Gestionnaire du bâtiment et assistante administrative
Offre n° O014241202001068
Publiée le 02/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11 Place François Mitterrand, Hérouville-Saint-Clair (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
02/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint d'animation principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint d'animation principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Il s'agit d'un poste de Gestionnaire du bâtiments (Espaces Malraux) et assistante administrative, chargée d'accueil et gestionnaire des partitions.
Missions / conditions d'exercice
Missions
- Coordination des usagers du bâtiment (gestion des plannings, contrôle d’accès, gestion des alarmes)
- Participer aux actions de sécurité du bâtiment (évacuation des locaux, gestion des clés, ouverture et fermeture des accès)
- Interlocuteur des usagers du bâtiment et surveillance des accès : accueillir tout type d’usager, renseigner, informer, orienter les usagers du bâtiment (utilisateurs, entreprises, etc.) et accompagner ces derniers, si besoin, jusqu’à leur point de rendez-vous, etc. Interlocuteur des entreprises extérieures coordonnées par les services techniques et interlocuteur des structures locataires du bâtiment
- Gestion de la maintenance quotidienne du bâtiment en relation avec les services techniques (signalement des dysfonctionnements, veille sur la casse, demandes d’intervention, etc.)
- Interlocuteur technique (emplacements électrique, sanitaire, ventilation, informatique, etc.)
- Accueil physique et téléphonique au sein du conservatoire
- Participation à la gestion administrative quotidienne du conservatoire
- Gestion de la partothèque et mise en réseau avec les autres établissements d’enseignement artistique du territoire
- Préparation des partitions d’orchestre pour les différents ensembles du conservatoire (orchestres d’Harmonie – cycle I : 30-35 élèves, cycle II : 20-25 élèves, cycle III : 75-85 élèves, orchestres symphoniques – cycle I : 10-15 élèves, cycle III : 20-30 élèves, etc.)
- Suivi du répertoire de partitions de l’ensemble des départements (relation avec les éditeurs de musiques et arrangeurs, classement, gestion de la bibliothèque musicale, création de répertoires par classe, etc.) et numérisation
- Gestion de la salle Malraux : gestion du planning d’occupation, des clés, de l’organisation de l’entretien, de la mise sous alarme, etc.
- Coordination des usagers du bâtiment (gestion des plannings, contrôle d’accès, gestion des alarmes)
- Participer aux actions de sécurité du bâtiment (évacuation des locaux, gestion des clés, ouverture et fermeture des accès)
- Interlocuteur des usagers du bâtiment et surveillance des accès : accueillir tout type d’usager, renseigner, informer, orienter les usagers du bâtiment (utilisateurs, entreprises, etc.) et accompagner ces derniers, si besoin, jusqu’à leur point de rendez-vous, etc. Interlocuteur des entreprises extérieures coordonnées par les services techniques et interlocuteur des structures locataires du bâtiment
- Gestion de la maintenance quotidienne du bâtiment en relation avec les services techniques (signalement des dysfonctionnements, veille sur la casse, demandes d’intervention, etc.)
- Interlocuteur technique (emplacements électrique, sanitaire, ventilation, informatique, etc.)
- Accueil physique et téléphonique au sein du conservatoire
- Participation à la gestion administrative quotidienne du conservatoire
- Gestion de la partothèque et mise en réseau avec les autres établissements d’enseignement artistique du territoire
- Préparation des partitions d’orchestre pour les différents ensembles du conservatoire (orchestres d’Harmonie – cycle I : 30-35 élèves, cycle II : 20-25 élèves, cycle III : 75-85 élèves, orchestres symphoniques – cycle I : 10-15 élèves, cycle III : 20-30 élèves, etc.)
- Suivi du répertoire de partitions de l’ensemble des départements (relation avec les éditeurs de musiques et arrangeurs, classement, gestion de la bibliothèque musicale, création de répertoires par classe, etc.) et numérisation
- Gestion de la salle Malraux : gestion du planning d’occupation, des clés, de l’organisation de l’entretien, de la mise sous alarme, etc.
Profils recherchés
Astreintes/Contraintes/Obligations
Horaires : Du lundi au vendredi 36 h 30 hebdomadaires
Travail possible le soir en cas de manifestations du conservatoire
Cycle sur 5 jours
Congés à prendre prioritairement en dehors des vacances scolaires
Compétences requises
1) Savoir-faire
Maîtrise de l’outil informatique (bureautique, mail, word, excel, etc.)
Maîtrise du logiciel de contrôle d’accès (vizor)
Maîtrise du logiciel métier imuse (logiciel de gestion du conservatoire)
Maîtrise des outils internes (Open GST, assistance informatique, etc.)
Maîtrise de la nomenclature des orchestres
Conditions physiques permettant de se déplacer avec aisance sur un grand bâtiment avec de nombreux escaliers et à déplacer du matériel
Port de charges
2) Savoir-être
Autonomie
Ponctualité
Disponibilité
Prise d'initiative
Sens du service public
Qualités relationnelles
Horaires : Du lundi au vendredi 36 h 30 hebdomadaires
Travail possible le soir en cas de manifestations du conservatoire
Cycle sur 5 jours
Congés à prendre prioritairement en dehors des vacances scolaires
Compétences requises
1) Savoir-faire
Maîtrise de l’outil informatique (bureautique, mail, word, excel, etc.)
Maîtrise du logiciel de contrôle d’accès (vizor)
Maîtrise du logiciel métier imuse (logiciel de gestion du conservatoire)
Maîtrise des outils internes (Open GST, assistance informatique, etc.)
Maîtrise de la nomenclature des orchestres
Conditions physiques permettant de se déplacer avec aisance sur un grand bâtiment avec de nombreux escaliers et à déplacer du matériel
Port de charges
2) Savoir-être
Autonomie
Ponctualité
Disponibilité
Prise d'initiative
Sens du service public
Qualités relationnelles
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.