Assistant de direction de pôle
Offre n° O013240613001331
Publiée le 26/07/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Chemin Notre Dame, Eyragues (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Située au nord des Bouches-du-Rhône et au sud immédiat d’Avignon, la communauté d’agglomération Terre de Provence regroupe 13 communes (60 500 habitants) et exerce, notamment, les compétences collecte et traitement des déchets, le développement économique, la politique de la ville, l’habitat, l’action sociale, le tourisme et l’aménagement du territoire.
Sous la direction de la directrice du pôle et du directeur opérationnel, l’assistant(e) de direction exercera les missions suivantes :
Sous la direction de la directrice du pôle et du directeur opérationnel, l’assistant(e) de direction exercera les missions suivantes :
Missions / conditions d'exercice
• Activités et tâches liées à l’accueil physique et téléphonique du pôle :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service,
- Gestion et suivi des plaintes,
- Prise de rendez-vous pour les accès en déchetterie,
- Assurer et améliorer la qualité du service aux administrés et aux communes membres,
- En lien avec le responsable collecte : résolution des problèmes des administrés,
- Assurer la gestion des régies (conteneurs, composteurs, déchetteries).
• Activités et tâches liées à la gestion des demandes :
- Saisir et enregistrer le courrier entrant,
- Assurer le suivi du courrier (relance des services, suivi des signatures …)
- Rédiger les courriers de réponses, assurer le suivi des signatures,
- Traiter des demandes des usagers reçues par téléphone, courrier ou courriel,
- Traiter et transmettre les courriers écrits et électroniques,
- Rédiger les courriers et e-mails de réponse aux usagers,
• Activités et tâches liées à la gestion administrative du pôle :
- Assister la directrice de pôle et le directeur opérationnel dans leurs tâches administratives
- Centraliser les demandes des services,
- Assurer le suivi des demandes,
- Rédiger des actes administratifs : arrêtés, DP, avis permis de construire ….
- Procéder au classement et à l'archivage des dossiers du pôle,
- Enregistrer les parapheurs de l'ensemble du pôle, assurer le suivi de ces derniers (circuit de validation et de signature),
- Être attentif(ve) aux différentes demandes qui peuvent émaner des autres services, des riverains, des élus, des différentes communes …,
- Préparer les dossiers pour les réunions du pôle (photocopies, mises en pages des documents administratifs et tableurs).
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service,
- Gestion et suivi des plaintes,
- Prise de rendez-vous pour les accès en déchetterie,
- Assurer et améliorer la qualité du service aux administrés et aux communes membres,
- En lien avec le responsable collecte : résolution des problèmes des administrés,
- Assurer la gestion des régies (conteneurs, composteurs, déchetteries).
• Activités et tâches liées à la gestion des demandes :
- Saisir et enregistrer le courrier entrant,
- Assurer le suivi du courrier (relance des services, suivi des signatures …)
- Rédiger les courriers de réponses, assurer le suivi des signatures,
- Traiter des demandes des usagers reçues par téléphone, courrier ou courriel,
- Traiter et transmettre les courriers écrits et électroniques,
- Rédiger les courriers et e-mails de réponse aux usagers,
• Activités et tâches liées à la gestion administrative du pôle :
- Assister la directrice de pôle et le directeur opérationnel dans leurs tâches administratives
- Centraliser les demandes des services,
- Assurer le suivi des demandes,
- Rédiger des actes administratifs : arrêtés, DP, avis permis de construire ….
- Procéder au classement et à l'archivage des dossiers du pôle,
- Enregistrer les parapheurs de l'ensemble du pôle, assurer le suivi de ces derniers (circuit de validation et de signature),
- Être attentif(ve) aux différentes demandes qui peuvent émaner des autres services, des riverains, des élus, des différentes communes …,
- Préparer les dossiers pour les réunions du pôle (photocopies, mises en pages des documents administratifs et tableurs).
Profils recherchés
Exigences requises :
• Savoir :
- Niveau BTS Assistante de Direction ou expérience significative dans un poste similaire,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Connaissance des procédures administrative et comptable
- Connaissances des principaux outils informatiques : Word, Excel, Outlook, Internet,
• Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques ;
- Excellente capacité rédactionnelle des différents actes administratifs (courriers, mails, comptes-rendus, arrêtés, délibérations,...),
- Bonne maîtrise des techniques d'assistante de direction (prise de note, saisie, mise en page...),
- Excellente maîtrise de l'orthographe
• Savoir-Être :
- Qualités relationnelles,
- Qualité rédactionnelle,
- Rigueur, notamment dans l'application des procédures,
- Capacités d'organisation et à rendre compte,
- Esprit d'équipe,
- Autonomie,
- Initiative,
- Disponibilité, discrétion,
- Sens de l'intérêt général et du service public.
Rémunération :
Statutaire + régime indemnitaire + participation employeur mutuelle santé labellisée + CNAS + Tickets restaurant
• Savoir :
- Niveau BTS Assistante de Direction ou expérience significative dans un poste similaire,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Connaissance des procédures administrative et comptable
- Connaissances des principaux outils informatiques : Word, Excel, Outlook, Internet,
• Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques ;
- Excellente capacité rédactionnelle des différents actes administratifs (courriers, mails, comptes-rendus, arrêtés, délibérations,...),
- Bonne maîtrise des techniques d'assistante de direction (prise de note, saisie, mise en page...),
- Excellente maîtrise de l'orthographe
• Savoir-Être :
- Qualités relationnelles,
- Qualité rédactionnelle,
- Rigueur, notamment dans l'application des procédures,
- Capacités d'organisation et à rendre compte,
- Esprit d'équipe,
- Autonomie,
- Initiative,
- Disponibilité, discrétion,
- Sens de l'intérêt général et du service public.
Rémunération :
Statutaire + régime indemnitaire + participation employeur mutuelle santé labellisée + CNAS + Tickets restaurant
Contact et modalités de candidature
Contact
0432610615
Informations complémentaires
Poste à pourvoir dès que possible
Candidature (lettre de motivation et CV, dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) à adresser à :
Madame la Présidente
Terre de Provence Agglomération
Chemin Notre Dame BP-1
13630 EYRAGUES
ou par mail à : recrutement@terredeprovence-agglo.com
Candidature (lettre de motivation et CV, dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) à adresser à :
Madame la Présidente
Terre de Provence Agglomération
Chemin Notre Dame BP-1
13630 EYRAGUES
ou par mail à : recrutement@terredeprovence-agglo.com
Adresse de l'employeur
COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION TERRE DE PROVENCE
>Chemin Notre Dame
13630 EYRAGUES
>Chemin Notre Dame
13630 EYRAGUES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.