Agent d'accueil
Offre n° O033240617001134
Publiée le 10/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Cité municipale, Bordeaux (Gironde)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
10/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein du service de l’architecture et du patrimoine urbain en projet, vous assurez l’accueil, et l’orientation des pétitionnaires au standard téléphonique. Vous gérez le suivi des agendas, l’organisation des rendez-vous et des réunions internes et externes. Vous êtes garant.e du suivi administratif des activités du centre « Mise en valeur de l’architecture ».
Missions / conditions d'exercice
Vos principales missions sont les suivantes :
- Vous gérez l’accueil et l’organisation en apportant une réponse aux appels téléphoniques ou aux visio-conférences et aux courriels des pétitionnaires avec première réponse selon leur profil, vous vous assurez du partage de ces éléments auprès de l’équipe opérationnelle.
- Vous gérez l’agenda de l’équipe, vous tenez à jour la liste des contacts, et vous organisez les déplacements, les réunions et les rendez-vous de l’équipe chargée du conseil en architecture.
- Vous assurez un suivi administratif en mettant en forme des notes et courriers, en gérant le suivi des parapheurs et la diffusion de documents en interne et en externe. Vous rédigez, mettez en forme et diffusez les ordres du jour et les comptes rendus des réunions. Vous classez et archivez les documents.
- Vous contribuez aux activités du centre et à l’organisation d’événements tels que des réunions publiques.
- Vous assurez la suppléance de l’assistante du responsable de service en cas d’absence ou d’accroissement de sa charge de travail.
- Vous gérez l’accueil et l’organisation en apportant une réponse aux appels téléphoniques ou aux visio-conférences et aux courriels des pétitionnaires avec première réponse selon leur profil, vous vous assurez du partage de ces éléments auprès de l’équipe opérationnelle.
- Vous gérez l’agenda de l’équipe, vous tenez à jour la liste des contacts, et vous organisez les déplacements, les réunions et les rendez-vous de l’équipe chargée du conseil en architecture.
- Vous assurez un suivi administratif en mettant en forme des notes et courriers, en gérant le suivi des parapheurs et la diffusion de documents en interne et en externe. Vous rédigez, mettez en forme et diffusez les ordres du jour et les comptes rendus des réunions. Vous classez et archivez les documents.
- Vous contribuez aux activités du centre et à l’organisation d’événements tels que des réunions publiques.
- Vous assurez la suppléance de l’assistante du responsable de service en cas d’absence ou d’accroissement de sa charge de travail.
Profils recherchés
COMPETENCES
Vous possédez des connaissances de base sur la réglementation du PLUi de Bordeaux Métropole. Vous connaissez les différents types de demandes d’autorisations d’urbanisme et les délais de réponse à ces différentes demandes. Vous maitrisez les périmètres concernés par les avis.
Vous avez des capacités d’écoute solides, vous savez entendre une demande et répondre de façon appropriée. Vous avez des qualités rédactionnelles, savez être autonome et rendre compte.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et téléphoniques (Outlook, Teams, Excel, Word) et l’utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence)
PROFIL ATTENDU
Vous avez une réelle appétence pour le travail en équipe, agissez en transversalité, et possédez un bon sens de la communication.
Vous savez vous organiser, prioriser vos actions et tenir les délais. Vous possédez une bonne capacité d’adaptation face à la variété des demandes et sollicitations reçues.
Vous êtes rigoureux.se et réactif.ve, vous agissez avec discrétion et loyauté.
Vous possédez des connaissances de base sur la réglementation du PLUi de Bordeaux Métropole. Vous connaissez les différents types de demandes d’autorisations d’urbanisme et les délais de réponse à ces différentes demandes. Vous maitrisez les périmètres concernés par les avis.
Vous avez des capacités d’écoute solides, vous savez entendre une demande et répondre de façon appropriée. Vous avez des qualités rédactionnelles, savez être autonome et rendre compte.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et téléphoniques (Outlook, Teams, Excel, Word) et l’utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence)
PROFIL ATTENDU
Vous avez une réelle appétence pour le travail en équipe, agissez en transversalité, et possédez un bon sens de la communication.
Vous savez vous organiser, prioriser vos actions et tenir les délais. Vous possédez une bonne capacité d’adaptation face à la variété des demandes et sollicitations reçues.
Vous êtes rigoureux.se et réactif.ve, vous agissez avec discrétion et loyauté.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
NOM : MONIOT
PRÉNOM : Anne-Laure
FONCTION : Responsable du service architecture
TÉLÉPHONE : 05 24 57 16 60 / 06 20 33 60 88
PRÉNOM : Anne-Laure
FONCTION : Responsable du service architecture
TÉLÉPHONE : 05 24 57 16 60 / 06 20 33 60 88
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.