue des registres d’état civil.
A ce titre, vous réceptionnez les déclarations et établissez les actes d’état civil (naissances, mariages, PACS, décès, etc.) tout en accompagnant le public dans la réalisation des dossiers.
Vous êtes amené(e) à délivrer les actes d’état civil, livrets de famille et traiter le courrier reçu (demandes diverses, divorces, avis de mentions, …)
Dans le cadre de la gestion des formalités administratives, vous traitez les demandes d’attestation d’accueil, les certifications diverses et légalisations de signature.
Accueil (physique et téléphonique) et accompagnement des usagers :
En tant que chargé(e) de la relation à l’usager, vous êtes guidé(e) par l’amélioration du parcours usager. Vous avez ainsi à cœur d’accueillir le public (physique et téléphonique) et de les accompagner au mieux dans leurs démarches en recherchant l’information et en les orientant vers les services compétents.
L’accueil de la mairie est le principal espace d’échanges pour les usagers. A ce titre, vous enregistrez l’ensemble des demandes entrantes et doléances via l’outil informatique prévu à cet effet et veillez à la bonne transmission de celles-ci.
Vous assurez le suivi de l’information et de la documentation disponible dans l’espace de réception des usagers. En collaboration avec les agents du service, vous contribuez à l’évolution des outils, des procédures visant à améliorer la qualité du service rendu à l’usager.
Funéraire :
Dans le cadre de la restructuration du service, la matière funéraire intègre progressivement le champ d’intervention du chargé(e) de la relation à l’usager. Vous participez à la gestion administrative des affaires funéraires.
En collaboration avec les autres agents du service, vous délivrez les titres de concessions (achat, renouvellement, situation des ayants droits…) et préparez les autorisations pour les inhumations et exhumations.
Élections - Citoyenneté :
Vous assurez la gestion du recensement citoyen des jeunes de 16 ans.
La bonne tenue des listes électorales est votre priorité, vous gérez les inscriptions et les radiations. En étroite collaboration avec la responsable, vous aidez à la préparation et à l’organisation des différents scrutins ; votre présence les jours de scrutin est requise.
Profils recherchés
COMPÉTENCES / SAVOIRS-FAIRE / SAVOIRS-ETRE
Vous possédez des connaissances en matière de réglementation de l'état civil et des formalités administratives.
Vous avez une expérience et une technicité dans l’accueil physique et téléphonique du public, dans la gestion de l'accueil des personnes en difficulté ou en situation de handicap.
Vous avez connaissance des services municipaux ainsi que des collectivités et autres administrations de proximité et de leurs missions.
Vous maîtrisez l’outil informatique, vous savez organiser votre travail et gérer les priorités. Vous savez anticiper et respecter les délais réglementaires.
Doté(e) de qualités relationnelles et de capacité d’écoute, vous avez le goût pour le travail en équipe. Votre rigueur, votre méthodologie, votre discrétion et votre ponctualité sont des atouts essentiels. De plus votre capacité à s'inscrire dans la polyvalence, votre adaptabilité et votre esprit d'initiative vous permettront de mener à bien vos missions.
FORMATION / EXPÉRIENCES
Une expérience en état civil serait appréciée
Les formations suivies dans les différents domaines du poste et leurs dates sont à indiquer dans la candidature.
La connaissance des logiciels métiers serait fortement appréciée : Mélodie, Adagio, Maestro, 3D ouest Cimetière, Le Parapheur Gestion Courrier
Vous possédez des connaissances en matière de réglementation de l'état civil et des formalités administratives.
Vous avez une expérience et une technicité dans l’accueil physique et téléphonique du public, dans la gestion de l'accueil des personnes en difficulté ou en situation de handicap.
Vous avez connaissance des services municipaux ainsi que des collectivités et autres administrations de proximité et de leurs missions.
Vous maîtrisez l’outil informatique, vous savez organiser votre travail et gérer les priorités. Vous savez anticiper et respecter les délais réglementaires.
