Assistant de direction
Offre n° O016250311001055
Publiée le 11/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville natale de François 1er, la Ville de Cognac est riche d'une histoire et d'un patrimoine qui dépassent le cadre du spiritueux. Située à 45 minutes du Littoral Atlantique, 1h15 de Bordeaux et 3h de Paris, COGNAC, deuxième commune de Charente avec ses 19 275 habitants, est une ville à taille humaine où la douceur de vivre est une réalité.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
68 bd Denfert Rochereau, Cognac (Charente)
Poste à pourvoir le
14/04/2025
Date limite de candidature
11/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) à la Direction Générale des services, vous serez en chargé(e) de l’assistance de la Direction Générale, de la gestion du courrier et des parapheurs et de l’organisation des cérémonies protocolaires.
Missions / conditions d'exercice
Missions d’assistance de la Direction Générale :
◦ Gestion du courrier entrant et sortant, enregistrement du courrier dans le logiciel métier, suivi des réponses ;
◦ Gestion de l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale ;
◦ Suivi de l’agenda et organisation des réunions pour le compte du DGS et de la DGA ;
◦ Assistance des Directeurs Généraux dans leurs missions notamment par la rédaction de courriers, de comptes-rendus, de notes, le suivi de tableaux de bord ;
◦ Préparation et participation au comité de direction ;
◦ Préparation et suivi du budget de la Direction Générale.
Missions d’assistance pour les cérémonies protocolaires :
◦ En collaboration avec le Cabinet du Maire, assure l’organisation des cérémonies protocolaires (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, vœux…) : commandes, réunions ponctuelles avec les partenaires, organisation logistique en lien avec la cellule de coordination ….
Missions autres :
o Suppléance téléphonique de l’assistante du Cabinet en cas d’absence.
◦ Gestion du courrier entrant et sortant, enregistrement du courrier dans le logiciel métier, suivi des réponses ;
◦ Gestion de l’accueil physique et téléphonique de la Direction Générale ;
◦ Suivi de l’agenda et organisation des réunions pour le compte du DGS et de la DGA ;
◦ Assistance des Directeurs Généraux dans leurs missions notamment par la rédaction de courriers, de comptes-rendus, de notes, le suivi de tableaux de bord ;
◦ Préparation et participation au comité de direction ;
◦ Préparation et suivi du budget de la Direction Générale.
Missions d’assistance pour les cérémonies protocolaires :
◦ En collaboration avec le Cabinet du Maire, assure l’organisation des cérémonies protocolaires (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, vœux…) : commandes, réunions ponctuelles avec les partenaires, organisation logistique en lien avec la cellule de coordination ….
Missions autres :
o Suppléance téléphonique de l’assistante du Cabinet en cas d’absence.
Profils recherchés
Savoir-faire
• Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Principes rédactionnels de notes, courriers, compte rendu
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) et appétence pour les logiciels métiers (courrier, comptabilité, …)
• Tableaux de bord, outils de planification et suivi
Savoir-être
• Capacité de travail en équipe ;
• Méthode et rigueur ;
• Polyvalence et réactivité ;
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
• Autonomie, prise d’initiatives ;
Conditions de travail :
- Adaptation des horaires de travail en fonction des nécessités du service (présence ponctuelle requise pour des réunions en soirée ou occasionnellement lors des cérémonies protocolaires)
• Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.)
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Principes rédactionnels de notes, courriers, compte rendu
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) et appétence pour les logiciels métiers (courrier, comptabilité, …)
• Tableaux de bord, outils de planification et suivi
Savoir-être
• Capacité de travail en équipe ;
• Méthode et rigueur ;
• Polyvalence et réactivité ;
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
• Autonomie, prise d’initiatives ;
Conditions de travail :
- Adaptation des horaires de travail en fonction des nécessités du service (présence ponctuelle requise pour des réunions en soirée ou occasionnellement lors des cérémonies protocolaires)
Contact et modalités de candidature
Contact
0545365536
Informations complémentaires
- Poste à temps complet
- Accès au CNAS, CET (jours non monétisables),
- Rémunération statutaire, Régime indemnitaire
POSTE A POURVOIR DES QUE POSSIBLE
Si vous souhaitez faire acte de candidature, votre lettre de motivation, votre curriculum vitae ainsi que votre dernier arrêté de situation administrative (si vous êtes titulaire) sont à adresser à l’attention à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de Monsieur le Directeur Général des Services, en précisant le poste concerné et la référence.
Par courrier : Mairie de Cognac, 68 boulevard Denfert Rochereau, CS 20217, 16111 COGNAC Cedex
Par mail : Service Ressources Humaines : ressources.humaines@ville-cognac.fr
- Accès au CNAS, CET (jours non monétisables),
- Rémunération statutaire, Régime indemnitaire
POSTE A POURVOIR DES QUE POSSIBLE
Si vous souhaitez faire acte de candidature, votre lettre de motivation, votre curriculum vitae ainsi que votre dernier arrêté de situation administrative (si vous êtes titulaire) sont à adresser à l’attention à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de Monsieur le Directeur Général des Services, en précisant le poste concerné et la référence.
Par courrier : Mairie de Cognac, 68 boulevard Denfert Rochereau, CS 20217, 16111 COGNAC Cedex
Par mail : Service Ressources Humaines : ressources.humaines@ville-cognac.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.