POSITIONNEMENT HIÉRARCHIQUE DANS LA STRUCTURE
• Agent au sein du service administratif, sous la férule de M. Le Maire, du conseiller municipal délégué au Personnel, du D.G.S

ASSOCIATIONS (en lien avec Relations Humaines)
• Gestion des fichiers d’adresses et de la boîte électronique
• Récupération des attestations de responsabilités civiles pour les réservations de salles et autres manifestations
• Gestion et accompagnement des demandes de subvention (envoi dossier, réception, création du fichier, programmation, participation à réunions pour vote avec les élus)
• Organisation du Forum des Assos en totalité, installation, ouverture et accueil jour J
• Relation avec les associations : organisation des manifestations et commémorations
• Création et gestion du calendrier et de la communication des manifestations
• Gestion et création de comptes Intramuros pour les Associations et Commerces, et aide à la diffusion d’actualités
• Tenue de l’agenda annuel des manifestations associatives (en veillant à éviter les concurrences) et publication et diffusion du calendrier des manifestations.
• Création-envoi des vœux annuels du CCAS

- Prêt de salles et matériel communaux
• Gestion des locaux communaux
• Édition des conventions d’occupation des salles
• Édition hebdomadaire des calendriers d’occupation des salles
• Gestion du prêt du matériel communal (fichier, en lien avec la 3CG) et coordination avec les services techniques
• Commande de coffrets électriques
• Mise en place et aide à l’utilisation du matériel quand prêt de salles (vidéoprojecteur, micros, éclairage)
- Pilotage et gestion opérationnelle des manifestations, associatives, culturelles ou économiques

– COMPTABILITE- ADMINISTRATIF (en lien avec DGS, Finances-Gestion et Service Scolaire et Relations Humaines)
Assister et conseiller les élus
Veille réglementaire et juridique relative à la comptabilité publique
Gestion de l’ensemble des opérations comptables
Préparer et rédiger des documents budgétaires, comptables et financiers (budgets, compte administratif, décisions modificatives…)
Elaboration des rapports et délibérations budgétaires
Préparer et rédiger les arrêtés et courriers du Maire
Suivi des opérations budgétaires
Déclaration du F.C.T.V.A.
Ordonnancement, liquidation et paiement des dépenses et des recettes
Suivi de la fiscalité et des ressources de la collectivité
Préparer et suivre les dossiers de demandes de subventions
Préparer des bilans financiers
Gestion de la dette et de la trésorerie
Gestion des immobilisations et cessions
Gestion de la paie des agents
Gestion des relations avec les services comptables de l’Etat
Être l'interlocuteur auprès de la Trésorerie et des banques (prêts, lignes de trésorerie…)
Gestion des fournitures et du matériel administratifs (inventaire, commandes…)
Suivi des demandes de reconnaissance de catastrophe naturelle
Marchés publics : aide et suivi pour leur préparation, leur publication, leur examen, leur notification, leur exécution, leur paiement et leur clôture, veille juridique et financière
Subventions : aide et suivi pour les dossiers de sollicitation et de paiement

COMMUNICATION (en lien avec DGS et Relations Humaines)
• Suivi et mise à jour des messages dans le panneau d’affichage électronique
• Aide au suivi du site internet de la Commune
• Mise à jour et lancement des messages sur l’application « Intramuros »

ACCUEIL (en lien avec Etat civil et Relations Humaines)
• Accueil téléphonique et physique du public à la mairie
• Suppression du répondeur à l’heure d’accueil du public
• Enregistrement du courrier à l’arrivée et au départ
• Information, conseil et aide aux administrés, à la constitution de dossiers administratifs en les aiguillant vers la maison départementale de proximité, France Services ou l’action sociale de la CCCG
• Filtrage des communications
• Réponse aux demandes d’emploi (dossier spécifique)
• Suivi des demandes de reconnaissance de catastrophe naturelle
• Traitement et mise à jour des classeurs secrétariat de Mairie
• Frappe des courriers
• Encaissement du règlement cantine à l’occasion
• Gestion des clés (y compris électroniques) de la Mairie
• Enregistrement des demandes des administrés pour la voirie ou le Maire
• Enregistrement et transfert des courriels aux personnes concernées (élus et/ou agents)
• Gestion des rendez-vous du Maire et relance pour réponse aux courriels.

ELECTIONS (en lien avec Finances-Gestion et Relations Humaines)
• Inscription sur liste électorale, enregistrement du formulaire et justificatifs
• Organisation du suivi de la liste électorale
• Organisation des scrutins et participation aux dépouillements
• Jurés d’assises
• Veille réglementaire et juridique

ACTIVITÉS SECONDAIRES
- Suppléances
Lors des congés ou absences d’un autre agent administratif, les tâches lui incombant qui ne peuvent être différées seront à effectuer prioritairement.
- Elaboration d’un emploi du temps hebdomadaire de référence