Assistant(e) administratif(ve) Accueil - Etat Civil
Offre n° O014241004001355
Publiée le 15/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - CS 40002, Luc-sur-Mer (Calvados)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Station balnéaire classée « de tourisme » et labellisée « Petite Ville de Demain », la commune de Luc-sur-Mer est reconnue comme pôle de centralité au sein de la Communauté de communes Cœur de Nacre. La Ville compte 3 328 habitants et atteint plus de 8 000 résidents l’été. Le dynamisme de la station se révèle au travers de ses animations et événements institutionnels, son attractivité touristique et ses ouvrages structurants et emblématiques.
Sous l’autorité de la Responsable Population – Administration générale, l’assistant(e) administratif(ve) accueil – état civil assure l’accueil physique et téléphonique des usagers en Mairie. Il / Elle répond directement aux demandes des usagers relatives à l’état civil, aux affaires funéraires, au recensement citoyen, aux inscriptions scolaires et périscolaires et assure certaines missions de secrétariat pour les élus. Pour les autres demandes, il / elle dirige les usagers vers le service compétent.
Sous l’autorité de la Responsable Population – Administration générale, l’assistant(e) administratif(ve) accueil – état civil assure l’accueil physique et téléphonique des usagers en Mairie. Il / Elle répond directement aux demandes des usagers relatives à l’état civil, aux affaires funéraires, au recensement citoyen, aux inscriptions scolaires et périscolaires et assure certaines missions de secrétariat pour les élus. Pour les autres demandes, il / elle dirige les usagers vers le service compétent.
Missions / conditions d'exercice
Accueil des usagers :
- Accueil physique et téléphonique des usagers
- Renseignements de premier niveau
- Orientation vers les différents services
Gestion de l’état civil :
- Tenue et gestion des registres
- Rédaction des actes (reconnaissances, mariages, décès …)
- Prise en charge et suivi des dossiers de mariage et de PACS
- Traitement de l’ensemble des demandes tenant à l’état civil (délivrance d’actes, création / mise à jour des livrets de famille, avis de mention, suivi des divorces / changements de régime matrimonial, changement de nom…)
Affaires funéraires - Cimetière :
- Rédaction des actes de concession et suivi des concessions (échéance / renouvellement)
- Suivi et délivrance des diverses autorisations (demande de travaux, permis d’inhumer …)
- Relations avec les pompes funèbres
- Mise à jour des données dans le logiciel cimetière
Recensement citoyen :
- Information des usagers
- Instruction et transmission des dossiers
Inscriptions scolaires et périscolaires :
- Saisie des demandes d’inscriptions scolaires
- Recueil et transmission des dossiers d’inscription périscolaire à la structure d’accueil
Secrétariat :
- Ventilation du courrier entrant
- Enregistrement et affranchissement du courrier sortant
- Planification de rendez-vous pour les élus
- Rédaction et mise en forme de courriers
- Commande et gestion des stocks de fournitures administratives
Ponctuellement et en fonction des besoins du service, vous venez en appui du responsable de service (période de recensement, élections…). Vous assurez la continuité du service en l’absence du responsable. Vous participez activement aux actions proposées par le responsable de service dans le cadre de l’amélioration continue du service.
- Accueil physique et téléphonique des usagers
- Renseignements de premier niveau
- Orientation vers les différents services
Gestion de l’état civil :
- Tenue et gestion des registres
- Rédaction des actes (reconnaissances, mariages, décès …)
- Prise en charge et suivi des dossiers de mariage et de PACS
- Traitement de l’ensemble des demandes tenant à l’état civil (délivrance d’actes, création / mise à jour des livrets de famille, avis de mention, suivi des divorces / changements de régime matrimonial, changement de nom…)
Affaires funéraires - Cimetière :
- Rédaction des actes de concession et suivi des concessions (échéance / renouvellement)
- Suivi et délivrance des diverses autorisations (demande de travaux, permis d’inhumer …)
- Relations avec les pompes funèbres
- Mise à jour des données dans le logiciel cimetière
Recensement citoyen :
- Information des usagers
- Instruction et transmission des dossiers
Inscriptions scolaires et périscolaires :
- Saisie des demandes d’inscriptions scolaires
- Recueil et transmission des dossiers d’inscription périscolaire à la structure d’accueil
Secrétariat :
- Ventilation du courrier entrant
- Enregistrement et affranchissement du courrier sortant
- Planification de rendez-vous pour les élus
- Rédaction et mise en forme de courriers
- Commande et gestion des stocks de fournitures administratives
Ponctuellement et en fonction des besoins du service, vous venez en appui du responsable de service (période de recensement, élections…). Vous assurez la continuité du service en l’absence du responsable. Vous participez activement aux actions proposées par le responsable de service dans le cadre de l’amélioration continue du service.
Profils recherchés
▪ Expertise technique et légale dans les domaines de l’état civil et du funéraire
▪ Maîtrise des logiciels Eternité et Siècle de LOGITUD serait un plus
▪ Maîtrise des règles de fonctionnement d’une collectivité
▪ Maîtrise de l’outil informatique
• Capacité d’écoute
- Sens du service public
- Confidentialité
• Esprit d’équipe
• Adaptabilité
• Permanence un samedi matin sur trois
• Permanence un soir par semaine
• Présence requise les dimanches de scrutin
▪ Maîtrise des logiciels Eternité et Siècle de LOGITUD serait un plus
▪ Maîtrise des règles de fonctionnement d’une collectivité
▪ Maîtrise de l’outil informatique
• Capacité d’écoute
- Sens du service public
- Confidentialité
• Esprit d’équipe
• Adaptabilité
• Permanence un samedi matin sur trois
• Permanence un soir par semaine
• Présence requise les dimanches de scrutin
Contact et modalités de candidature
Contact
0231973271
Informations complémentaires
Renseignements et/ou candidature (CV, lettre de motivation) à adresser à : mairie@lucsurmer.fr pour le 15/02/2025 au plus tard. Votre courriel aura pour objet "Candidature au poste d'Assistant(e) administratif(ve)".
Adresse de l'employeur
LUC SUR MER
>Mairie - CS 40002
14531 LUC SUR MER
>Mairie - CS 40002
14531 LUC SUR MER
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.