Assistante du Maire et du Directeur Général des Services
Offre n° O014241014001244
Publiée le 30/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - 164, Boulevard Fernand Moureaux, Trouville-sur-Mer (Calvados)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'assistante du Maire et du Directeur Général des Services apporte une aide permanente au Maire, aux Elus et au DGS, en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Accueillir le public :
* Assurer l'accueil physique du public
* Gérer l'accueil téléphonique
Réceptionner, traiter et diffuser l'information :
* Enregistrer le courrier départ/arrivée de la commune
* Garantir le circuit des parapheurs des services
* Diffuser les informations au Maire, aux Elus, au DGS et aux services
* Rédiger et envoyer les courriers produits par le Maire, les Elus et la direction générale des services
* Préparer des dossiers pour le Maire et le DGS, selon les réunions / instances municipales
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Garantir l'agenda du Maire et du DGS
* Prendre les rendez-vous et organiser les réunions
* Rappeler les informations importantes
* Gestion des déplacements / congés du Maire et du DGS
Instances municipales - En collaboration avec la responsable des affaires juridiques
* Préparation des séances : convocation, ordre du jour, annexes obligatoires
* Suivi de la séance en cas d'absence de la responsable des affaires juridiques
* Formalités à accomplir après les séances : finalisation des délibérations + pièces annexes, transmission contrôle de légalité
* Assurer l'accueil physique du public
* Gérer l'accueil téléphonique
Réceptionner, traiter et diffuser l'information :
* Enregistrer le courrier départ/arrivée de la commune
* Garantir le circuit des parapheurs des services
* Diffuser les informations au Maire, aux Elus, au DGS et aux services
* Rédiger et envoyer les courriers produits par le Maire, les Elus et la direction générale des services
* Préparer des dossiers pour le Maire et le DGS, selon les réunions / instances municipales
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Garantir l'agenda du Maire et du DGS
* Prendre les rendez-vous et organiser les réunions
* Rappeler les informations importantes
* Gestion des déplacements / congés du Maire et du DGS
Instances municipales - En collaboration avec la responsable des affaires juridiques
* Préparation des séances : convocation, ordre du jour, annexes obligatoires
* Suivi de la séance en cas d'absence de la responsable des affaires juridiques
* Formalités à accomplir après les séances : finalisation des délibérations + pièces annexes, transmission contrôle de légalité
Profils recherchés
* BTS Assistante de direction / Support à l'action managériale
* Maîtrise des outils de bureautique
* Maîtrise de l'expression orale et écrite
* Maîtrise des techniques d'accueil du public
* Maîtrise de la prise de notes
* Capacité d'adaptation
* Capacité à gérer les situations de stress
* Aptitude au travail transversal
* Bon relationnel
* Disponibilité et réactivité
* Aisance rédactionnelle
* Discrétion
* Maîtrise des outils de bureautique
* Maîtrise de l'expression orale et écrite
* Maîtrise des techniques d'accueil du public
* Maîtrise de la prise de notes
* Capacité d'adaptation
* Capacité à gérer les situations de stress
* Aptitude au travail transversal
* Bon relationnel
* Disponibilité et réactivité
* Aisance rédactionnelle
* Discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0231144147
Informations complémentaires
Titres restaurant
Participation mutuelle et prévoyance
CNAS
Prime de fin d'année
Participation mutuelle et prévoyance
CNAS
Prime de fin d'année
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.