Assistant de direction (H/F)
Offre n° O013250409001043
Publiée le 09/04/2025
Synthèse de l'offre
Rejoignez les équipes de la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur, territoire unique entre mer et montagne, ouvert sur le monde et le patrimoine millénaire de la Méditerranée.
Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d'une collectivité d'avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur !
Au sein d'une administration dynamique, dotée de multiples compétences, vous participerez à une action publique entreprenante, toujours au plus proche de ses usagers et soucieuse de préserver son territoire et sa culture emblématiques.
Au cœur d'une collectivité d'avenir, plus simple, plus accessible et plus lisible, vous bénéficierez de parcours professionnels évolutifs et dynamiques et de conditions de travail toujours plus innovantes et agiles.
Venez construire le Sud de demain avec la Région Sud Provence-Alpes-Côte d'Azur !
Lieu de travail
27 Place Jules Guesde, Marseille (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
08/06/2025
Date limite de candidature
14/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assistant de direction (H/F)
Missions / conditions d'exercice
Missions
Sous l’autorité du directeur et du directeur adjoint-directeur délégué :
-Assister aux quotidiens les directeurs dans leurs missions-
Prendre en charge pour l’ensemble des services les missions transversales permettant d’assurer le bon fonctionnement de la direction.
Activités
Pour le directeur et le directeur adjoint-délégué :
Transmettre et suivre les consignes et les commandes descendantes (fiches, notes, discours, bilans de gestion, rapports...)
Gérer des listes de tâches, rendre compte de leur avancement Trier, classer et archiver les documents
Gérer et coordonner les agendas des directeurs, programmer des réunions Suivre les RTT, congés et absences des agents rattachés à la direction
Aider à la préparation et la gestion des entretiens professionnels.
Gérer les déplacements et missions des directeurs
Suivi GITT (niveau direction)
Pour l’ensemble des services :
Accueillir et renseigner les visiteurs, les orienter vers les services/personne compétente Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, répondre à certains appels Tenir de l'organigramme de la direction.
Rédiger les comptes-rendus des réunions de direction
Suivi des courriers arrivés dans ELISE et répartition vers les services Recueil des éléments et mise en forme de l’ensemble des courriers sortants enrôlés dans ELISE, rédaction de courriers simples
Production de documents :
assemblage et mise en forme de textes provenant des services (fiches transversales...)
Gestion des véhicules mutualisés
Contribution à l’animation et aux chantiers transversaux :
Travailler en étroite liaison avec le SFAO, la MQT, le SFGI et le SPEE pour la diffusion de l’information, la programmation de réunion et l’animation de démarches transversales. Contribuer à l’instruction de dossiers de la DAMOR :
Être en capacité d’appuyer les équipes pour des missions spécifiques : suivi des sessions et rapport (Posactes), traitement des subventions ou commandes simples (ASTRE). L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Sous l’autorité du directeur et du directeur adjoint-directeur délégué :
-Assister aux quotidiens les directeurs dans leurs missions-
Prendre en charge pour l’ensemble des services les missions transversales permettant d’assurer le bon fonctionnement de la direction.
Activités
Pour le directeur et le directeur adjoint-délégué :
Transmettre et suivre les consignes et les commandes descendantes (fiches, notes, discours, bilans de gestion, rapports...)
Gérer des listes de tâches, rendre compte de leur avancement Trier, classer et archiver les documents
Gérer et coordonner les agendas des directeurs, programmer des réunions Suivre les RTT, congés et absences des agents rattachés à la direction
Aider à la préparation et la gestion des entretiens professionnels.
Gérer les déplacements et missions des directeurs
Suivi GITT (niveau direction)
Pour l’ensemble des services :
Accueillir et renseigner les visiteurs, les orienter vers les services/personne compétente Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, répondre à certains appels Tenir de l'organigramme de la direction.
Rédiger les comptes-rendus des réunions de direction
Suivi des courriers arrivés dans ELISE et répartition vers les services Recueil des éléments et mise en forme de l’ensemble des courriers sortants enrôlés dans ELISE, rédaction de courriers simples
Production de documents :
assemblage et mise en forme de textes provenant des services (fiches transversales...)
Gestion des véhicules mutualisés
Contribution à l’animation et aux chantiers transversaux :
Travailler en étroite liaison avec le SFAO, la MQT, le SFGI et le SPEE pour la diffusion de l’information, la programmation de réunion et l’animation de démarches transversales. Contribuer à l’instruction de dossiers de la DAMOR :
Être en capacité d’appuyer les équipes pour des missions spécifiques : suivi des sessions et rapport (Posactes), traitement des subventions ou commandes simples (ASTRE). L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.
L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.
Profils recherchés
Savoirs théoriques complémentaires -
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales-
Méthodes et outils de pilotage et de planification-
Connaissance des logiciels de gestion-
Connaissance des process administratifs de la Région-
Droits et obligations des agents de la fonction publique
Savoir faire -
Maîtrise des outils de bureautique-
Aisance rédactionnelle et orale-
Rigueur-
Capacité d’analyse et de compréhension des situations
Savoir être -
Sens du service public-
Autonomie dans l'organisation du travail-
Esprit d'initiative-
Capacité à anticiper, à établir les priorités et à respecter les délais-
Sens du travail en équipe, qualités relationnelles, écoute-
Discrétion et confidentialité-
Capacité d'adaptation aux changements
FORMATIONS ET DIPLÔMES
bac +2 (spécialité secrétariat ou compta.)
Permis B obligatoire
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales-
Méthodes et outils de pilotage et de planification-
Connaissance des logiciels de gestion-
Connaissance des process administratifs de la Région-
Droits et obligations des agents de la fonction publique
Savoir faire -
Maîtrise des outils de bureautique-
Aisance rédactionnelle et orale-
Rigueur-
Capacité d’analyse et de compréhension des situations
Savoir être -
Sens du service public-
Autonomie dans l'organisation du travail-
Esprit d'initiative-
Capacité à anticiper, à établir les priorités et à respecter les délais-
Sens du travail en équipe, qualités relationnelles, écoute-
Discrétion et confidentialité-
Capacité d'adaptation aux changements
FORMATIONS ET DIPLÔMES
bac +2 (spécialité secrétariat ou compta.)
Permis B obligatoire
Contact et modalités de candidature
Contact
0491575057
Informations complémentaires
Nous vous remercions de bien vouloir candidater en ligne en joignant votre CV et votre lettre de motivation.
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- en indiquant la référence : VV JM 9228 BIS avant le 14/05/2025 à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 Marseille
Si toutefois vous ne souhaitez pas candidater en ligne vous pouvez nous transmettre votre candidature par voie postale.
Adresser lettre de motivation + curriculum vitae détaillé + arrêté de situation administrative et attestation de réussite à concours si vous êtes lauréat-e- en indiquant la référence : VV JM 9228 BIS avant le 14/05/2025 à :
Monsieur le Président du Conseil Régional Provence Alpes Côte d'Azur
Direction des Ressources Humaines
Hôtel de la Région
27, Place Jules Guesde
13481 Marseille
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.