Assistant administratif polyvalent
Offre n° O011240904000091
Publiée le 04/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
MAIRIE HOTEL DE VILLE 11200 CONILHAC CORBIERES, Conilhac-Corbières (Aude)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
05/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L'actuelle adjoint administratif sera amené à remplacer la secrétaire générale lors de son congés de maternité. C'est pourquoi il est nécessaire de recruter, à compter du mois de décembre, un agent qui occupera le poste d'adjoint administratif polyvalent.
Missions / conditions d'exercice
Activités et tâches principales du poste :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Gérer le courrier :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
Assurer le traitement des courriers départ.
- Afficher et diffuser l'information.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
• Gestion des affaires courantes de la commune
- Etat civil: gestion des mariages, naissances, baptêmes civils, décès, demandes de transmission d'acte etc
- Elections: gestion des inscriptions et radiations sur les listes électorales, refonte etc
- Urbanisme: traitement administratif des dossiers, le fond des dossiers restant de la compétence de la secrétaire générale
- Cimetière: gestion du cimetière
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la commune :
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Gérer le courrier :
Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
Assurer le traitement des courriers départ.
- Afficher et diffuser l'information.
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
• Gestion des affaires courantes de la commune
- Etat civil: gestion des mariages, naissances, baptêmes civils, décès, demandes de transmission d'acte etc
- Elections: gestion des inscriptions et radiations sur les listes électorales, refonte etc
- Urbanisme: traitement administratif des dossiers, le fond des dossiers restant de la compétence de la secrétaire générale
- Cimetière: gestion du cimetière
Profils recherchés
Compétences techniques à acquérir :
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
- Grande capacité d'adaptabilité
Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Etre organisé(e), rigoureux(se) et méthodique.
Etre patient(e).
Etre discret/ discrète.
Etre sérieux(se) et efficace.
Sens de la diplomatie.
Une expérience sur un poste similaire n'est pas obligatoire mais sera appréciée.
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
- Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
- Grande capacité d'adaptabilité
Compétences relationnelles :
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Etre organisé(e), rigoureux(se) et méthodique.
Etre patient(e).
Etre discret/ discrète.
Etre sérieux(se) et efficace.
Sens de la diplomatie.
Une expérience sur un poste similaire n'est pas obligatoire mais sera appréciée.
Contact et modalités de candidature
Contact
0468277197
Informations complémentaires
Pour candidater, merci de bien vouloir nous fournir une lettre de motivation ainsi qu'un CV actualisé.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.