Responsable du Secrétariat Général H/F
Offre n° O031240201367346
Publiée le 05/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rue de Goumetx, Saint-Gaudens (Haute-Garonne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Attaché
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + Régime indemnitaire
Descriptif de l'emploi
Le ou la responsable du Secrétariat Général assistera le Directeur Général des Services dans la gestion et le suivi des instances municipales, la gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité.
Il ou elle sera responsable du service "élections" et pourra se voir confier des missions thématiques.
Il ou elle sera responsable du service "élections" et pourra se voir confier des missions thématiques.
Missions / conditions d'exercice
- Encadrement des agents du secrétariat général et du service courrier
- Gestion et suivi des instances municipales :
*Préparation et suivi des instances municipales (conseil municipal, commissions, ...),
*Collecte auprès des services municipaux des points à inscrire à l'ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la direction générale,
*Recueil, relecture et mise en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations, de décisions et d'arrêtés,
*Préparation et transmission des dossiers destinés aux élus et à l'administration,
*Participation systématique au Conseil municipal et occasionnelle aux commissions,
*Rédaction et mise en forme du procès-verbal et du compte-rendu de la séance du Conseil municipal,
*Veille à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibérations, décisions et arrêtés).
Subsidiairement :
*Affichage du procès-verbal et diffusion des délibérations du Conseil municipal et des décisions du Maire,
*Transmission des actes et pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture,
*Préparation des convocations des élus aux instances.
- Responsabilité du service Élections :
*Mise en œuvre de la révision annuelle de la liste électorale (inscriptions, radiations),
*Préparation et participation aux Commissions de contrôle Électorales (convocation, ordre du jour, compte rendu ...),
*Respect des délais d'établissement des tableaux annuels,
*Définition de l'organisation des bureaux de vote,
*Contrôle de la qualité des documents collectés et des procédures liées au scrutin (dépouillement),
(Suivi des opérations pré-électorales, électorales et post-électorales, relation avec les différents services concernés - Préfecture et autres administrations et délivrance des cartes électorales).
- Gestion du courrier :
*Supervision de la gestion et du suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité,
*Suivi et relance auprès des directions sur les réponses aux courriers des habitants ou des autres administrations,
*Suivi des contrats relatifs au courrier.
- Missions secondaires :
*Missions thématiques
L'agent en poste pourrait, en fonction de ses compétences assurer une polyvalence sur un poste similaire dans son service ou pôle ou autre service en fonction des besoins
- Gestion et suivi des instances municipales :
*Préparation et suivi des instances municipales (conseil municipal, commissions, ...),
*Collecte auprès des services municipaux des points à inscrire à l'ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la direction générale,
*Recueil, relecture et mise en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations, de décisions et d'arrêtés,
*Préparation et transmission des dossiers destinés aux élus et à l'administration,
*Participation systématique au Conseil municipal et occasionnelle aux commissions,
*Rédaction et mise en forme du procès-verbal et du compte-rendu de la séance du Conseil municipal,
*Veille à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibérations, décisions et arrêtés).
Subsidiairement :
*Affichage du procès-verbal et diffusion des délibérations du Conseil municipal et des décisions du Maire,
*Transmission des actes et pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture,
*Préparation des convocations des élus aux instances.
- Responsabilité du service Élections :
*Mise en œuvre de la révision annuelle de la liste électorale (inscriptions, radiations),
*Préparation et participation aux Commissions de contrôle Électorales (convocation, ordre du jour, compte rendu ...),
*Respect des délais d'établissement des tableaux annuels,
*Définition de l'organisation des bureaux de vote,
*Contrôle de la qualité des documents collectés et des procédures liées au scrutin (dépouillement),
(Suivi des opérations pré-électorales, électorales et post-électorales, relation avec les différents services concernés - Préfecture et autres administrations et délivrance des cartes électorales).
- Gestion du courrier :
*Supervision de la gestion et du suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité,
*Suivi et relance auprès des directions sur les réponses aux courriers des habitants ou des autres administrations,
*Suivi des contrats relatifs au courrier.
