Assistant(e) chargé de l'accueil et de la logistique
Offre n° O009241122000929
Publiée le 22/11/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
PÔLE D'ACTIVITE FERME D'ICART, Montels (Ariège)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
05/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Parc naturel régional des Pyrénées Ariégeoises (PNR) a été créé en 2009 à l'ouest du département de l'Ariège. Frontalier de l'Espagne et de l'Andorre, il est situé à une heure en voiture ou en train au sud de Toulouse, et à trois heures de Barcelone.
Le Parc naturel régional aborde une nouvelle étape de son développement et prépare une extension de son périmètre qui le verra s'agrandir dans la vallée de l'Ariège et englober Foix, ville-porte du PNR. Il mettra en œuvre une feuille de route renouvelée sur 2025-2040 qui le rendra plus acteur et moteur face aux défis de la transition écologique, économique, sociale et climatique : adaptation au changement climatique, souveraineté alimentaire, sobriété, filières économiques, biodiversité, santé environnementale, etc.
Le Parc naturel régional des Pyrénées Ariégeoises est aussi très actif à l'international, notamment en transfrontalier. Il est porteur de nombreux projets européens et c'est la composante française du Parc Pyrénéen des Trois Nations qui l'unit à 3 parcs naturels d'Espagne (Catalogne) et d'Andorre. Ensemble, ils travaillent au quotidien sur de nombreux projets et visent une reconnaissance UNESCO en tant que réserve mondiale de biosphère.
Territoire préservé, c'est aussi un territoire à la vie culturelle et associative intense avec une palette économique diversifiée en agriculture, artisanat, accueil et tourisme... Mais aussi en digital ou dans l'industrie. Le PNR accueille tous les ans de nouveaux habitants séduits par son cadre de vie, ses facilités d'installation et d'émergence de projets individuels ou collectifs.
Organisé en syndicat mixte de collectivités (SMPNR), le PNR met déjà au service de son territoire une équipe d'ingénierie jeune et de haut niveau, et composée d'environ 25 personnes en majorité de " cadres A " fonctionnaires ou contractuels aux compétences multiples : ingénieurs, scientifiques, paysagiste, architecte, géographes, administratifs... L'équipe est structurée en quatre pôles, dont un Pôle Administration, finances et ressources humaines qui regroupe aujourd'hui six agents.
Pour renforcer cette ingénierie, le Syndicat mixte recrute un agent d'accueil, de logistique et d'assistance qui assurera l'accueil et l'information, sur place ou par téléphone, du public.
Si vous souhaitez donner du sens à vos engagements professionnels dans un territoire d'avenir, avec de belles opportunités d'initiatives, d'actions et de progressions, nous vous invitons à nous rejoindre.
Le Parc naturel régional aborde une nouvelle étape de son développement et prépare une extension de son périmètre qui le verra s'agrandir dans la vallée de l'Ariège et englober Foix, ville-porte du PNR. Il mettra en œuvre une feuille de route renouvelée sur 2025-2040 qui le rendra plus acteur et moteur face aux défis de la transition écologique, économique, sociale et climatique : adaptation au changement climatique, souveraineté alimentaire, sobriété, filières économiques, biodiversité, santé environnementale, etc.
Le Parc naturel régional des Pyrénées Ariégeoises est aussi très actif à l'international, notamment en transfrontalier. Il est porteur de nombreux projets européens et c'est la composante française du Parc Pyrénéen des Trois Nations qui l'unit à 3 parcs naturels d'Espagne (Catalogne) et d'Andorre. Ensemble, ils travaillent au quotidien sur de nombreux projets et visent une reconnaissance UNESCO en tant que réserve mondiale de biosphère.
Territoire préservé, c'est aussi un territoire à la vie culturelle et associative intense avec une palette économique diversifiée en agriculture, artisanat, accueil et tourisme... Mais aussi en digital ou dans l'industrie. Le PNR accueille tous les ans de nouveaux habitants séduits par son cadre de vie, ses facilités d'installation et d'émergence de projets individuels ou collectifs.
