ASSISTANTE CHEF DE PÔLE TECHNIQUE
Offre n° O013241018000468
Publiée le 18/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6 Boulevard de la République, Lambesc (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattachée hiérarchiquement au Chef de Pôle Technique, les missions principales sont les suivantes:
• Assiste le Chef de pôle et ses collaborateurs dans le traitement et le suivi de dossiers spécifiques
• Apporte une assistance permanente au Chef de pôle en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'alerte et d'accueil
• Gère et suit de manière autonome certains dossiers liés à l'activité du Chef de pôle
• Est un relais entre les différents agents, les directions, les services et les élus pour la transmission et la remontée d'informations auprès de son supérieur hiérarchique
• Assure l'interface avec les interlocuteurs internes et externes
• Assiste le Chef de pôle et ses collaborateurs dans le traitement et le suivi de dossiers spécifiques
• Apporte une assistance permanente au Chef de pôle en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'alerte et d'accueil
• Gère et suit de manière autonome certains dossiers liés à l'activité du Chef de pôle
• Est un relais entre les différents agents, les directions, les services et les élus pour la transmission et la remontée d'informations auprès de son supérieur hiérarchique
• Assure l'interface avec les interlocuteurs internes et externes
Missions / conditions d'exercice
Activités principales:
• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de direction
• Recherche et diffusion d'informations
• Organisation permanente de la vie professionnelle du Chef de Pôle "
• Organisation et planification des réunions
• Gestion et suivi du courrier
• Suivi des projets et activités du pôle
• Planification des absences
• Suivi administratif et financier des marchés liés au Pôle
• Gestion budgétaire du service administratif et suivi budgétaire de l'ensemble des services du Pôle
• Suivi administratif et établissement d'arrêtés municipaux
• Gestion des interventions
• Relations avec les fournisseurs et traitement des bons de commande
• Communication avec les différents services et les agents du Pôle
• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et administratifs
• Accueil physique et téléphonique du secrétariat de direction
• Recherche et diffusion d'informations
• Organisation permanente de la vie professionnelle du Chef de Pôle "
• Organisation et planification des réunions
• Gestion et suivi du courrier
• Suivi des projets et activités du pôle
• Planification des absences
• Suivi administratif et financier des marchés liés au Pôle
• Gestion budgétaire du service administratif et suivi budgétaire de l'ensemble des services du Pôle
• Suivi administratif et établissement d'arrêtés municipaux
• Gestion des interventions
• Relations avec les fournisseurs et traitement des bons de commande
• Communication avec les différents services et les agents du Pôle
• Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques et administratifs
Profils recherchés
Savoirs:
• Organisation et services de la collectivité
• Règles de fonctionnement, missions, activités, procédures, circuits et partenaires de la collectivité
• Compétences en organisation et gestion du temps
• Orientations stratégiques et projets des Services Techniques
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire, connaissance des normes rédactionnelles
• Règles internes de la commande publique (fondamentaux)
• Principes rédactionnels des documents administratifs (note de synthèse, compte rendu…)
• Techniques et outils de communication
• Techniques et outils de gestion budgétaire
• Tableaux de bord, outils de planification et suivi (Maîtrise de la construction d’outils de reporting, de planification, de suivi et de tableaux de bord)
• Maîtrise de l’organisation d’événements et des protocoles
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage, et des techniques de numérisation
• Techniques de secrétariat (prise de note)
Savoir-faire:
• Accueillir le public avec amabilité
• S’adapter aux différents interlocuteurs (comportement, communication) en garantissant la même qualité d’accueil à chacun
• Utiliser les applications bureautiques et informatiques liées à son activité et en particulier SOLON, Post Office, Act Office, SIG et le Pack Office (Word, Excel, Publisher, Powerpoint)
• Maîtriser l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, doodle…)
• Etablir une relation de confiance avec le Chef de pôle et ses collaborateurs
• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers, note, compte rendu, délibérations, décisions, arrêtés municipaux…
• Elaborer, organiser, maintenir un classement et une documentation accessibles à tous
• Respecter les délais de transmission des documents et informations
• Identifier les sources d'information pertinentes et savoir les exploiter
• Proposer des améliorations de fonctionnement et/ou des procédures
• Organiser et planifier son activité en fonction des priorités
Savoir-être:
• Rigueur et organisation
• Discrétion, confidentialité
• Capacité d'adaptation et de priorisation
• Esprit d'initiative
• Réactivité, dynamisme, rapidité d'exécution
• Polyvalence
• Autonomie et esprit de collaboration
• Diplomatie, courtoisie, aisance relationnelle, sens de l'écoute et de la communication
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Sens du service public
• Respect de la hiérarchie
• Ponctualité
• Disponibilité
• Organisation et services de la collectivité
• Règles de fonctionnement, missions, activités, procédures, circuits et partenaires de la collectivité
• Compétences en organisation et gestion du temps
• Orientations stratégiques et projets des Services Techniques
• Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire, connaissance des normes rédactionnelles
• Règles internes de la commande publique (fondamentaux)
• Principes rédactionnels des documents administratifs (note de synthèse, compte rendu…)
• Techniques et outils de communication
• Techniques et outils de gestion budgétaire
• Tableaux de bord, outils de planification et suivi (Maîtrise de la construction d’outils de reporting, de planification, de suivi et de tableaux de bord)
• Maîtrise de l’organisation d’événements et des protocoles
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
• Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage, et des techniques de numérisation
• Techniques de secrétariat (prise de note)
Savoir-faire:
• Accueillir le public avec amabilité
• S’adapter aux différents interlocuteurs (comportement, communication) en garantissant la même qualité d’accueil à chacun
• Utiliser les applications bureautiques et informatiques liées à son activité et en particulier SOLON, Post Office, Act Office, SIG et le Pack Office (Word, Excel, Publisher, Powerpoint)
• Maîtriser l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, doodle…)
• Etablir une relation de confiance avec le Chef de pôle et ses collaborateurs
• Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers, note, compte rendu, délibérations, décisions, arrêtés municipaux…
• Elaborer, organiser, maintenir un classement et une documentation accessibles à tous
• Respecter les délais de transmission des documents et informations
• Identifier les sources d'information pertinentes et savoir les exploiter
• Proposer des améliorations de fonctionnement et/ou des procédures
• Organiser et planifier son activité en fonction des priorités
Savoir-être:
• Rigueur et organisation
• Discrétion, confidentialité
• Capacité d'adaptation et de priorisation
• Esprit d'initiative
• Réactivité, dynamisme, rapidité d'exécution
• Polyvalence
• Autonomie et esprit de collaboration
• Diplomatie, courtoisie, aisance relationnelle, sens de l'écoute et de la communication
• Esprit de synthèse et d’analyse
• Sens du service public
• Respect de la hiérarchie
• Ponctualité
• Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0442579577
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) à l'attention de Monsieur le Maire à l'adresse suivante:
Mairie de Lambesc
6 Boulevard de la République
13410 LAMBESC
Ou par mail: ressources.humaines@lambesc.fr
Mairie de Lambesc
6 Boulevard de la République
13410 LAMBESC
Ou par mail: ressources.humaines@lambesc.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE LAMBESC
>6 Boulevard de la République
13410 LAMBESC
>6 Boulevard de la République
13410 LAMBESC
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.