Assistant administratif (H/F)
Offre n° O014241209000236
Publiée le 09/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie - Esplanade François Mitterrand - BP 44, Ifs (Calvados)
Poste à pourvoir le
03/03/2025
Date limite de candidature
17/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Direction du CCAS, et sous la responsabilité du Responsable du service d’aide à domicile, l’assistant administratif recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il accueille et renseigne le public dans son domaine d’activités et assiste le Responsable dans ses missions.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique
- Accueillir, renseigner et orienter le public et usagers vers les organismes compétents
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité.
- Développer des dispositifs d’information et de concertation avec les bénéficiaires.
- Transmettre les informations au Responsable.
Gestion administrative
- Assurer la gestion des plannings d’intervention des aides à domicile, veiller au contrôle du respect des horaires des interventions réalisées
- Assurer le suivi (présences, absences et remplacements) sur l’ensemble des activités du service à l’aide d’outils informatiques et du logiciel de gestion.
- Saisir les éléments du dossier administratif des bénéficiaires (badge télégestion, contrat, devis, dossier individuel de prise en charge, organisme payeur…)
- Informer et accompagner les bénéficiaires dans l’ouverture des droits auprès des organismes de prise en charge
- Réaliser et transmettre les heures mensuelles des agents pour le traitement de la paye
- Réaliser la facturation des interventions (bénéficiaires et financeurs)
- Compléter les tableaux de suivi de l’activité du service
- Assurer la gestion du courrier (papier et mail)
- Assurer le traitement et le suivi des transmissions
ACTIVITES SECONDAIRES
- Participer à la démarche qualité
SPECIFICITES DU POSTE
- Du lundi au vendredi
- Horaires réguliers 8h45-12h15 / 13h30-17h30 les lundis, mardis et mercredis et le vendredi 8h45-12h15 / 13h30-16h30
- Travail en contact direct avec le public
REMUNERATION : statutaire + régime indemnitaire et avantages divers (COSL, CNAS, Chèques-Déjeuner, participation mutuelle et prévoyance)
Accueil physique et téléphonique
- Accueillir, renseigner et orienter le public et usagers vers les organismes compétents
- Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité.
- Développer des dispositifs d’information et de concertation avec les bénéficiaires.
- Transmettre les informations au Responsable.
Gestion administrative
- Assurer la gestion des plannings d’intervention des aides à domicile, veiller au contrôle du respect des horaires des interventions réalisées
- Assurer le suivi (présences, absences et remplacements) sur l’ensemble des activités du service à l’aide d’outils informatiques et du logiciel de gestion.
- Saisir les éléments du dossier administratif des bénéficiaires (badge télégestion, contrat, devis, dossier individuel de prise en charge, organisme payeur…)
- Informer et accompagner les bénéficiaires dans l’ouverture des droits auprès des organismes de prise en charge
- Réaliser et transmettre les heures mensuelles des agents pour le traitement de la paye
- Réaliser la facturation des interventions (bénéficiaires et financeurs)
- Compléter les tableaux de suivi de l’activité du service
- Assurer la gestion du courrier (papier et mail)
- Assurer le traitement et le suivi des transmissions
ACTIVITES SECONDAIRES
- Participer à la démarche qualité
SPECIFICITES DU POSTE
- Du lundi au vendredi
- Horaires réguliers 8h45-12h15 / 13h30-17h30 les lundis, mardis et mercredis et le vendredi 8h45-12h15 / 13h30-16h30
- Travail en contact direct avec le public
REMUNERATION : statutaire + régime indemnitaire et avantages divers (COSL, CNAS, Chèques-Déjeuner, participation mutuelle et prévoyance)
Profils recherchés
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES
- Être titulaire d’un bac général ou professionnel dans le domaine de la gestion administrative
- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et du service public
- Connaissance des règles relatives à l’accès et à la gestion de documents administratifs
- Connaissance des réseaux et dispositifs présents sur le territoire
- Connaissance des publics accueillis (personnes âgées, personnes en perte d’autonomie et/ou porteuse d’un handicap, personnes malades…)
- Maîtriser les outils bureautiques, traitement de texte, mise en page et formules (word, excel, outlook, google agenda)
- Maîtriser les procédures de contractualisation et de facturation
- Savoir rédiger des courriers types (rendez-vous, convocation, information)
- Faire preuve de discrétion et respect de la confidentialité des informations
- Être à l’écoute
- Être autonome et réactif
- Faire preuve de rigueur
- Avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités
- Avoir un bon relationnel et le sens du contact avec le public
- Être disponible et polyvalent
- Savoir rendre compte
- Faire preuve d’empathie
- Être titulaire d’un bac général ou professionnel dans le domaine de la gestion administrative
- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et du service public
- Connaissance des règles relatives à l’accès et à la gestion de documents administratifs
- Connaissance des réseaux et dispositifs présents sur le territoire
- Connaissance des publics accueillis (personnes âgées, personnes en perte d’autonomie et/ou porteuse d’un handicap, personnes malades…)
- Maîtriser les outils bureautiques, traitement de texte, mise en page et formules (word, excel, outlook, google agenda)
- Maîtriser les procédures de contractualisation et de facturation
- Savoir rédiger des courriers types (rendez-vous, convocation, information)
- Faire preuve de discrétion et respect de la confidentialité des informations
- Être à l’écoute
- Être autonome et réactif
- Faire preuve de rigueur
- Avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités
- Avoir un bon relationnel et le sens du contact avec le public
- Être disponible et polyvalent
- Savoir rendre compte
- Faire preuve d’empathie
Contact et modalités de candidature
Contact
0231343441
Informations complémentaires
Poste à pourvoir : 3 mars 2025
Date limite de candidature : 17 janvier 2025
Adresser lettre de motivation et curriculum vitae, à l’attention de Monsieur le Président du CCAS à l’adresse suivante :
Hôtel de Ville
Esplanade François Mitterrand – BP 44 – 14123 IFS
Ou par courriel à : recrutement@ville-ifs.fr
Site internet : www.ville-ifs.fr
Date limite de candidature : 17 janvier 2025
Adresser lettre de motivation et curriculum vitae, à l’attention de Monsieur le Président du CCAS à l’adresse suivante :
Hôtel de Ville
Esplanade François Mitterrand – BP 44 – 14123 IFS
Ou par courriel à : recrutement@ville-ifs.fr
Site internet : www.ville-ifs.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.