Chargé.e d'accueil Point Info 14- France Services/ Assistant.e de direction
Offre n° O014240910000519
Publiée le 10/09/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
4 Rue du Colonel A. Beltrame, Évrecy (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
11/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein du Pôle Moyens généraux/Services à la population et sous la responsabilité hiérarchique de la DGA, le poste est décomposé comme suit:
Point info 14 / France Services (24/35ème) :
L'agent accompagne les usagers dans leurs démarches administratives.
Assistanat de direction (11/35ème) :
L'agent apporte une aide permanente à la direction générale en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Point info 14 / France Services (24/35ème) :
L'agent accompagne les usagers dans leurs démarches administratives.
Assistanat de direction (11/35ème) :
L'agent apporte une aide permanente à la direction générale en termes de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Missions point info 14/France Services
• Accueil physique et téléphonique des usagers
- Accueillir le public avec amabilité
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir aux situations d’urgence avec pertinence
- Conserver objectivité et neutralité face aux situations
- S’adapter au public de cultures différentes
• Identification et qualification des demandes
- Assurer le premier niveau d’information des usagers et prendre en charge les demandes qui ne nécessitent pas de rendez-vous
- Gérer l’usage des postes informatiques en libre-service/accompagner les usagers si nécessaires
- Identifier la nature et le degré d’urgence de la demande
- Prise des rendez-vous pour l’agent référent France Services
- Renseigner les statistiques des activités du service
• Accompagnement dans les démarches administratives
- Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
- Aide à la réalisation des démarches administratives dématérialisées
Missions assistanat de direction :
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser la réception, diffusion, le classement et l’archivage dématérialisé des dossiers, courriers, conventions…
- Gestion du courrier entrant et sortant
• Préparation et suivi du conseil communautaire
- Mise en forme du rapport de présentation, envoi des convocations et documents.
- En lien avec la direction transmission aux différents services pour suite à donner.
- Mise en ligne du procès-verbal, de la liste des délibérations et les délibérations.
• Transmission des actes administratifs et réglementaire au contrôle de légalité en préfecture via ACTES (sauf actes RH),
• Organisation et planification des réunions
- Gérer le planning des réunions (conseils communautaire, commissions, conférences des maires, rencontres secrétaires de mairie, réunions diverses…).
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction
- Respecter les délais de transmission des convocations et documents avant les réunions.
- Envoi des comptes rendus des diverses instances.
• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
• Accueil physique et téléphonique des usagers
- Accueillir le public avec amabilité
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir aux situations d’urgence avec pertinence
- Conserver objectivité et neutralité face aux situations
- S’adapter au public de cultures différentes
• Identification et qualification des demandes
- Assurer le premier niveau d’information des usagers et prendre en charge les demandes qui ne nécessitent pas de rendez-vous
- Gérer l’usage des postes informatiques en libre-service/accompagner les usagers si nécessaires
- Identifier la nature et le degré d’urgence de la demande
- Prise des rendez-vous pour l’agent référent France Services
- Renseigner les statistiques des activités du service
• Accompagnement dans les démarches administratives
- Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
- Aide à la réalisation des démarches administratives dématérialisées
Missions assistanat de direction :
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser la réception, diffusion, le classement et l’archivage dématérialisé des dossiers, courriers, conventions…
- Gestion du courrier entrant et sortant
• Préparation et suivi du conseil communautaire
- Mise en forme du rapport de présentation, envoi des convocations et documents.
- En lien avec la direction transmission aux différents services pour suite à donner.
- Mise en ligne du procès-verbal, de la liste des délibérations et les délibérations.
• Transmission des actes administratifs et réglementaire au contrôle de légalité en préfecture via ACTES (sauf actes RH),
• Organisation et planification des réunions
- Gérer le planning des réunions (conseils communautaire, commissions, conférences des maires, rencontres secrétaires de mairie, réunions diverses…).
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction
- Respecter les délais de transmission des convocations et documents avant les réunions.
- Envoi des comptes rendus des diverses instances.
• Intégrer les priorités de la direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
• Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
Profils recherchés
BTS assistant.e de direction impératif
Expérience exigée de 5 ans dans la FPT et dans l'accueil du public
Savoirs socioprofessionnels
• Techniques d’accueil, règles de communication
• Techniques de régulation
• Techniques de classement de documents dans un environnement dématérialisé
• Techniques de recherche d’information
• Techniques de gestion de planning
• Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
• Tableaux de bords et outils de planification et suivi
Savoirs généraux
• Organisation de l’établissement public
• Contexte et enjeux de la structure
• Fonctionnement et rôle des autres collectivités
• Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Savoir-être:
• Patient et à l’écoute
• Savoir travailler en équipe
• Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
• Avoir le sens de l’organisation et des priorités
• Être réactif
• Être rigoureux et précis
• Respecter la confidentialité des informations des usagers
• Respecter les obligations de discrétion, de réserve et de neutralité
Expérience exigée de 5 ans dans la FPT et dans l'accueil du public
Savoirs socioprofessionnels
• Techniques d’accueil, règles de communication
• Techniques de régulation
• Techniques de classement de documents dans un environnement dématérialisé
• Techniques de recherche d’information
• Techniques de gestion de planning
• Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
• Fonctionnement des services de la collectivité
• Règles de l’expression orale et écrite de qualité
• Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
• Tableaux de bords et outils de planification et suivi
Savoirs généraux
• Organisation de l’établissement public
• Contexte et enjeux de la structure
• Fonctionnement et rôle des autres collectivités
• Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
Savoir-être:
• Patient et à l’écoute
• Savoir travailler en équipe
• Faire preuve de capacités relationnelles et de communication
• Avoir le sens de l’organisation et des priorités
• Être réactif
• Être rigoureux et précis
• Respecter la confidentialité des informations des usagers
• Respecter les obligations de discrétion, de réserve et de neutralité
Contact et modalités de candidature
Contact
0231731198
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre lettre de motivation et votre CV à l'attention de Monsieur le Président à l'adresse mail suivante: candidature@vallees-orne-odon.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.