Missions du poste :
• Activités et tâches liées à la coordination et à la gestion des agendas du pôle
- Gestion de l’agenda du directeur du pôle et de l’ensemble des agents : planification des réunions et rendez-vous, organisation matérielle des réunions ;
- Secrétariat : rédaction de notes et courriers pour le directeur, préparation et suivi administratif des réunions et des commissions thématiques (recueil des éléments, constitution de dossiers, rédaction des comptes rendus, feuille d’émargement) ;
- Aider à l’organisation des déplacements de la direction et des chargés de missions.

• Activités et tâches liées à l’accueil physique et téléphonique du pôle :
- Accueil physique et téléphonique ;
- Appliquer les règles de communication et de protocole ;
- Orienter vers les personnes, services ou partenaires compétents.

• Activités et tâches liées au secrétariat et à la gestion administrative du pôle :
- Garantir le respect des procédures internes et la coordination avec les assistantes administratives de la direction générale ;
- Gérer le courrier entrant (enregistrement et diffusion aux services du courrier arrivé),
- Suivre le courrier départ (alertes aux services sur le délai de réponse, numérotation, mise en forme et relecture des courriers avant la mise au parapheur) et gérer les parapheurs de courriers ;
- Reprographier pour les instances ;
- Gérer les commandes de fournitures du pôle ;
- Réaliser le classement et l’archivage des dossiers ;
- S’assurer du respect des procédures comptables/budgétaires (engagements, factures…);
- Assurer la gestion administrative et comptable des demandes de subvention ou des réponses aux appels à projet et autres dossiers ;
- Suivre la gestion administrative et financière des contrats, marchés, conventions du service ;
- Recueillir et transmettre les éléments nécessaires à la valorisation des CEE.

• Activités et tâches liées à l’organisation, à la gestion et à la diffusion d’informations
- Assister l’équipe pour l’organisation d’événements (salons, événements thématiques, animation, etc.) ;
- Venir en appui sur la communication relative aux divers événements et actions portées par le pôle (aide à l’élaboration de supports de communication…) ;
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations via différents canaux;
- Aider à l’organisation du rapport d’activités, des magazines intercommunaux et autres supports de l’agglomération.

Dans le prolongement des tâches administratives vous aurez en charge un certain nombre de tâches d’accompagnement et d’animation en matière de développement durable qui comprennent notamment :

• Accompagnement et animation territoriale :

- Soutenir la communauté d'agglomération et les communes dans la promotion de l'alimentation durable conformément à la loi Egalim et de l'éducation à l’environnement ;
- Mettre en œuvre des actions de développement durable au quotidien, sensibiliser habitants, agents, entreprises et partenaires en coordination avec les autres services ;
- Organiser des événements, formations et journées d'information, tout en renforçant les collaborations avec les communes, associations environnementales et partenaires institutionnels.
En fonction des besoins et de l’intérêt du service, l'agent peut être positionné sur des missions complémentaires dans le respect de celles prévues à son cadre d’emplois.