1. secrétariat de la Direction Enfance Famille :
Ø Prendre en charge la gestion du courrier de la Direction (tri, enregistrement dans un chrono et transmission sur les différents services) et des appels téléphoniques du Directeur

Ø Veiller à la prise en charge et au retour des services dans le respect des échéances et des consignes

Ø Planification de réunions, organisation logistique, et rédaction de comptes-rendus

Ø Préparation et organisation de réunions initiées par le Directeur (invitations, constitution des fonds de dossiers, élaboration des supports de présentation et transmission)

Ø Assurer le suivi et la coordination des demandes de dossiers et de fiche de synthèse (constitution des fonds de dossiers, centralisation des éléments)

Ø Assurer un soutien administratif au directeur : mise en forme de document, des courriers

Ø Contribuer à des projets départementaux à la demande du directeur

Ø Gestion des réunions de la COPER et de l'Assemblée Départementale (anticipation des échéances en lien avec les services, constitution des fonds de dossiers, centralisation des éléments)

Ø Assurer un suivi des courriers signalés en lien avec les services de la Direction et les Délégations Territoriales des Solidarités,

2. Contribuer à l'organisation de la Direction et assurer la gestion logistique :
Ø Assurer le recueil des éléments transversaux : centraliser les demandes de fournitures et réaliser les commandes, centraliser les demandes d'intervention et assurer le relai

Ø Assurer une revue de presse et mettre à jour le dossier de presse de la Direction et la mise à disposition de la documentation

Ø Gérer les abonnements et la mise à disposition de la documentation

Ø Transmettre aux agents de la Direction toutes informations générales et relatives à la gestion de la DEF

Ø Assurer le rôle de correspondant Archives

Ø Contribuer à l'élaboration et au suivi du document unique de prévention des risques pour la Direction.

Ø Suivi de l'arborescence du serveur de la DEF, mise à jour des dossiers et dossiers partagés en lien avec les services de la DEF

Ø Assurer l'accueil téléphonique de la Direction, et la gestion de l'interphone

3. Suivi et gestion des ressources humaines :
Ø Centralisation et suivi des demandes de formation, des ordres de mission permanents, les demandes de remboursement de frais, des demandes de télétravail, etc...

Ø Suivi des comptes-rendus d'entretien d'évaluation : centraliser les comptes-rendus des agents de la DEF et suivre les échéances

Ø Assurer le suivi et l'actualisation des organigrammes

Ø Assurer la réalisation et suivi des plannings prévisionnels des congés, des absences des agents et des cadres en conformité avec les Directives de la Direction Générale Adjointe des Solidarités et Réussite

Ø Assurer un rôle d'accueil et veiller à la bonne installation matérielle des nouveaux professionnels (assurer les demandes d'accès aux différents logiciels) conformément au guide d'accueil des nouveaux arrivants.

Ø Informer l'administration fonctionnelle du logiciel Solis des mouvements de personnel

4. Gestion administrative et financière :
Ø Centralisation des demandes d'information lors des sollicitations internes et externes : statistiques DRESS, bilan d'activité, enquête association Département de France,....

Ø Contribution au suivi du budget de la DEF en lien avec le Directeur et les services : centralisation et recueil des éléments financiers

Ø Mise à jour, suivi et communication des tableaux de bord

Ø Suivi des indicateurs et communication mensuelle