- Missions secondaires :
*Missions thématiques
L'agent en poste pourrait, en fonction de ses compétences assurer une polyvalence sur un poste similaire dans son service ou pôle ou autre service en fonction des besoins
Profils recherchés
SAVOIRS :
*Très bonne connaissance de l'environnement territorial (collectivités locales, EPCI, syndicats...),
*Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Word, Excel, Internet,
*Qualités rédactionnelles et relationnelles,
*Maîtrise des outils informatiques bureautiques, logiciels métiers Maarch, Suffrages Web, Docapost, Dematdoc,
*Sens de l'organisation, gestion des priorités et des délais.
SAVOIRS-FAIRE :
* Élaboration et optimisation du planning de réunions, de rendez-vous, de visites, du Directeur Général des Services, du Maire et des élus,
* Communication et capacité à adapter son discours en fonction de la situation et de son interlocuteur,
* Travail en équipe de manière solidaire et collaborative,
* Préparation d'un conseil municipal,
* Organisation des opérations électorales,
* Gestion de son temps de travail et des priorités.
SAVOIRS-ETRE :
* Gestion du stress,
* Capacité d'adaptation, de réactivité et aisance relationnelle,
* Écoute et respect vis à vis de la hiérarchie,
* Discrétion et confidentialité,
* Autonomie dans les fonctions,
* Savoir travailler en binôme,
* Disponibilité, adaptabilité, rigueur.
REMUNERATION :
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
AVANTAGES (sous conditions)
- Participation employeur aux mutuelles santé et prévoyance labellisées
- Adhésion au C.O.S.
*Très bonne connaissance de l'environnement territorial (collectivités locales, EPCI, syndicats...),
*Maîtrise des outils informatiques et bureautiques : Word, Excel, Internet,
*Qualités rédactionnelles et relationnelles,
*Maîtrise des outils informatiques bureautiques, logiciels métiers Maarch, Suffrages Web, Docapost, Dematdoc,
*Sens de l'organisation, gestion des priorités et des délais.
SAVOIRS-FAIRE :
* Élaboration et optimisation du planning de réunions, de rendez-vous, de visites, du Directeur Général des Services, du Maire et des élus,
* Communication et capacité à adapter son discours en fonction de la situation et de son interlocuteur,
* Travail en équipe de manière solidaire et collaborative,
* Préparation d'un conseil municipal,
* Organisation des opérations électorales,
* Gestion de son temps de travail et des priorités.
SAVOIRS-ETRE :
* Gestion du stress,
* Capacité d'adaptation, de réactivité et aisance relationnelle,
* Écoute et respect vis à vis de la hiérarchie,
* Discrétion et confidentialité,
* Autonomie dans les fonctions,
* Savoir travailler en binôme,
* Disponibilité, adaptabilité, rigueur.
REMUNERATION :
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle
AVANTAGES (sous conditions)
- Participation employeur aux mutuelles santé et prévoyance labellisées
- Adhésion au C.O.S.
Contact et modalités de candidature
Contact
0561947809
Informations complémentaires
Adresser une lettre de motivation manuscrite ainsi qu'un CV actualisé à :
Monsieur Le Maire,
MAIRIE DE SAINT-GAUDENS
Hôtel de Ville
Rue de Goumetx
BP 163
31806 SAINT-GAUDENS Cedex
Ou par courriel à drh@stgo.fr
Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter :
- Monsieur Jean-Marc JOUY (Directeur Général des Services) 05 61 94 78 00
- Ou Madame Coralie VALLOT (Responsable des Ressources Humaines) 05 61 94 78 09
Monsieur Le Maire,
MAIRIE DE SAINT-GAUDENS
Hôtel de Ville
Rue de Goumetx
BP 163
31806 SAINT-GAUDENS Cedex
Ou par courriel à drh@stgo.fr
Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter :
- Monsieur Jean-Marc JOUY (Directeur Général des Services) 05 61 94 78 00
- Ou Madame Coralie VALLOT (Responsable des Ressources Humaines) 05 61 94 78 09
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.