DESCRIPTIF DU POSTE

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES OPERATIONS EN GESTION DIRECTE
Créer les marchés dans le logiciel financier
Créer les opérations dans le logiciel financier et y rattacher tous les engagements s’y rapportant
Participer à la préparation des commandes et marchés subséquents dans le cadre d’un logiciel métier dédié (Odyssée) : contrôle préalable à la passation de la commande ou du marché de la disponibilité financière sur la tranche, numérotation puis saisie dans le logiciel financier selon une structuration par opération prédéterminée,
Contrôler l’ensemble des dossiers de facturation (décomptes, situations, factures, autoliquidation,…) : en fonction de l’avancement de l’opération, du marché ou de la commande passé(e), des versements antérieurs…
Contrôler, notifier et assurer le suivi des actes de sous-traitance
Solder le marché dans le logiciel financier et clôturer les opérations

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES OPERATIONS EN MANDAT
Saisir le marché de mandat dans le logiciel financier et créer l’opération correspondante
Suivre les avenants éventuels
Contrôler et payer les factures de rémunération correspondantes en fonction des clauses du marché
Assurer la gestion financière des opérations de travaux sous mandat
Payer les avances après contrôle de l’échéancier prévisionnel, des AP en place…
Clôturer les opérations

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES SUBVENTIONS
Fournir aux instructeurs préalablement à la rédaction des rapports d’affectations, en tant que de besoin, la liste des opérations financées antérieurement au profit de chacun des établissements concernés
Saisir les affectations dans le logiciel financier et constituer les dossiers correspondants
Préparer les notifications et conventions avant signature
Envoyer les notifications et conventions signées aux bénéficiaires
Analyser les justificatifs de dépenses (concordance avec le dossier d’instruction, la convention, la délibération)
Calculer les sommes à verser et établir les certificats administratifs de paiement
Créer les engagements comptables, liquider les dépenses et valider dans le logiciel financier
Transmettre les dossiers à la direction des finances et du budget avec les bordereaux de liquidation
Effectuer périodiquement les opérations de caducité (contact avec les bénéficiaires, recherche de pièces…)
PREPARATION BUDGETAIRE
Aider le coordinateur administratif et financier dans les tâches à effectuer au stade de la préparation budgétaire (lissage, virements…)
Créer les opérations Grand angle dans le logiciel financier
Saisir le budget dans le logiciel financier

PREPARATION DES RAPPORTS EN ASSEMBLE DELIBERANTE
Préparer les rapports dans l’application dédiée (Gédeon)
Relire, compléter, contrôler l’ensemble des rapports produits par la direction : imputations budgétaires, contrôle financier et des cadres de rapports…

SUIVI FINANCIER
Tenir à jour les tableaux de bord de consommation des crédits de paiement
Tenir à jour le tableau de bord de suivi des recettes
Tenir à jour d’autres tableaux de suivis sectoriels en fonction des besoins
Assister les agents de la direction pour le suivi financier (suivi des autorisations de programme, des engagements, des crédits de paiement)
Virement d’AP/CP dans un même programme et des CP entre programmes
Création des éléments de patrimoine

COMMUNICATION - TRAVAIL COLLABORATIF
Collaborer avec les instructeurs de dossiers pour les analyses des demandes de subventions
Répondre aux questions des bénéficiaires sur les subventions et les paiements.
Participer à la mise en place de l’ensemble des outils de suivi et de pilotage financier