Doté(e) de qualités relationnelles et de capacité d’écoute, vous avez le goût pour le travail en équipe. Votre rigueur, votre méthodologie, votre discrétion et votre ponctualité sont des atouts essentiels. De plus votre capacité à s'inscrire dans la polyvalence, votre adaptabilité et votre esprit d'initiative vous permettront de mener à bien vos missions.
FORMATION / EXPÉRIENCES
Une expérience en état civil serait appréciée
Les formations suivies dans les différents domaines du poste et leurs dates sont à indiquer dans la candidature.
La connaissance des logiciels métiers serait fortement appréciée : Mélodie, Adagio, Maestro, 3D ouest Cimetière, Le Parapheur Gestion Courrier
Contact et modalités de candidature
Contact
0557971609
Informations complémentaires
• TEMPS DE TRAVAIL
◦ Temps complet : 36h00 par semaine
◦ Congés : 25 jours
◦ RTT : 6 jours
◦ Jours de fractionnement selon respect des règles règlementaires
◦ Horaires selon les ouvertures public de l’administration.
◦ Fermeture au public une demie journée/semaine (travail dossiers de fond et réunion de service)
• RÉGIME INDEMNITAIRE
◦ Versement du RIFSEEP composé de l'indemnité de fonctions, de sujétions et d'expertise (IFSE) et du complément indemnitaire annuel (CIA) ;
• AVANTAGES SOCIAUX :
◦ Adhésion au CNAS ;
◦ Versement d' une participation de 25 euros par mois aux agents adhérents à un contrat mutuelle labellisé fonction publique (au choix de l'agent) ;
◦ Versement d'une participation de 10 euros pas mois aux agents adhérents à un contrat prévoyance labellisé fonction publique (au choix de l'agent) ;
◦ Attribution annuelle d'un chèque de 65 euros à utiliser chez les commerçants de la commune ;
◦ Versement du forfait mobilité durable (jusqu'à 300 euros par an) si covoiturage et/ou utilisation d'un vélo mécanique, à assistance électrique ou trottinette pour les déplacements domicile/travail ;
◦ Tarifs préférentiels sur les spectacles de la Coupole ;
◦ Possibilité de restauration sur place.
Veuillez adresser votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) à l'attention de Madame la Maire de SAINTLOUBES par mail de préférence (recrutement@saint-loubes.fr) ou à l'adresse suivante :
Place de l'Hôtel de ville 33450 SAINT-LOUBES.
◦ Temps complet : 36h00 par semaine
◦ Congés : 25 jours
◦ RTT : 6 jours
◦ Jours de fractionnement selon respect des règles règlementaires
◦ Horaires selon les ouvertures public de l’administration.
◦ Fermeture au public une demie journée/semaine (travail dossiers de fond et réunion de service)
• RÉGIME INDEMNITAIRE
◦ Versement du RIFSEEP composé de l'indemnité de fonctions, de sujétions et d'expertise (IFSE) et du complément indemnitaire annuel (CIA) ;
• AVANTAGES SOCIAUX :
◦ Adhésion au CNAS ;
◦ Versement d' une participation de 25 euros par mois aux agents adhérents à un contrat mutuelle labellisé fonction publique (au choix de l'agent) ;
◦ Versement d'une participation de 10 euros pas mois aux agents adhérents à un contrat prévoyance labellisé fonction publique (au choix de l'agent) ;
◦ Attribution annuelle d'un chèque de 65 euros à utiliser chez les commerçants de la commune ;
◦ Versement du forfait mobilité durable (jusqu'à 300 euros par an) si covoiturage et/ou utilisation d'un vélo mécanique, à assistance électrique ou trottinette pour les déplacements domicile/travail ;
◦ Tarifs préférentiels sur les spectacles de la Coupole ;
◦ Possibilité de restauration sur place.
Veuillez adresser votre candidature (curriculum vitae et lettre de motivation) à l'attention de Madame la Maire de SAINTLOUBES par mail de préférence (recrutement@saint-loubes.fr) ou à l'adresse suivante :
Place de l'Hôtel de ville 33450 SAINT-LOUBES.
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE SAINT-LOUBES
>Place hotel de ville bp 56
33450 Saint-loubes
>Place hotel de ville bp 56
33450 Saint-loubes
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.