secrétaire des services juridiques et agent du service assemblée et domanialité publique
Offre n° O013241011000229
Publiée le 11/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Avenue René Cassin, Fos-sur-Mer (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
23/11/2024
Date limite de candidature
15/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) à la direction des services juridiques, le/la secrétaire de direction sera en charge d’assurer les tâches de secrétariat, de rédaction de courriers, d’accueil téléphonique et physique des administrés ou services, la bonne tenue et l’organisation des dossiers, registres et recueils de la direction des services juridiques, y incluant le soutien aux 5 services de la direction.
Il/elle participe au bon fonctionnement des conseils municipaux et assure la rédaction des actes préparatoires en découlant
Il/elle participe à la rédaction des divers actes communaux et en assure la gestion administrative (décisions, conventions, arrêtés, notification, affichage…) et participe également à la gestion administrative des régies communales.
Il/elle participe au bon fonctionnement des conseils municipaux et assure la rédaction des actes préparatoires en découlant
Il/elle participe à la rédaction des divers actes communaux et en assure la gestion administrative (décisions, conventions, arrêtés, notification, affichage…) et participe également à la gestion administrative des régies communales.
Missions / conditions d'exercice
En lien et sous le contrôle de la directrice des services juridiques
• Rédaction des courriers basiques aux administrés, mise en forme des correspondances (respect de la charte), suivi de parapheurs et des courriers,
• Mise à jour et suivi du tableau des dossiers en cours
• Gestion de l’agenda et coordination de prise de réunions en interne ou en externe (experts…)
• Rédaction de comptes rendus de réunions
• Rangement des courriers dans les classeurs et dossiers appropriés
• Bonne tenue des dossiers numérisés (important travail d’ordonnancement, de mise à jour, implique le maintien ou création de nouveaux liens hypertextes)
• Récolte de renseignements et coordination auprès des directions (garage, DRH, Pôle Développement… et en soutien si nécessaires des agents gestionnaires)
• Notification des actes, récole des pièces annexes éventuelles et préparation des éléments nécessaires à leur signature (identité des parties…)
• Copies des actes et courriers
• Pré gestion des archives (tri des dossiers, enlever les trombones, agrafes…)
• Veille à la bonne tenue matérielle des dossiers, notamment à mise à jour des dossiers contentieux sous la directive de la directrice ou de la cheffe de service
• Accueil téléphonique de la direction (récupération des appels non fléchés) et accueil des visiteurs
• Transcription des demandes de congé des agents mis à disposition
• Soutien au suivi de l’exécution du budget réalisé par les chefs de service
• Gestion de fournitures
• Gestion de la facturation des services juridiques (établissement des bons de commandes, échanges avec les prestataires pour obtenir les éléments nécessaires à l’établissement et au règlement de la facturation, dont établissement, en lien avec la directrice ou la cheffe de service, des conventions d’honoraires avec les prestataires comme les auxiliaires de justice (avocats, huissiers…)
• Participation à la préparation des opérations électorales (mission ponctuelle)
En lien et sous le contrôle de la cheffe du service des assemblées et de la domanialité publique
Organisation et préparation des séances du conseil municipal
Participer à l’organisation des séances du conseil municipal, en assurer le secrétariat, rédiger et suivre les actes préparatoires et ceux en découlant. (ordre du jour, notes explicatives de synthèse, délibérations, compte-rendu et procès-verbal)
En cas de besoin, assister aux séances du conseil municipal
Rédaction d’actes administratifs
Assurer l’élaboration et le traitement des décisions du Maire et conventions, et en assurer la gestion administrative (notification, affichage…)
En l’absence de l’agent affecté au sein de la domanialité, participer aux réunions de la cellule arrêtée ainsi qu’élaborer et traiter les arrêtés municipaux
Missions administratives
Assurer la télétransmission en sous-préfecture des actes administratifs communaux
Participer à l’élaboration des registres administratifs