Organisé en syndicat mixte de collectivités (SMPNR), le PNR met déjà au service de son territoire une équipe d'ingénierie jeune et de haut niveau, et composée d'environ 25 personnes en majorité de " cadres A " fonctionnaires ou contractuels aux compétences multiples : ingénieurs, scientifiques, paysagiste, architecte, géographes, administratifs... L'équipe est structurée en quatre pôles, dont un Pôle Administration, finances et ressources humaines qui regroupe aujourd'hui six agents.
Pour renforcer cette ingénierie, le Syndicat mixte recrute un agent d'accueil, de logistique et d'assistance qui assurera l'accueil et l'information, sur place ou par téléphone, du public.
Si vous souhaitez donner du sens à vos engagements professionnels dans un territoire d'avenir, avec de belles opportunités d'initiatives, d'actions et de progressions, nous vous invitons à nous rejoindre.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité de la responsable du Pôle Administration, finances et ressources humaines et de la direction du SMPNR, vous assurerez l'accueil et l'information, sur place ou par téléphone, du public, ainsi que la gestion de la messagerie Contact. A cet égard vous fournirez une première information sur les politiques et dispositifs du PNR et ferez le lien avec les interlocuteurs compétents en interne. Vous participerez à la diffusion des informations et des documents édités par le SMPNR auprès des collectivités et partenaires. Vous serez également chargé-e d'assurer des missions d'assistance administrative et technique locale à l'ensemble de l'équipe du SMPNR. Enfin, vous pourrez également être chargé-e d'une assistance administrative et de travaux de " petite rédaction " et de collecte d'informations au sein des différents pôles du SMPNR.
Missions / conditions d'exercice
Missions d'accueil et d'information
- Vous accueillez, informez et orientez, sur place ou par téléphone, les publics sur les questions relatives au PNR aux missions et activités du syndicat mixte et à son organisation ;
- Gérez la messagerie Contact ;
- Orientez le cas échéant les demandes vers les personnes ou organismes compétents ;
- Transmettez les appels téléphoniques et toutes autres demandes aux interlocuteurs concernés (internes ou externes au Syndicat mixte) ;
- Veillez à la qualité et à l'agencement de l'espace d'accueil : approvisionnement des présentoirs, actualisation de l'affichage d'informations ;
- Contribuez à la fonction d'accueil touristique du PNR et diffusez les informations et les documents édités par le SMPNR auprès des collectivités, offices de tourisme, associations et sites touristiques ou culturels sur le PNR ;
- Gérez l'arrivée, le départ et la livraison des courriers ;
- Créez et actualisez les outils nécessaires à votre activité : enregistrement de messages téléphoniques d'accueil ou d'attente, gestion des appels sur messagerie téléphonique, mise à jour des listes de téléphones internes, etc.
Missions de logistique
- Gérez les achats et assurez et optimisez la gestion des stocks de matériel et de fournitures ;
- Assurez la gestion de la flotte de véhicules (entretiens, suivi des coûts, des kilométrages...) sur logiciel dédié ;
- Assurez le suivi des contrats relatifs au fonctionnement de la structure : entretien du bâtiment, téléphonie, informatique, maintenances diverses... ;
- Appuyez l'organisation des animations, réunions, déplacements et assemblées ;
- Vous assurez du bon fonctionnement des équipements et des rangements sur l'ensemble du bâtiment ;
- Assurez le suivi des demandes de réservation de salle des associations ;
- Gérez les prêts de matériels divers (convention de prêt, remise du matériel...).
Missions d'assistance administrative et technique aux agents
- Assurez un soutien bureautique aux agents (mise en forme de courriers, notes et documents, comptes rendus de réunions internes de la direction...) et saisissez des documents administratifs ;
- Prenez en charge l'élaboration de certaines tâches administratives et de petite rédaction ;
- Apportez un appui aux agents pour l'organisation d'évènements ponctuels (salons, réunions extérieures, moments de communication...).
Missions et activités complémentaires
- Participez à des salons et expositions en fonction de la stratégie de communication du PNR ;
- Participez aux réseaux d'information touristique dans le PNR ;
- Tenez à jour la revue de presse du SMPNR ;
- Optimisez le stockage et le suivi de la documentation éditée par le SMPNR ;
- Participez à la vie du Syndicat mixte du PNR : réunions d'équipe, réunions des assemblées, etc.
