AGENT ACCUEIL ET ADMINISTRATIF
Offre n° O013241002000963
Publiée le 02/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rond Point des Messageries Maritimes, La Ciotat (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
01/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences.
Missions / conditions d'exercice
Activités du poste :
Traitement des dossiers et saisie de documents
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
- Exécuter et suivre l’ensemble des procédures et des décisions administratives dont les aspects juridiques sont prégnant.
- Suivre les DOC /DAACT aux services concernés
- Répondre aux notaires
- Transmettre les demandes d’assainissement et alignement aux services concernés.
- Gérer l’agenda du CAUE 13
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle, COS
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Traitement des dossiers et saisie de documents
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
Enregistrer ou saisir des données informatiques
Accueil physique et téléphonique du public
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Rechercher et diffuser des informations
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
- Exécuter et suivre l’ensemble des procédures et des décisions administratives dont les aspects juridiques sont prégnant.
- Suivre les DOC /DAACT aux services concernés
- Répondre aux notaires
- Transmettre les demandes d’assainissement et alignement aux services concernés.
- Gérer l’agenda du CAUE 13
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle, COS
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Profils recherchés
APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
- Maîtriser les techniques de secrétariat, d’accueil et de communication
- Gestion des relations interpersonnelles (diplomatie, gestion des conflits)
- Aisance informatique
- Confidentialité et discrétion
FORMATION(S) REQUISE(S)
- Progiciel de gestion (word, excel)
- Principes et gestion d’un secrétariat
- Culture territoriale
- Maîtriser les techniques de secrétariat, d’accueil et de communication
- Gestion des relations interpersonnelles (diplomatie, gestion des conflits)
- Aisance informatique
- Confidentialité et discrétion
FORMATION(S) REQUISE(S)
- Progiciel de gestion (word, excel)
- Principes et gestion d’un secrétariat
- Culture territoriale
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Liste des pièces requises pour adresser une candidature.
Pour les agents-es titulaires de la fonction publique :
CV, LM, les copies de diplômes, les derniers arrêtés (nomination, avancement), les deux derniers entretiens professionnels.
Pour les agents-es contractuels-les :
CV, LM, les copies de diplômes.
NB : ces pièces sont obligatoires pour que la candidature soit étudiée par l’autorité territoriale
A l'adresse suivante :
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX
Par mail : pole.gpec@mairie-laciotat.fr
Pour les agents-es titulaires de la fonction publique :
CV, LM, les copies de diplômes, les derniers arrêtés (nomination, avancement), les deux derniers entretiens professionnels.
Pour les agents-es contractuels-les :
CV, LM, les copies de diplômes.
NB : ces pièces sont obligatoires pour que la candidature soit étudiée par l’autorité territoriale
A l'adresse suivante :
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX
Par mail : pole.gpec@mairie-laciotat.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.