Assistant administratif vie associative h/f
Offre n° O027250313000074
Publiée le 13/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
19 Rue Pierre Mendès France, Louviers (Eure)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
12/04/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
2 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps non complet,
24h00 hebdomadaire
Rémunération indicative
grille indiciaire +prime
Descriptif de l'emploi
Surclassée dans la strate géographique des villes de plus de 20 000 à 40 000 habitants, Louviers se tourne résolument vers l’avenir.
Ville centre de l’Agglomération Seine-Eure (105 000 habitants, 60 communes), Louviers en est le cœur commerçant avec plusieurs centaines de commerces de proximité et d’artisans.
Forte de ses nombreuses infrastructures culturelles (Musée, école de musique, Médiathèque, Scène 5, Cinémas, théâtre, Gare aux Musiques) et sportives (complexe aquatique, patinoire, piste d’athlétisme, gymnases, skate-park), la ville est de plus en plus attractive, comme en témoigne l’augmentation de la population de près d’un millier d’habitants en cinq ans.
Reconnue pour son dynamisme et son gout de l’innovation, Louviers est une ville « moyenne » qui vise toujours l’excellence !
LA VILLE DE LOUVIERS - 20.000 habitants 30 km de Rouen - 1 heure de Paris recrute un/une : Assistant administratif vie associative pour sa direction communication vie de la cité
CDD 2 mois (renouvelable) dès que possible
Temps non complet 24h
L’agent est en charge du suivi de l’ensemble de la vie et du tissu associatif sur la ville de Louviers.
Elle a aussi la charge du suivi des demandes de location des salles et de la commission d’attribution des salles.
Ponctuellement l’agent aura la possibilité de venir en renfort sur des missions allouées aux services « Vie de la Cité ».
Ville centre de l’Agglomération Seine-Eure (105 000 habitants, 60 communes), Louviers en est le cœur commerçant avec plusieurs centaines de commerces de proximité et d’artisans.
Forte de ses nombreuses infrastructures culturelles (Musée, école de musique, Médiathèque, Scène 5, Cinémas, théâtre, Gare aux Musiques) et sportives (complexe aquatique, patinoire, piste d’athlétisme, gymnases, skate-park), la ville est de plus en plus attractive, comme en témoigne l’augmentation de la population de près d’un millier d’habitants en cinq ans.
Reconnue pour son dynamisme et son gout de l’innovation, Louviers est une ville « moyenne » qui vise toujours l’excellence !
LA VILLE DE LOUVIERS - 20.000 habitants 30 km de Rouen - 1 heure de Paris recrute un/une : Assistant administratif vie associative pour sa direction communication vie de la cité
CDD 2 mois (renouvelable) dès que possible
Temps non complet 24h
L’agent est en charge du suivi de l’ensemble de la vie et du tissu associatif sur la ville de Louviers.
Elle a aussi la charge du suivi des demandes de location des salles et de la commission d’attribution des salles.
Ponctuellement l’agent aura la possibilité de venir en renfort sur des missions allouées aux services « Vie de la Cité ».
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS:
Accueil de la Vie Associative :
- Accueillir et orienter les demandes des associations
- Accompagner les associations dans leurs démarches, les conseiller, les informer en transversalité avec le responsable du service et l’élu compétent.
- Assurer l’accueil et la veille téléphonique
- Recevoir les habitants et autres demandeurs et les orienter
- Gérer et actualiser les bases d’information
- Mettre à jour et suivre les conventions du service
- Mettre à jour et suivre les dossiers administratifs des associations
- Synthétiser et présenter des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Rédiger les documents administratifs et financiers (courriers, rapports, notes, conventions…)
- Tenir à jour la base de données des associations
Pilotage du Village des Associations :
- Préparer et envoyer les courriers d’invitation avec les formulaires
- Accueillir les demandeurs et centraliser les demandes
- Informer et accompagner les demandeurs
- Inscrire les participants et les demandes de matériel, transmettre ces données au service évènementiel (logistique, reprographie)
- Tenir à jour le tableau excel des inscriptions
- Préparer l’organisation du village
- Accueillir les participants et gérer le déroulement de la journée
Mise à jour du guide des associations :
- Envoyer les courriers de mise à jour avec le formulaire
- Recueillir et centraliser les demandes
- Tenir le tableau excel des modifications à apporter
- Transmettre les modifications au service presse et publications
CONTRAINTES:
- Respect des échéances
- Disponibilités
- Dynamisme
- Rigueur
- Flexibilités des horaires (rendez-vous ou réunion en dehors des horaires de travail préétabli)
- Binôme congés
Accueil de la Vie Associative :
- Accueillir et orienter les demandes des associations
- Accompagner les associations dans leurs démarches, les conseiller, les informer en transversalité avec le responsable du service et l’élu compétent.