Assurer la transmission des actes administratifs réglementaires
Assurer la tenue des archives du service
• Rédaction des courriers basiques aux administrés, mise en forme des correspondances (respect de la charte), suivi de parapheurs et des courriers,
• Mise à jour et suivi du tableau des dossiers en cours
• Gestion de l’agenda et coordination de prise de réunions en interne ou en externe (experts…)
• Rédaction de comptes rendus de réunions
• Rangement des courriers dans les classeurs et dossiers appropriés
• Bonne tenue des dossiers numérisés (important travail d’ordonnancement, de mise à jour, implique le maintien ou création de nouveaux liens hypertextes)
• Récolte de renseignements et coordination auprès des directions (garage, DRH, Pôle Développement… et en soutien si nécessaires des agents gestionnaires)
• Notification des actes, récole des pièces annexes éventuelles et préparation des éléments nécessaires à leur signature (identité des parties…)
• Copies des actes et courriers
• Pré gestion des archives (tri des dossiers, enlever les trombones, agrafes…)
• Veille à la bonne tenue matérielle des dossiers, notamment à mise à jour des dossiers contentieux sous la directive de la directrice ou de la cheffe de service
• Accueil téléphonique de la direction (récupération des appels non fléchés) et accueil des visiteurs
• Transcription des demandes de congé des agents mis à disposition
• Soutien au suivi de l’exécution du budget réalisé par les chefs de service
• Gestion de fournitures
• Gestion de la facturation des services juridiques (établissement des bons de commandes, échanges avec les prestataires pour obtenir les éléments nécessaires à l’établissement et au règlement de la facturation, dont établissement, en lien avec la directrice ou la cheffe de service, des conventions d’honoraires avec les prestataires comme les auxiliaires de justice (avocats, huissiers…)
• Participation à la préparation des opérations électorales (mission ponctuelle)
En lien et sous le contrôle de la cheffe du service des assemblées et de la domanialité publique
Organisation et préparation des séances du conseil municipal
Participer à l’organisation des séances du conseil municipal, en assurer le secrétariat, rédiger et suivre les actes préparatoires et ceux en découlant. (ordre du jour, notes explicatives de synthèse, délibérations, compte-rendu et procès-verbal)
En cas de besoin, assister aux séances du conseil municipal
Rédaction d’actes administratifs
Assurer l’élaboration et le traitement des décisions du Maire et conventions, et en assurer la gestion administrative (notification, affichage…)
En l’absence de l’agent affecté au sein de la domanialité, participer aux réunions de la cellule arrêtée ainsi qu’élaborer et traiter les arrêtés municipaux
Missions administratives
Assurer la télétransmission en sous-préfecture des actes administratifs communaux
Participer à l’élaboration des registres administratifs
Assurer la transmission des actes administratifs réglementaires
Assurer la tenue des archives du service
Profils recherchés
Vous connaissez les principes de base issus des articles du Code Général des Collectivités Territoriales et du Code Général de la Propriété des personnes Publique nécessaires à la rédaction des actes administratifs.
Vous maîtrisez les logiciels de bureautique (word, excel) et possédez d’excellentes qualités rédactionnelles.
Vous avez une bonne maîtrise des applications métier (E-Achat, E-Facture, E-Atal…).
Rigoureux(se), vous êtes organisé(e), vous êtes fort(e) de proposition et savez donner de l’impulsion à votre travail.
Vous possédez des qualités relationnelles avérées et possédez un grand sens du service public.
Vous maîtrisez les logiciels de bureautique (word, excel) et possédez d’excellentes qualités rédactionnelles.
Vous avez une bonne maîtrise des applications métier (E-Achat, E-Facture, E-Atal…).
Rigoureux(se), vous êtes organisé(e), vous êtes fort(e) de proposition et savez donner de l’impulsion à votre travail.
Vous possédez des qualités relationnelles avérées et possédez un grand sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV à l'attention de M. le Maire - Hôtel de ville
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE FOS-SUR-MER
>Avenue René Cassin
13270 FOS-SUR-MER
>Avenue René Cassin
13270 FOS-SUR-MER
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.