Agent administratif
Offre n° O031241008000460
Publiée le 08/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
46 AVENUE DE GAMEVILLE, Saint-Orens-de-Gameville (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
12/11/2024
Date limite de candidature
08/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice Ajointe de l’Éducation, vous travaillerez en étroite collaboration avec l’ensemble des agents composant le service ; et vous serez chargé plus spécifiquement de l’ensemble de la gestion financière et administrative du service.
Missions / conditions d'exercice
Gestion budgétaire du service Enfance, Scolaire, Jeunesse :
- Préparer et assurer le suivi budgétaire de l’ensemble du service et des actions afférentes (classes transplantées, études dirigées …) ainsi que les budgets délégués.
- Gérer tout le suivi budgétaire de la saisie des bons de commande à la facturation en lien avec le service finance (paiement du service fait et gestion des litiges).
- Recenser, contrôler et assurer l’ensemble des commandes du service et plus spécifiquement les commandes provenant du personnel de l’Éducation Nationale en coordination avec les responsables des Pôles de chaque établissement scolaire.
- S’assurer de la bonne réception des commandes, suivi des litiges, bonne application des conditions de marchés.
- Assurer le suivi budgétaire des frais de fonctionnement aux autres communes pour les élèves extérieurs scolarisés à Saint-Orens et inversement.
- Calculer le coût annuel d’un élève.
Gestion des marchés publics :
- Assurer le suivi des marchés en cours (7 marchés), les renouvellements et préparer les nouveaux marchés : Bordereaux du Prix Unitaire (BPU), Cadre Mémoire Techniques (CMT) et analyse des offres en lien avec le service de la commande publique.
Gestion du secrétariat et administratif
- Assurer l’accueil pour le service Enfance, Jeunesse, Scolaire et Guichet Famille
- Répondre aux appels téléphoniques et aux mails
- Gérer le traitement, la rédaction et l’envoi du courrier, la rédaction des délibérations et du rapport d’activités.
- Assurer le secrétariat des commissions : petite enfance, enfance, éducation et jeunesse.
- Rédiger l’ensemble des conventions du service (occupation des locaux scolaires, frais de fonctionnement pour les communes extérieures…)
- Assurer l’archivage chaque année des courriers et autres documents relatifs au scolaire.
- En cas de grève : assurer l’organisation et diffuser les informations aux agents du service et aux partenaires.
- Organiser et assurer le suivi budgétaire pour la sortie de Noël proposée aux écoles.
- Renforcer le guichet famille en cas de nécessité de service
Toutes missions nécessaires au fonctionnement du service Enfance, Scolaire, Jeunesse et Guichet Famille :
- Travailler en transversalité avec l’ensemble des services de la ville et plus particulièrement en binôme avec l’autre agent administratif (prendre son relais lors de son absence), les responsables de pôles et animateurs jeunesse.
- Participer aux réunions du service.
- Préparer et assurer le suivi budgétaire de l’ensemble du service et des actions afférentes (classes transplantées, études dirigées …) ainsi que les budgets délégués.
- Gérer tout le suivi budgétaire de la saisie des bons de commande à la facturation en lien avec le service finance (paiement du service fait et gestion des litiges).
- Recenser, contrôler et assurer l’ensemble des commandes du service et plus spécifiquement les commandes provenant du personnel de l’Éducation Nationale en coordination avec les responsables des Pôles de chaque établissement scolaire.
- S’assurer de la bonne réception des commandes, suivi des litiges, bonne application des conditions de marchés.
- Assurer le suivi budgétaire des frais de fonctionnement aux autres communes pour les élèves extérieurs scolarisés à Saint-Orens et inversement.
- Calculer le coût annuel d’un élève.
Gestion des marchés publics :
- Assurer le suivi des marchés en cours (7 marchés), les renouvellements et préparer les nouveaux marchés : Bordereaux du Prix Unitaire (BPU), Cadre Mémoire Techniques (CMT) et analyse des offres en lien avec le service de la commande publique.
Gestion du secrétariat et administratif
- Assurer l’accueil pour le service Enfance, Jeunesse, Scolaire et Guichet Famille
- Répondre aux appels téléphoniques et aux mails
- Gérer le traitement, la rédaction et l’envoi du courrier, la rédaction des délibérations et du rapport d’activités.
- Assurer le secrétariat des commissions : petite enfance, enfance, éducation et jeunesse.
- Rédiger l’ensemble des conventions du service (occupation des locaux scolaires, frais de fonctionnement pour les communes extérieures…)
- Assurer l’archivage chaque année des courriers et autres documents relatifs au scolaire.
- En cas de grève : assurer l’organisation et diffuser les informations aux agents du service et aux partenaires.
- Organiser et assurer le suivi budgétaire pour la sortie de Noël proposée aux écoles.
- Renforcer le guichet famille en cas de nécessité de service
Toutes missions nécessaires au fonctionnement du service Enfance, Scolaire, Jeunesse et Guichet Famille :
- Travailler en transversalité avec l’ensemble des services de la ville et plus particulièrement en binôme avec l’autre agent administratif (prendre son relais lors de son absence), les responsables de pôles et animateurs jeunesse.
- Participer aux réunions du service.
Profils recherchés
- Adaptabilité et capacité à se former rapidement sur les outils nécessaires au bon fonctionnement du service.
- Expérience souhaitée dans la gestion budgétaire et des marchés publics.
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques : logiciel de bureautique (Open Office,
Outlook, Internet...) et logiciels de la ville (CIRIL et AGORA).
- Capacité rédactionnelle, méthodes et outils d'analyse
- Polyvalence et Autonomie
- Sens du travail en équipe
- Capacité à travailler en transversalité avec l’ensemble des services et des autres institutions
- Qualités relationnelles
- Esprit d’initiative et de l’organisation
- Rigueur, discrétion et disponibilité,
- Bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales, des procédures administratives et Techniques.
- Sens du service public.
- Expérience souhaitée dans la gestion budgétaire et des marchés publics.
- Maîtrise des techniques de secrétariat et des outils informatiques : logiciel de bureautique (Open Office,
Outlook, Internet...) et logiciels de la ville (CIRIL et AGORA).
- Capacité rédactionnelle, méthodes et outils d'analyse
- Polyvalence et Autonomie
- Sens du travail en équipe
- Capacité à travailler en transversalité avec l’ensemble des services et des autres institutions
- Qualités relationnelles
- Esprit d’initiative et de l’organisation
- Rigueur, discrétion et disponibilité,
- Bonne connaissance de l'environnement des collectivités territoriales, des procédures administratives et Techniques.
- Sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
PLUVERT Marion, Directrice Adjointe de l’Education/ Tél : 05 61 14 88 75
Informations complémentaires
CV détaillé + lettre de motivation + photocopie des diplômes à adresser à :
Monsieur le Maire Direction des Relations Humaines
46, Avenue de Gameville 31650 SAINT-ORENS DE GAMEVILLE.
courrier@mairie-saint-orens.fr
Monsieur le Maire Direction des Relations Humaines
46, Avenue de Gameville 31650 SAINT-ORENS DE GAMEVILLE.
courrier@mairie-saint-orens.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE ST ORENS DE GAMEVILLE
>46 AVENUE DE GAMEVILLE
31650 ST ORENS DE GAMEVILLE
>46 AVENUE DE GAMEVILLE
31650 ST ORENS DE GAMEVILLE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.