Agent d'accueil et de gestion administrative
Offre n° O009241219001704
Publiée le 19/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
55 Rue des mûriers, Saint-Jean-de-Verges (Ariège)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
3 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Agent d'accueil et de gestion administrative.
Missions / conditions d'exercice
Accueil téléphonique et physique du public :
- Accueil et information du public,
- Affichage, diffusion, mise à jour des documents d'information du public.
Gestion administrative du courrier arrivée et départ
- Réception, tri et enregistrement du courrier "arrivé",
- Lecture du courrier,
- Analyse de son contenu,
- Synthèse et restitution informatique en vue de l'attribution aux différents services,
- Affranchissement et expédition du courrier départ à la poste,
- Copie et diffusion de documents du bureau courrier,
- Gestion du chrono papier.
Gestion des parapheurs de signature (Président, Direction)
- Distribution vers les services selon orientation du directeur,
- Gestion et transmission des parapheurs (Président et Directeur).
Classement des dossiers - archivage
- Accueil et information du public,
- Affichage, diffusion, mise à jour des documents d'information du public.
Gestion administrative du courrier arrivée et départ
- Réception, tri et enregistrement du courrier "arrivé",
- Lecture du courrier,
- Analyse de son contenu,
- Synthèse et restitution informatique en vue de l'attribution aux différents services,
- Affranchissement et expédition du courrier départ à la poste,
- Copie et diffusion de documents du bureau courrier,
- Gestion du chrono papier.
Gestion des parapheurs de signature (Président, Direction)
- Distribution vers les services selon orientation du directeur,
- Gestion et transmission des parapheurs (Président et Directeur).
Classement des dossiers - archivage
Profils recherchés
Savoir faire
- Utilisation pertinente des outils bureautiques et téléphoniques (standard téléphonique) ;
- Respect de la confidentialité des informations traitées en toutes circonstances ;
- Gestion des priorités en fonction de l'importance des enjeux pour la structure ;
- Maitrise des outils informatiques et des techniques de secrétariat : logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook) ;
- Rigueur et organisation matérielle et dans le temps.
Savoir
- Connaissance des missions, des obligations et de l'organisation statutaire du SDE09 ;
- Connaissance des interlocuteurs institutionnels de la structure.
Savoir être
- Aisance relationnelle, sens de l'écoute et du dialogue ;
- Relationnel constructif en interne et en externe ;
- Esprit d'initiative dans une logique d'amélioration du fonctionnement du service ;
- Polyvalence, rigueur, concision, diplomatie, aptitude à la communication, esprit de synthèse ;
- Devoir de discrétion et de confidentialité.
- Utilisation pertinente des outils bureautiques et téléphoniques (standard téléphonique) ;
- Respect de la confidentialité des informations traitées en toutes circonstances ;
- Gestion des priorités en fonction de l'importance des enjeux pour la structure ;
- Maitrise des outils informatiques et des techniques de secrétariat : logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook) ;
- Rigueur et organisation matérielle et dans le temps.
Savoir
- Connaissance des missions, des obligations et de l'organisation statutaire du SDE09 ;
- Connaissance des interlocuteurs institutionnels de la structure.
Savoir être
- Aisance relationnelle, sens de l'écoute et du dialogue ;
- Relationnel constructif en interne et en externe ;
- Esprit d'initiative dans une logique d'amélioration du fonctionnement du service ;
- Polyvalence, rigueur, concision, diplomatie, aptitude à la communication, esprit de synthèse ;
- Devoir de discrétion et de confidentialité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0534098530
Informations complémentaires
- Courrier de candidature indiquant les motivations pour ce poste
- CV
- CV
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.