Assistante de direction Eau Environnement Alimentation
Offre n° O021241108000032
Publiée le 08/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2c Avenue de Marbotte, Dijon (Côte d'Or)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
28/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
• Assure les missions d’assistant administratif de la Direction,
• Coordonne les tâches transversales des services (circuits internes et forme des courriers, notes, rapports à la Commission Permanente et au Conseil Départemental, organisation transversale des secrétariats),
• Assure la suppléance des secrétariats des deux autres services,
• Centralise la gestion du personnel (soit deux services, hors Laboratoire départemental)
• Coordonne les tâches transversales des services (circuits internes et forme des courriers, notes, rapports à la Commission Permanente et au Conseil Départemental, organisation transversale des secrétariats),
• Assure la suppléance des secrétariats des deux autres services,
• Centralise la gestion du personnel (soit deux services, hors Laboratoire départemental)
Missions / conditions d'exercice
• Assure les missions d’assistant administratif de la Direction :
- Réceptionne et oriente les appels téléphoniques du Directeur et de son adjoint,
- Assure le suivi dynamique du courrier, des notes et rapports en arrivée et au départ,
- Vérifie la mise en forme, la cohérence et la syntaxe des écrits produits au sein de la Direction (notes, courriers, rapports),
- Assure la distribution des tickets restaurant et des fiches de salaire.
• Coordonne les tâches transversales des services et des secrétariats de service de la DEEA (harmonisation des procédures et circuits internes, organisation transversale des secrétariats et forme des écrits de la Direction)
- Propose, élabore et organise l’établissement et l’évolution des circuits internes des courriers arrivés et départs, des notes, des rapports et les rappelle si nécessaire,
- Impulse et organise les méthodes et logiques de classement informatique et papier des écrits de la Direction,
- Alerte sur le respect des délais du calendrier des commissions et de la remise des rapports et prépare les documents pour les réunions des commissions,
- Met en place et alimente les outils de suivi d’activité et des délais,
- Assure la coordination des activités transversales des secrétariats de service : circuits, courriers, circuits notes, rapports etc,
• Assure la suppléance des secrétariats des deux autres services (hors Laboratoire départemental) :
- les assistants en charge de chaque service et de la direction se suppléent mutuellement pour assurer la continuité de leurs missions.
• Centralise la gestion du personnel :
- Conseille, en tant que référent GTA (Gestion des Temps et des Absences), les agents sur les modalités d’utilisation du logiciel et ses évolutions,
- Coordonne les plannings des absences des agents de la Direction (congés, formations) et alerte sur les dysfonctionnements.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
- travail en équipe avec les assistantes des deux services
- bureau partagé
- temps plein
- télétravail possible 1 jour par semaine
- Réceptionne et oriente les appels téléphoniques du Directeur et de son adjoint,
- Assure le suivi dynamique du courrier, des notes et rapports en arrivée et au départ,
- Vérifie la mise en forme, la cohérence et la syntaxe des écrits produits au sein de la Direction (notes, courriers, rapports),
- Assure la distribution des tickets restaurant et des fiches de salaire.
• Coordonne les tâches transversales des services et des secrétariats de service de la DEEA (harmonisation des procédures et circuits internes, organisation transversale des secrétariats et forme des écrits de la Direction)
- Propose, élabore et organise l’établissement et l’évolution des circuits internes des courriers arrivés et départs, des notes, des rapports et les rappelle si nécessaire,
- Impulse et organise les méthodes et logiques de classement informatique et papier des écrits de la Direction,
- Alerte sur le respect des délais du calendrier des commissions et de la remise des rapports et prépare les documents pour les réunions des commissions,
- Met en place et alimente les outils de suivi d’activité et des délais,
- Assure la coordination des activités transversales des secrétariats de service : circuits, courriers, circuits notes, rapports etc,
• Assure la suppléance des secrétariats des deux autres services (hors Laboratoire départemental) :
- les assistants en charge de chaque service et de la direction se suppléent mutuellement pour assurer la continuité de leurs missions.
• Centralise la gestion du personnel :
- Conseille, en tant que référent GTA (Gestion des Temps et des Absences), les agents sur les modalités d’utilisation du logiciel et ses évolutions,
- Coordonne les plannings des absences des agents de la Direction (congés, formations) et alerte sur les dysfonctionnements.
CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
- travail en équipe avec les assistantes des deux services
- bureau partagé
- temps plein
- télétravail possible 1 jour par semaine
Profils recherchés
TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
Contact et modalités de candidature
Contact
0380636600
Informations complémentaires
https://talents.cotedor.fr:443/ws/annonces?action=postulerOffre&id=61
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.