Informations complémentaires :
- Résidence administrative en Ariège, dans les locaux du Syndicat mixte du Parc naturel régional des Pyrénées Ariégeoises, à Montels (09) à 15 minutes de Foix, ville préfecture de l'Ariège ;
- Conditions : CDD de la Fonction Publique Territoriale, contrat jusqu'au 31 décembre 2025 renouvelable ;
- Rémunération sur base indiciaire (grille d'adjoint administratif) + régime indemnitaire selon profil et expériences + avantages (titres restaurant, CNAS...) ;
- Temps de travail hebdomadaire : temps plein 39 heures (23 jours de RTT en sus des 25 jours de congés annuels) ou 80 % (souhait à préciser dans la candidature) ;
- Accès à un véhicule de service (permis de conduire et véhicule personnel indispensables) ;
- Travail en soirée (4 ou 5 soirées dans l'année) et, exceptionnellement, en week-end à prévoir (donnant droit à récupérations) ;
- Les candidat-es présélectionnés-es seront convoqué-es pour un entretien au cours de la semaine 4 à Montels (09) ;
- Prise de poste souhaitée en février 2025.
Missions / conditions d'exercice
Missions d'accueil et d'information
- Vous accueillez, informez et orientez, sur place ou par téléphone, les publics sur les questions relatives au PNR aux missions et activités du syndicat mixte et à son organisation ;
- Gérez la messagerie Contact ;
- Orientez le cas échéant les demandes vers les personnes ou organismes compétents ;
- Transmettez les appels téléphoniques et toutes autres demandes aux interlocuteurs concernés (internes ou externes au Syndicat mixte) ;
- Veillez à la qualité et à l'agencement de l'espace d'accueil : approvisionnement des présentoirs, actualisation de l'affichage d'informations ;
- Contribuez à la fonction d'accueil touristique du PNR et diffusez les informations et les documents édités par le SMPNR auprès des collectivités, offices de tourisme, associations et sites touristiques ou culturels sur le PNR ;
- Gérez l'arrivée, le départ et la livraison des courriers ;
- Créez et actualisez les outils nécessaires à votre activité : enregistrement de messages téléphoniques d'accueil ou d'attente, gestion des appels sur messagerie téléphonique, mise à jour des listes de téléphones internes, etc.
Missions de logistique
- Gérez les achats et assurez et optimisez la gestion des stocks de matériel et de fournitures ;
- Assurez la gestion de la flotte de véhicules (entretiens, suivi des coûts, des kilométrages...) sur logiciel dédié ;
- Assurez le suivi des contrats relatifs au fonctionnement de la structure : entretien du bâtiment, téléphonie, informatique, maintenances diverses... ;
- Appuyez l'organisation des animations, réunions, déplacements et assemblées ;
- Vous assurez du bon fonctionnement des équipements et des rangements sur l'ensemble du bâtiment ;
- Assurez le suivi des demandes de réservation de salle des associations ;
- Gérez les prêts de matériels divers (convention de prêt, remise du matériel...).
Missions d'assistance administrative et technique aux agents
- Assurez un soutien bureautique aux agents (mise en forme de courriers, notes et documents, comptes rendus de réunions internes de la direction...) et saisissez des documents administratifs ;
- Prenez en charge l'élaboration de certaines tâches administratives et de petite rédaction ;
- Apportez un appui aux agents pour l'organisation d'évènements ponctuels (salons, réunions extérieures, moments de communication...).
Missions et activités complémentaires
- Participez à des salons et expositions en fonction de la stratégie de communication du PNR ;
- Participez aux réseaux d'information touristique dans le PNR ;
- Tenez à jour la revue de presse du SMPNR ;
- Optimisez le stockage et le suivi de la documentation éditée par le SMPNR ;
- Participez à la vie du Syndicat mixte du PNR : réunions d'équipe, réunions des assemblées, etc.
