Gestion du guichet unique du Pacte Territorial :
Coordination générale, Coparticipation au plan de communication auprès des acteurs et partenaires, Information, conseil et orientation des ménages
- Administration de l'articulation entre les différents volets du pacte territorial, et notamment entre les actions de dynamique territoriale, d'information, conseil, d'orientation et d'accompagnement afin de fluidifier le parcours ménage.
- Administration semestrielles des réunions du comité de pilotage / comité technique.
- Promotion du dispositif et relais d'information auprès des ménages ;
- Participation à la communication (presse, opérations témoins, inaugurations de logements...). - administration des réunions publiques ;
- Administration des réunions d'information et de sensibilisation des professionnels ;
- Participation à la conception articles de communication (presse, site internet, plaquettes...).
- Accueil téléphonique et physique au siège communautaire 5 demi-journées par semaine.
- Gestion de l'ensemble du champ d'intervention du service public de la rénovation de l'habitat (rénovation énergétique, adaptation du logement à la perte d'autonomie, lutte contre l'habitat indigne et dégradé, traitement des copropriétés et du parc locatif privé).
- Apport de réponses aux ménages sur les enjeux tant techniques que financiers, juridiques et sociaux de leur projet de travaux (avant, pendant ou après les travaux). -Orientation des ménages vers l'interlocuteur adéquat pour poursuivre son projet (Assistant Maîtrise d'Ouvrage, "Mon Accompagnateur Rénov'', ...) selon les thématiques abordées et les revenus des ménages.
- Transmission des coordonnées des porteurs de projets de certains dossiers complexes, au bureau d'étude Assistant à maîtrise d'Ouvrage pour en assurer la suite du suivi par un conseil personnalisé.
Activités sur la gestion administrative générale :
Accueil public, standard téléphonique, envoi, réception et orientation des courriers papiers ou électroniques, saisie et rédaction de documents sur applications bureautiques, classement, archivage, administration des sites de la plateforme internet, du réseau social Facebook,
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif
- Réception, enregistrement et vérification des dossiers
- Photocopie et assemblage de documents
- Tri, classement et archivage de documents
- Gestion et suivi des demandes de subvention des associations
- Relecture des documents importants
- Gestion logiciel pompe à carburant
- Actualisation et suivi des conventions de mise à disposition de la salle omnisports et du règlement intérieur
- Gestion des réservations de la salle omnisports
- Actualisation et suivi des conventions de location du chapiteau et du règlement intérieur + émission des titres
- Suivi des souscriptions et des sinistres assurances
- Suivi du process et des démarches avec les écoles pour le remboursement des frais de transport vers l'Hôtel d'entreprise et les médiathèques (constitution des dossiers) avec le Conseil Départemental
- Distribution du matériel de vote aux mairies
- Communication pour les campagnes de vaccination et gestion du logiciel Doctolib avec prise de rendez-vous
- Publication des procès-verbaux, liste de délibération et délibération sur le site internet
- Mise à jour des membres des commissions, des délégués communautaires dans les différentes bases de données et sur le site internet
- Gestion et suivi des aides aux entreprises: fonds de soutien Occitanie, fonds L'Occal, CityFolyz...
- Identification et recensement des besoins des entreprises en partenariat avec la Région Occitanie
- Aide à l'instruction des dossiers d'immobilier d'entreprises
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Convocations aux réunions de l'élaboration du PLUI (Ateliers, Comité de pilotages ...) et participation à certains ateliers et réunions
- Gestion du planning des réunions sur internet
- Duplication et Transmission des dossiers aux Personnes Publiques Associés et aux élus
- Publicité des étapes du PLUI sur journaux d'annonces légales
- Communication sur le site internet
- Utilisation de " Mon Territoire Carto " afin de renseigner les usagers et secrétaires de mairie sur des questions d'urbanismes
- Organisation des réunions du PLUi notamment des ateliers de travail
- Intermédiaire entre les mairies, les PPA et le bureau d'étude
- Convocations aux réunions concernant les dispositifs Pacte Territorial, ORT et OPAH-RU
- Gestion du planning des réunions sur internet
- Duplication et Transmission des dossiers aux Partenaires et aux élus
- Publicité des étapes des opérations sur journaux d'annonces légales
- Communication sur le site internet
- Diffusion de supports de communication versions papier et numérique
- Aide ponctuelle à la cheffe de projet
- Gestion et instruction des dossiers propriétaires Pacte territorial et OPAH-RU et des rénovations de façades + Règlement des aides aux propriétaires
- Mise en ligne des bilans et programmes d'entretien de la voirie d'intérêt intercommunal
- Saisie des devis DETR pour la voirie
- suivi administratif des CEE
- coordination entre maîtres d'ouvrages, bureaux d'études et entreprises