Responsable accueil secrétariat
Offre n° O013241218000178
Publiée le 18/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville des Pennes-Mirabeau, dans les Bouches du Rhône, est située entre Aix-en-Provence et Marseille.
Sa population de 21 400 habitants s'étend entre plaines agricoles et urbaines.
Lieu de travail
Les Pennes-Mirabeau (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
03/03/2025
Date limite de candidature
07/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Rémunération indicative
R
Descriptif de l'emploi
RESPONSABLE ACCUEIL – SECRETARIAT
DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES
DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES
Missions / conditions d'exercice
Gestion du secrétariat de la direction
Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports techniques, bilans d’activités, et autres documents pour le directeur, les responsables de pôles
Organiser l’agenda de la direction (prise de rendez-vous, planification et mise en place des réunions) et assurer le suivi des échéances importantes
Préparer et suivre les dossiers pour les instances municipales (commissions, conseils municipaux, etc)
Gérer les relations avec les usagers, les prestataires, les partenaires extérieurs, et les élus
Répondre aux sollicitations, orienter les demandes, et fournir des informations sur les projets et travaux en cours
Coordination administrative des services techniques
Encadrer et coordonner l’équipe administrative en charge des services techniques
Préparer les réunions internes et externes (ordre du jour, convocation, documents supports)
Rédiger les comptes rendus et s’assurer de la mise en œuvre des décisions prises
Assister le directeur dans le suivi des dossiers abordés lors des réunions
Gestion des ressources humaines du service technique
Suivre l’administration du personnel technique (plannings, congés, absences, dossiers de formation).
Assurer le lien avec le service des ressources humaines pour le suivi des dossiers individuels.
Appui à la communication et valorisation des projets techniques
Coordonner la communication sur les travaux et projets techniques (notes d’information, publications)
Réaliser des bilans périodiques pour informer la hiérarchie ou les élus sur l’état d’avancement des projets
Collaborer avec le service communication pour valoriser les projets réalisés par le service technique
Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports techniques, bilans d’activités, et autres documents pour le directeur, les responsables de pôles
Organiser l’agenda de la direction (prise de rendez-vous, planification et mise en place des réunions) et assurer le suivi des échéances importantes
Préparer et suivre les dossiers pour les instances municipales (commissions, conseils municipaux, etc)
Gérer les relations avec les usagers, les prestataires, les partenaires extérieurs, et les élus
Répondre aux sollicitations, orienter les demandes, et fournir des informations sur les projets et travaux en cours
Coordination administrative des services techniques
Encadrer et coordonner l’équipe administrative en charge des services techniques
Préparer les réunions internes et externes (ordre du jour, convocation, documents supports)
Rédiger les comptes rendus et s’assurer de la mise en œuvre des décisions prises
Assister le directeur dans le suivi des dossiers abordés lors des réunions
Gestion des ressources humaines du service technique
Suivre l’administration du personnel technique (plannings, congés, absences, dossiers de formation).
Assurer le lien avec le service des ressources humaines pour le suivi des dossiers individuels.
Appui à la communication et valorisation des projets techniques
Coordonner la communication sur les travaux et projets techniques (notes d’information, publications)
Réaliser des bilans périodiques pour informer la hiérarchie ou les élus sur l’état d’avancement des projets
Collaborer avec le service communication pour valoriser les projets réalisés par le service technique
Profils recherchés
Expertise en gestion administrative et connaissance des collectivités territoriales
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques (word, excel, power point, MS Project, courrier, GRH, atal)
Capacités de management, coordination et gestion d’équipe
Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités
Aptitudes relationnelles et rédactionnelles
Maîtrise des règles d’archivage et de classement
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques (word, excel, power point, MS Project, courrier, GRH, atal)
Capacités de management, coordination et gestion d’équipe
Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités
Aptitudes relationnelles et rédactionnelles
Maîtrise des règles d’archivage et de classement
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Mairie des Pennes Mirabeau
Service des Ressources Humaines
BP 28
13758 les Pennes Mirabeau
Service des Ressources Humaines
BP 28
13758 les Pennes Mirabeau
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.