Assistant secrétaire
Offre n° O02A240806001223
Publiée le 07/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
4 BOULEVARD DU ROI JEROME, Ajaccio (Corse du Sud)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
20/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur des Finances, l’assistant(e) secrétariat de la direction des finances assure de façon polyvalente des missions administratives variées : secrétariat –primo renseignement- suivi de dossiers -Accueil physique et téléphonique du public.
Missions / conditions d'exercice
1-ACCUEIL PHYSIQUE ET TÉLÉPHONIQUE DE LA DIRECTION DES FINANCES
• Réception des appels,
• Prise de messages,
• orientation des appels vers les différents services,
• Accueil physique (usagers désirant des informations sur la fiscalité, meublés touristiques)
• Enregistrement des déclarations de meublés touristiques
2-PRIMO RENSEIGNEMENT
• Renseignements des fournisseurs notamment en matière de suivi des factures (utilisation du logiciel comptable Astre).
• Réorientation des fournisseurs vers les gestionnaires ou assistants comptables pour des renseignements de second niveau
• Suivi des relances « entreprises » et rappel des contacts
3-SUIVI DES COURRIERS ENTRANTS ET SORTANTS
• Réception du courrier et des factures
• Classement du courrier entrant et sortant, gestion du chrono et numérisation
• Identification des gestionnaires pour distribution du courrier et des factures dans la Direction des Finances
• Gestion des R/RA (important pour les dossiers de recette)
• Suivi des circuits de signature (pochettes de bons de commande et parapheurs)
• Tenue du cahier de liaison avec le cabinet;
• Tenue du cahier de liaison avec la Trésorerie du Grand Ajaccio ;
4-SECRETARIAT DE LA DIRECTION DES FINANCES
• Diffusion de l’information en général (RH, cabinet …)
• Gestion des agendas des Directeur, sous Directeur et Chefs de service pour prise de rendez-vous et l’organisation de réunions.
• Réservation de salles de réunion
• Centralisation des demandes de fourniture et matériels
• Diffusion de la documentation
• Distribution des fiches de paie et tickets restaurants
• Tableau de suivi des congés, absences, arrêts maladie de la Direction
• Réception des appels,
• Prise de messages,
• orientation des appels vers les différents services,
• Accueil physique (usagers désirant des informations sur la fiscalité, meublés touristiques)
• Enregistrement des déclarations de meublés touristiques
2-PRIMO RENSEIGNEMENT
• Renseignements des fournisseurs notamment en matière de suivi des factures (utilisation du logiciel comptable Astre).
• Réorientation des fournisseurs vers les gestionnaires ou assistants comptables pour des renseignements de second niveau
• Suivi des relances « entreprises » et rappel des contacts
3-SUIVI DES COURRIERS ENTRANTS ET SORTANTS
• Réception du courrier et des factures
• Classement du courrier entrant et sortant, gestion du chrono et numérisation
• Identification des gestionnaires pour distribution du courrier et des factures dans la Direction des Finances
• Gestion des R/RA (important pour les dossiers de recette)
• Suivi des circuits de signature (pochettes de bons de commande et parapheurs)
• Tenue du cahier de liaison avec le cabinet;
• Tenue du cahier de liaison avec la Trésorerie du Grand Ajaccio ;
4-SECRETARIAT DE LA DIRECTION DES FINANCES
• Diffusion de l’information en général (RH, cabinet …)
• Gestion des agendas des Directeur, sous Directeur et Chefs de service pour prise de rendez-vous et l’organisation de réunions.
• Réservation de salles de réunion
• Centralisation des demandes de fourniture et matériels
• Diffusion de la documentation
• Distribution des fiches de paie et tickets restaurants
• Tableau de suivi des congés, absences, arrêts maladie de la Direction
Profils recherchés
SAVOIRS :
Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leur environnement
Connaissance des règles de la comptabilité publique et du plan comptable M57
Maîtrise du logiciel ASTRE GF
SAVOIR FAIRE :
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Sens de l'organisation et de l'anticipation
Capacité à travailler en équipe
Savoir rendre des comptes
SAVOIR ETRE :
Rigueur
Grande discrétion
Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leur environnement
Connaissance des règles de la comptabilité publique et du plan comptable M57
Maîtrise du logiciel ASTRE GF
SAVOIR FAIRE :
Qualités rédactionnelles et relationnelles
Sens de l'organisation et de l'anticipation
Capacité à travailler en équipe
Savoir rendre des comptes
SAVOIR ETRE :
Rigueur
Grande discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0495529500
Informations complémentaires
A POURVOIR EN INTERNE UNIQUEMENT
Adresse de l'employeur
COMMUNE D'AJACCIO
>4 BOULEVARD DU ROI JEROME
20000 AJACCIO
>4 BOULEVARD DU ROI JEROME
20000 AJACCIO
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.