Gestionnaire des moyens financiers
Offre n° O014241118000347
Publiée le 18/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11 Place François Mitterrand, Hérouville-Saint-Clair (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
18/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Finances >
Gestion et ingénierie financière
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Les missions de la DEPER s'articulent autour d'un service administratif et financier chargé d'en assurer le secrétariat, de gérer les moyens nécessaires au fonctionnement des structures et de mettre en oeuvre les procédures d'inscription et de facturation des usagers.
Sous l'autorité du responsable du service, le gestionnaire des moyens financiers assure le suivi budgétaire de la direction, recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et financier du service.
Sous l'autorité du responsable du service, le gestionnaire des moyens financiers assure le suivi budgétaire de la direction, recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et financier du service.
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative et financière
- Etablir et suivre les budgets Education et Petite Enfance en collaboration avec les Chefs de service
- Saisir les bons de commande, leur transmission aux fournisseurs et la validation des factures
- Assurer le suivi du versement des subventions aux coopératives scolaires
- Instruire les dossiers de demandes de subvention des associations du secteur Education
- Elaborer et assurer l'exécution des conventions portant sur la participation de la ville aux charges de fonctionnement des écoles privées
- Participer à la préparation du marché des fournitures scolaires, ainsi qu'à l'analyse des offres et assurer, le cas échéant, l'interface entre les directeurs d'écoles et le fournisseur retenu
- Instruire les demandes d'équipements matériels et/ou mobiliers émanant des écoles et assurer le suivi des lignes budgétaires dédiées à ces équipements
Traitement des dossiers et saisie de documents
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Instruire les demandes de mise à disposition des locaux scolaires, en dehors des horaires habituels de fonctionnement des écoles
Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes
Planification et suivi
- Préparer les conseils d'école
- Instruire les demandes de transport émanant des écoles et établir le planning en lien avec le service transports
- Assurer l'interface entre les écoles et les structures intervenant sur le temps scolaire à l'initiative de la Ville pour établir le planning de ces interventions
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ( suivi des travaux (OPEN GST))
- Centraliser et diffuser les demandes d'interventions techniques
- Assurer le suivi des demandes de travaux auprès des services techniques
- Organiser les missions de manutentions
- Planifier les réunions avec le service technique et diffuser les tableaux de suivi des demandes d'intervention, aux référents des sites scolaires
- Utiliser les logiciels métiers
En cas d'absence de l'assistante de direction
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, s'assurer du matériel nécessaire, inviter les participants...)
- Préparer les documents nécessaires pour tous types de réunion (ex : commission des dérogations)
- Appliquer la procédure pour la mise en place du service minimum en cas de grève avec la Direction Académique
- Instruire les demandes de dérogations au secteur scolaire
- Procéder aux inscriptions scolaires et périscolaires sur le logiciel métiers
- Etablir et suivre les budgets Education et Petite Enfance en collaboration avec les Chefs de service
- Saisir les bons de commande, leur transmission aux fournisseurs et la validation des factures
- Assurer le suivi du versement des subventions aux coopératives scolaires
- Instruire les dossiers de demandes de subvention des associations du secteur Education
- Elaborer et assurer l'exécution des conventions portant sur la participation de la ville aux charges de fonctionnement des écoles privées
- Participer à la préparation du marché des fournitures scolaires, ainsi qu'à l'analyse des offres et assurer, le cas échéant, l'interface entre les directeurs d'écoles et le fournisseur retenu
- Instruire les demandes d'équipements matériels et/ou mobiliers émanant des écoles et assurer le suivi des lignes budgétaires dédiées à ces équipements
Traitement des dossiers et saisie de documents
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Saisir des documents de formes et de contenus divers
- Instruire les demandes de mise à disposition des locaux scolaires, en dehors des horaires habituels de fonctionnement des écoles
Accueil physique et téléphonique du public
- Recevoir et orienter les demandes
Planification et suivi
- Préparer les conseils d'école
- Instruire les demandes de transport émanant des écoles et établir le planning en lien avec le service transports
- Assurer l'interface entre les écoles et les structures intervenant sur le temps scolaire à l'initiative de la Ville pour établir le planning de ces interventions
- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service ( suivi des travaux (OPEN GST))
- Centraliser et diffuser les demandes d'interventions techniques
- Assurer le suivi des demandes de travaux auprès des services techniques
- Organiser les missions de manutentions
- Planifier les réunions avec le service technique et diffuser les tableaux de suivi des demandes d'intervention, aux référents des sites scolaires
- Utiliser les logiciels métiers
En cas d'absence de l'assistante de direction
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, s'assurer du matériel nécessaire, inviter les participants...)
- Préparer les documents nécessaires pour tous types de réunion (ex : commission des dérogations)
- Appliquer la procédure pour la mise en place du service minimum en cas de grève avec la Direction Académique
- Instruire les demandes de dérogations au secteur scolaire
- Procéder aux inscriptions scolaires et périscolaires sur le logiciel métiers
Profils recherchés
Astreintes/Contraintes/Obligations
Temps complet : 36 h 30
Prise de congés pendant les vacances scolaires
Diplôme requis : BAC/BAC +2
Formation : Secrétariat
Expériences : 2 ans
Permis B
Compétences requises
1) Connaissances/Savoirs
- Techniques de secrétariat
- Logiciels de bureautique (pack office, Outlook)
- Logiciels métiers (Concerto, Portail famille, Open GST)
2) Savoir-faire
- Sens de l'organisation
- Aptitude rédactionnelle
- Capacité de travail en équipe
3) Savoir-être
- Aptitude relationnelles : accueil des usagers, contact avec les partenaires et autres services
- Rigueur
- Disponibilité
- Sens du service public
- Etre polyvalent et autonome
- Devoir de confidentialité
Temps complet : 36 h 30
Prise de congés pendant les vacances scolaires
Diplôme requis : BAC/BAC +2
Formation : Secrétariat
Expériences : 2 ans
Permis B
Compétences requises
1) Connaissances/Savoirs
- Techniques de secrétariat
- Logiciels de bureautique (pack office, Outlook)
- Logiciels métiers (Concerto, Portail famille, Open GST)
2) Savoir-faire
- Sens de l'organisation
- Aptitude rédactionnelle
- Capacité de travail en équipe
3) Savoir-être
- Aptitude relationnelles : accueil des usagers, contact avec les partenaires et autres services
- Rigueur
- Disponibilité
- Sens du service public
- Etre polyvalent et autonome
- Devoir de confidentialité
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.