Chargé(e) d'accueil et assistante de pôle
Offre n° O031250121000188
Publiée le 21/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Square Georges Brassens, Saint-Alban (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
20/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
20h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération en fonction de la grille indiciaire + RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Responsable du pôle Culture Communication Evènementiel et Vie Associative avec lequel vous travaillez en étroite collaboration, le(la) Chargé(e) d'accueil et assistante de pôle assure l'accueil et l'assistance administrative du pôle Culture Communication Evènementiel et Vie Associative.
Missions / conditions d'exercice
Assistance du Pôle Culture Communication Evènementiel et Vie associative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du pôle
- Assurer l'assistance administrative du Responsable du pôle
o Gérer le courrier arrivé (réception, tri, enregistrement, diffusion, archivage, classement)
o Assurer un soutien administratif à l'équipe et au Responsable
o Classer et archiver les dossiers
o Gérer les fournitures (suivi des stocks, comparaison de devis, commandes...)
o Suivre les courriers, factures, gestion des plannings
- Assurer la gestion du service location de salles et prêt de matériel
o Réceptionner les demandes institutionnelles, associatives et individuelles (mail, téléphone et physique)
o Collecter les demandes dans un outil partagé et apporter un premier niveau de réponses
o Assurer le lien avec les services techniques pour l'organisation des prêts de salles et de matériel
o Rédiger les fiches techniques pour le bon déroulement des manifestations en lien avec les autres services
o Assurer la régie de recettes du Pôle CCEVA (billetterie - adhésion bibliothèque - location salle - prêt de matériel)
Activités secondaires :
- Participer à la mission de bibliothéconomie en lien avec la coordinatrice de la bibliothèque en fonction du planning établi.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du pôle
- Assurer l'assistance administrative du Responsable du pôle
o Gérer le courrier arrivé (réception, tri, enregistrement, diffusion, archivage, classement)
o Assurer un soutien administratif à l'équipe et au Responsable
o Classer et archiver les dossiers
o Gérer les fournitures (suivi des stocks, comparaison de devis, commandes...)
o Suivre les courriers, factures, gestion des plannings
- Assurer la gestion du service location de salles et prêt de matériel
o Réceptionner les demandes institutionnelles, associatives et individuelles (mail, téléphone et physique)
o Collecter les demandes dans un outil partagé et apporter un premier niveau de réponses
o Assurer le lien avec les services techniques pour l'organisation des prêts de salles et de matériel
o Rédiger les fiches techniques pour le bon déroulement des manifestations en lien avec les autres services
o Assurer la régie de recettes du Pôle CCEVA (billetterie - adhésion bibliothèque - location salle - prêt de matériel)
Activités secondaires :
- Participer à la mission de bibliothéconomie en lien avec la coordinatrice de la bibliothèque en fonction du planning établi.
Profils recherchés
Compétences technique
- Connaissance du SIRH Berger-Levrault
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et des circuits administratifs.
- Maîtriser le Pack office
- Être à l'aise dans la recherche de données, d'informations et dans l'élaboration d'outils de communication adaptés
- Avoir la capacité de s'adapter et à traiter les urgences
- Savoir rendre compte
- Être rigoureux, réactif, travailler avec méthode et avoir le sens de l'organisation.
- Capacité d'analyse et d'adaptation
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures/protocoles/modes opératoires/consignes
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Être réactif et disposer d'une bonne aisance relationnelle et d'écoute
Compétence relationnelle
- Capacité relationnelle
- Avoir le sens du travail en équipe et de manière transversale
- Autonomie et sens des initiatives
- Aptitudes organisationnelles
- Capacité à être force de proposition
- Sens du service public, de la discrétion et de la confidentialité
- Connaissance du SIRH Berger-Levrault
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et des circuits administratifs.
- Maîtriser le Pack office
- Être à l'aise dans la recherche de données, d'informations et dans l'élaboration d'outils de communication adaptés
- Avoir la capacité de s'adapter et à traiter les urgences
- Savoir rendre compte
- Être rigoureux, réactif, travailler avec méthode et avoir le sens de l'organisation.
- Capacité d'analyse et d'adaptation
- Concevoir, formaliser et adapter des procédures/protocoles/modes opératoires/consignes
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Être réactif et disposer d'une bonne aisance relationnelle et d'écoute
Compétence relationnelle
- Capacité relationnelle
- Avoir le sens du travail en équipe et de manière transversale
- Autonomie et sens des initiatives
- Aptitudes organisationnelles
- Capacité à être force de proposition
- Sens du service public, de la discrétion et de la confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0562759393
Informations complémentaires
Candidature (lettre de motivation, CV), Arrêté p/ les titulaires à adresser au plus tard le 20 février 2025, dernier délai, par courrier, à Mr le Maire - Mairie de Saint Alban
Service des Ressources Humaines
Square Georges Brassens
31140 SAINT ALBAN
Ou par mail à l'adresse : recrutement@mairie-stalban.fr
Service des Ressources Humaines
Square Georges Brassens
31140 SAINT ALBAN
Ou par mail à l'adresse : recrutement@mairie-stalban.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE SAINT ALBAN
>Square Georges Brassens
31140 SAINT-ALBAN
>Square Georges Brassens
31140 SAINT-ALBAN
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.