Informations complémentaires :
- Résidence administrative en Ariège, dans les locaux du Syndicat mixte du Parc naturel régional des Pyrénées Ariégeoises, à Montels (09) à 15 minutes de Foix, ville préfecture de l'Ariège ;
- Conditions : CDD de la Fonction Publique Territoriale, contrat jusqu'au 31 décembre 2025 renouvelable ;
- Rémunération sur base indiciaire (grille d'adjoint administratif) + régime indemnitaire selon profil et expériences + avantages (titres restaurant, CNAS...) ;
- Temps de travail hebdomadaire : temps plein 39 heures (23 jours de RTT en sus des 25 jours de congés annuels) ou 80 % (souhait à préciser dans la candidature) ;
- Accès à un véhicule de service (permis de conduire et véhicule personnel indispensables) ;
- Travail en soirée (4 ou 5 soirées dans l'année) et, exceptionnellement, en week-end à prévoir (donnant droit à récupérations) ;
- Les candidat-es présélectionnés-es seront convoqué-es pour un entretien au cours de la semaine 4 à Montels (09) ;
- Prise de poste souhaitée en février 2025.
Profils recherchés
Vous voulez vous investir pour un territoire vivant et préservé et jouer la carte de la transition écologique ? Vous êtes méthodique, réactif et agile ? Vous " pensez positif " et êtes orienté-e " solutions " ? Vous voulez pouvoir être force de proposition ? Vous aimez le travail " au contact " et avez envie de vous insérer dans une équipe pluridisciplinaire ?
Vous avez :
- La maîtrise des techniques d'accueil ;
- La maîtrise des outils bureautiques : Pack Office ++ (Word, Excel, Powerpoint) et Outlook ;
- Le sens de l'organisation et de la méthode ;
- De bonnes capacités rédactionnelles ;
- Un bon relationnel et vous savez travailler en équipe.
Vous connaissez les circuits décisionnels et administratifs dans les collectivités ;
Vous savez agir en autonomie, être polyvalent-e et êtes capable de s'adapter aux situations ;
Vous aimez être force de proposition et savez prendre des initiatives ;
Vous savez analyser et reformuler une demande.
A votre prise de poste, vous bénéficierez d'une séquence d'intégration au sein du PNR et auprès de l'ensemble des acteurs liés à votre mission afin de découvrir vos interlocuteurs principaux et votre environnement de travail.
Votre diplôme ne sera pas déterminant. Nous étudierons en priorité les savoir-être, les expériences, la technicité et l'état d'esprit.
Vous avez :
- La maîtrise des techniques d'accueil ;
- La maîtrise des outils bureautiques : Pack Office ++ (Word, Excel, Powerpoint) et Outlook ;
- Le sens de l'organisation et de la méthode ;
- De bonnes capacités rédactionnelles ;
- Un bon relationnel et vous savez travailler en équipe.
Vous connaissez les circuits décisionnels et administratifs dans les collectivités ;
Vous savez agir en autonomie, être polyvalent-e et êtes capable de s'adapter aux situations ;
Vous aimez être force de proposition et savez prendre des initiatives ;
Vous savez analyser et reformuler une demande.
A votre prise de poste, vous bénéficierez d'une séquence d'intégration au sein du PNR et auprès de l'ensemble des acteurs liés à votre mission afin de découvrir vos interlocuteurs principaux et votre environnement de travail.
Votre diplôme ne sera pas déterminant. Nous étudierons en priorité les savoir-être, les expériences, la technicité et l'état d'esprit.
Contact et modalités de candidature
Contact
0561027169
Informations complémentaires
Envoyez votre candidature (lettre de motivation et CV) jusqu'au 5 janvier 2025 à :
Monsieur le Président du Syndicat mixte du PNR - Pôle d'activités - Ferme d'Icart - 09240 MONTELS
et/ou à recrutement@parc-pyrenees-ariegeoises.fr
Pour tout renseignement complémentaire adressez-vous à Emilie TEISSIER 06 01 19 09 44 ou recrutement@parc-pyrenees-ariegeoises.fr
Monsieur le Président du Syndicat mixte du PNR - Pôle d'activités - Ferme d'Icart - 09240 MONTELS
et/ou à recrutement@parc-pyrenees-ariegeoises.fr
Pour tout renseignement complémentaire adressez-vous à Emilie TEISSIER 06 01 19 09 44 ou recrutement@parc-pyrenees-ariegeoises.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.