- Assurer l’accueil et la veille téléphonique
- Recevoir les habitants et autres demandeurs et les orienter
- Gérer et actualiser les bases d’information
- Mettre à jour et suivre les conventions du service
- Mettre à jour et suivre les dossiers administratifs des associations
- Synthétiser et présenter des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
- Rédiger les documents administratifs et financiers (courriers, rapports, notes, conventions…)
- Tenir à jour la base de données des associations
Pilotage du Village des Associations :
- Préparer et envoyer les courriers d’invitation avec les formulaires
- Accueillir les demandeurs et centraliser les demandes
- Informer et accompagner les demandeurs
- Inscrire les participants et les demandes de matériel, transmettre ces données au service évènementiel (logistique, reprographie)
- Tenir à jour le tableau excel des inscriptions
- Préparer l’organisation du village
- Accueillir les participants et gérer le déroulement de la journée
Mise à jour du guide des associations :
- Envoyer les courriers de mise à jour avec le formulaire
- Recueillir et centraliser les demandes
- Tenir le tableau excel des modifications à apporter
- Transmettre les modifications au service presse et publications
CONTRAINTES:
- Respect des échéances
- Disponibilités
- Dynamisme
- Rigueur
- Flexibilités des horaires (rendez-vous ou réunion en dehors des horaires de travail préétabli)
- Binôme congés
Profils recherchés
SAVOIRS:
- Maitriser l’outil informatique
- Connaitre de : Word, Excel, PDF, Internet Explorer, Outlook
- Maitriser l’orthographe et les techniques de synthèse
- Etre autonome dans l’organisation de son travail
- Etre capable de rendre compte
SAVOIRS FAIRE:
- Constituer et gérer les dossiers liés aux missions
- Coordonner les actions et les procédures
- Etre force de propositions et d’adaptabilité
- Gérer et actualiser une base d’information
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence et de priorité
- Etre capable de synthétiser et de préparer les dossiers pour les réunions
- Etre à l’aise dans la communication, l’écoute, le relationnel, la disponibilité et l’écriture
- Capacité à travailler en équipe
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Organisation et gestion de projet évènementiel
- Etre organisé et savoir gérer des projets évènementiels
SAVOIRS ETRE:
- Pratiquer la courtoisie en toute circonstance (interne et externe)
- Posséder des qualités relationnelles : diplomatie, gestion des conflits ou intérêts contradictoires, capacité d’écoute et de médiation, communication
- Avoir le goût du travail en équipe
- Veiller à l’image de la collectivité et du service, avoir le sens du service public
- Etre rigoureux, organisé et autonome
- Respecter la confidentialité
DIPLOMES REQUIS
Bac, Bac +2 secrétariat
- Maitriser l’outil informatique
- Connaitre de : Word, Excel, PDF, Internet Explorer, Outlook
- Maitriser l’orthographe et les techniques de synthèse
- Etre autonome dans l’organisation de son travail
- Etre capable de rendre compte
SAVOIRS FAIRE:
- Constituer et gérer les dossiers liés aux missions
- Coordonner les actions et les procédures
- Etre force de propositions et d’adaptabilité
- Gérer et actualiser une base d’information
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence et de priorité
- Etre capable de synthétiser et de préparer les dossiers pour les réunions
- Etre à l’aise dans la communication, l’écoute, le relationnel, la disponibilité et l’écriture
- Capacité à travailler en équipe
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Organisation et gestion de projet évènementiel
- Etre organisé et savoir gérer des projets évènementiels
SAVOIRS ETRE:
- Pratiquer la courtoisie en toute circonstance (interne et externe)
- Posséder des qualités relationnelles : diplomatie, gestion des conflits ou intérêts contradictoires, capacité d’écoute et de médiation, communication
- Avoir le goût du travail en équipe
- Veiller à l’image de la collectivité et du service, avoir le sens du service public
- Etre rigoureux, organisé et autonome
- Respecter la confidentialité
DIPLOMES REQUIS
Bac, Bac +2 secrétariat
Contact et modalités de candidature
Contact
0232090346
Informations complémentaires
Adresser votre candidature CV et lettre de motivation à l'attention de Monsieur Le Maire: recrutement@ville-louviers.fr ou Hôtel de ville Direction des ressources humaines 19 rue Pierre Mendès France 27400 Louviers
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.