Officier Etat civil
Offre n° O031241108001349
Publiée le 08/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de la mairie, Tournefeuille (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
06/01/2025
Date limite de candidature
08/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Ville participative et citoyenne, Tournefeuille inscrit son développement dans une démarche de responsabilité sociale et environnementale. Cette dynamique se décline en interne à travers le développement d'un management collaboratif et de l'ambition d'une administration TOURNEFEUILLE digitale et connectée. Vous souhaitez participer à ce projet pour une ville où il fait bon vivre, alors rejoignez nos équipes en qualité d'officier d'état civil.
Démarches relatives à la vie citoyenne :
• Etat-civil (mariages, PACS, changement de nom et de prénom, déclaration de décès et de naissance, mise à jour des actes et des livrets de famille
• Citoyenneté (CNi, passeports, attestations d’accueil, recensement militaire, légalisation de signature, certifications conformes, adoptions.)
• Funéraire (vente de concession, autorisation des exhumations et des inhumations)
• Elections (inscription sur les listes électorales
Démarches relatives à la vie citoyenne :
• Etat-civil (mariages, PACS, changement de nom et de prénom, déclaration de décès et de naissance, mise à jour des actes et des livrets de famille
• Citoyenneté (CNi, passeports, attestations d’accueil, recensement militaire, légalisation de signature, certifications conformes, adoptions.)
• Funéraire (vente de concession, autorisation des exhumations et des inhumations)
• Elections (inscription sur les listes électorales
Missions / conditions d'exercice
Accueil, orientation :
• Accueillir, orienter et renseigner les habitants/usagers
• Analyser et qualifier les demandes
• Orienter vers le service / mettre en relation avec service
• Hiérarchiser des demandes ou informer selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Contrôler l’accès aux lieux et aux informations
Renseignements et informations de premier niveau :
• Identifier et qualifier la demande
• Présenter des documents d'information et de communication
• Accompagner l’usager vers l’information disponible en ligne sur le site dédié
Instruction et traitement de dossiers et édition de documents :
• Instruire des dossiers : constituer les dossiers, contrôler la conformité des pièces, vérifier la complétude des pièces et informations demandées
• Suivre les dossiers : réceptionner, enregistrer et vérifier la validité des informations, relancer éventuellement, préparer et transmettre les dossiers aux services ou organes compétents
• Délivrer les documents et actes administratifs
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Gérer, saisir et actualiser une base d'informations
• Assurer les relations avec les partenaires dans le traitement des dossiers
Médiation administrative et numérique :
• Accompagner les habitants/usagers dans leurs démarches en ligne
• Aider à rédiger des documents administratifs ou à constituer des dossiers
Organisation de l’espace d’accueil, d’information et d’accompagnement :
• Veiller à la qualité de l’agencement du mobilier
• Veiller au bon fonctionnement des équipements numériques en lien avec les services compétents
• Veiller à la mise à disposition des documents d’information et de communication utiles
Veille documentaire :
• Exercer une veille sur les sujets réglementaires et d’actualités
Missions spécifiques :
- Préparer les cérémonies et assister les élus lors des célébrations des mariages et baptêmes républicains le samedi.
- Participer aux opérations liées à l’organisation des scrutins électoraux (présence les week-ends d’élections).
• Accueillir, orienter et renseigner les habitants/usagers
• Analyser et qualifier les demandes
• Orienter vers le service / mettre en relation avec service
• Hiérarchiser des demandes ou informer selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Contrôler l’accès aux lieux et aux informations
Renseignements et informations de premier niveau :
• Identifier et qualifier la demande
• Présenter des documents d'information et de communication
• Accompagner l’usager vers l’information disponible en ligne sur le site dédié
Instruction et traitement de dossiers et édition de documents :
• Instruire des dossiers : constituer les dossiers, contrôler la conformité des pièces, vérifier la complétude des pièces et informations demandées
• Suivre les dossiers : réceptionner, enregistrer et vérifier la validité des informations, relancer éventuellement, préparer et transmettre les dossiers aux services ou organes compétents
• Délivrer les documents et actes administratifs
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Gérer, saisir et actualiser une base d'informations
• Assurer les relations avec les partenaires dans le traitement des dossiers
Médiation administrative et numérique :
• Accompagner les habitants/usagers dans leurs démarches en ligne
• Aider à rédiger des documents administratifs ou à constituer des dossiers
Organisation de l’espace d’accueil, d’information et d’accompagnement :
• Veiller à la qualité de l’agencement du mobilier
• Veiller au bon fonctionnement des équipements numériques en lien avec les services compétents
• Veiller à la mise à disposition des documents d’information et de communication utiles
Veille documentaire :
• Exercer une veille sur les sujets réglementaires et d’actualités
Missions spécifiques :
- Préparer les cérémonies et assister les élus lors des célébrations des mariages et baptêmes républicains le samedi.
- Participer aux opérations liées à l’organisation des scrutins électoraux (présence les week-ends d’élections).
Profils recherchés
Connaissances :
Maîtrise des formalités pour la gestion des cartes d'identité et des passeports
Connaissances des logiciels métiers
Connaissance de l'instruction général de l'état-civil
Connaissances et maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
Compétences/qualités requises :
Qualités relationnelles tant en ce qui concerne les usagers que les services de l'Etat (Préfecture, Procureur de la République...) et les autres acteurs institutionnels (notaires, autres collectivités, opérateurs funéraires...)
Capacités à gérer les conflits et l'agressivité en situation d'accueil
Grande discrétion et réserves indispensables
Sens du travail d'équipe
Ponctualité
Maîtrise des formalités pour la gestion des cartes d'identité et des passeports
Connaissances des logiciels métiers
Connaissance de l'instruction général de l'état-civil
Connaissances et maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
Compétences/qualités requises :
Qualités relationnelles tant en ce qui concerne les usagers que les services de l'Etat (Préfecture, Procureur de la République...) et les autres acteurs institutionnels (notaires, autres collectivités, opérateurs funéraires...)
Capacités à gérer les conflits et l'agressivité en situation d'accueil
Grande discrétion et réserves indispensables
Sens du travail d'équipe
Ponctualité
Contact et modalités de candidature
Contact
0562132121
Informations complémentaires
Contact : Virginie CHOUINI -
Directrice du service Population
virginie.chouini @mairie-tournefeuille.fr
Directrice du service Population
virginie.chouini @mairie-tournefeuille.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.