Responsable du service administratif
Offre n° O007241217000910
Publiée le 17/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
11 Rue Notre Dame - B.P 33, Villeneuve-de-Berg (Ardèche)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Affaires juridiques >
Prévention des risques juridiques et contentieux
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Oui
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Responsable du service administratif (finances et marchés publics, ressources humaines, urbanisme, communication, accueil du public, élections, état civil) d'une commune de 3139 habitants et de 36 agents, vous êtes placé.e sous l'autorité hiérarchique de la DGS.
Vous coordonnez l'activité d'une équipe de 7 agent.es, assurez le lien de votre service avec les élus et les autres services de la collectivité (éducation, technique, médiathèque).
Poste pluridisciplinaire et nécessitant des capacités managériales et d'analyse et de synthèse, ainsi que d'aide à la décision.
Vous coordonnez l'activité d'une équipe de 7 agent.es, assurez le lien de votre service avec les élus et les autres services de la collectivité (éducation, technique, médiathèque).
Poste pluridisciplinaire et nécessitant des capacités managériales et d'analyse et de synthèse, ainsi que d'aide à la décision.
Missions / conditions d'exercice
Encadrement et organisation du service administratif de la commune (service composé de 07 agents) : management du service comprenant la gestion des ressources humaines, la gestion des assemblées et du secrétariat du maire, la gestion budgétaire et comptable, la gestion de la commande publique, la gestion de l'urbanisme et du cadastre, les activités administratives liées à la population, aux élections, à l'aide sociale, à l'état civil et cimetière, aux festivités, et à l'accueil physique et téléphonique, ainsi que la communication.
Suppléance de la direction générale.
Management du service : pilotage des activités du service, organisation des missions et des tâches confiées aux agents dans le cadre d’un projet de service en garantissant la continuité du service public, accompagnement et supervision des agents dans leurs fonctions respectives, animation du travail d'équipe.
Gestion des ressources humaines : participation en lien avec la direction générale à la mise en œuvre d'une politique de gestion des ressources humaines au sein de la collectivité : gestion du personnel (GPEEC), évaluation, déroulement de carrière, plan de formation. Supervision des procédures de gestion du personnel (paie, déclarations sociales et fiscales, tenue des dossiers individuels, organisation de travail, congés et absences, déroulement de carrière et suivi des contrats). Relations avec le Centre de Gestion, le CNAS.
Gestion des assemblées : préparation des séances du conseil municipal et des commissions municipales et extramunicipales en lien avec la direction générale : convocations, rédaction des projets de délibérations, tenue du registre des procès-verbaux, transmission au contrôle de légalité, publication et transmission des actes administratifs.
Secrétariat du maire : rédaction des courriers, gestion des rendez-vous et de l’agenda.
Gestion budgétaire et comptable : participation à l'élaboration des différents budgets en lien avec la direction générale dont un budget ZAC : préparation technique des budgets, élaboration d’outils d’analyses budgétaires, mise en place de la M57 en vigueur, mise en place des AP/CP, suivi de l’actif.
Exécution budgétaire et mise en place des outils de suivi, d’aide à la décision.
Exécution et suivi des contrats, des demandes de financements aux partenaires.
Constitution et suivi des demandes de subventions des associations.
Relation avec l'agent comptable (DGFIP) et les partenaires financiers de la commune.
Gestion de la commande publique : préparation, passation et suivi des marchés publics dans le respect des dispositions prévues au code de la commande publique en lien avec les référents des opérations concernées, mise en place des procédures de consultations, de l'exécution comptable des marchés.
Préparation en lien avec la direction générale de la commission d'appel d'offres.
Gestion de l’urbanisme et cadastre : instruction des autorisations d’urbanisme, des dossiers de sécurité des ERP, procédures liées au PLU (instruction et suivi des révisions, modifications), préparation du transfert de compétence à l’EPCI.
Gestion des services à la population : gestion de l’état civil, du cimetière, du fichier électoral et préparation des scrutins électoraux, accueil physique et téléphonique de la population.
Communication : mise en oeuvre de la stratégie et du plan de communication dernièrement arbitré par les élu.es.
Tenue des archives municipales : classement, élimination, consultation.
Suppléance de la direction générale.
Management du service : pilotage des activités du service, organisation des missions et des tâches confiées aux agents dans le cadre d’un projet de service en garantissant la continuité du service public, accompagnement et supervision des agents dans leurs fonctions respectives, animation du travail d'équipe.
Gestion des ressources humaines : participation en lien avec la direction générale à la mise en œuvre d'une politique de gestion des ressources humaines au sein de la collectivité : gestion du personnel (GPEEC), évaluation, déroulement de carrière, plan de formation. Supervision des procédures de gestion du personnel (paie, déclarations sociales et fiscales, tenue des dossiers individuels, organisation de travail, congés et absences, déroulement de carrière et suivi des contrats). Relations avec le Centre de Gestion, le CNAS.
Gestion des assemblées : préparation des séances du conseil municipal et des commissions municipales et extramunicipales en lien avec la direction générale : convocations, rédaction des projets de délibérations, tenue du registre des procès-verbaux, transmission au contrôle de légalité, publication et transmission des actes administratifs.
Secrétariat du maire : rédaction des courriers, gestion des rendez-vous et de l’agenda.
Gestion budgétaire et comptable : participation à l'élaboration des différents budgets en lien avec la direction générale dont un budget ZAC : préparation technique des budgets, élaboration d’outils d’analyses budgétaires, mise en place de la M57 en vigueur, mise en place des AP/CP, suivi de l’actif.
Exécution budgétaire et mise en place des outils de suivi, d’aide à la décision.
Exécution et suivi des contrats, des demandes de financements aux partenaires.
Constitution et suivi des demandes de subventions des associations.
Relation avec l'agent comptable (DGFIP) et les partenaires financiers de la commune.
Gestion de la commande publique : préparation, passation et suivi des marchés publics dans le respect des dispositions prévues au code de la commande publique en lien avec les référents des opérations concernées, mise en place des procédures de consultations, de l'exécution comptable des marchés.
Préparation en lien avec la direction générale de la commission d'appel d'offres.
Gestion de l’urbanisme et cadastre : instruction des autorisations d’urbanisme, des dossiers de sécurité des ERP, procédures liées au PLU (instruction et suivi des révisions, modifications), préparation du transfert de compétence à l’EPCI.
Gestion des services à la population : gestion de l’état civil, du cimetière, du fichier électoral et préparation des scrutins électoraux, accueil physique et téléphonique de la population.
Communication : mise en oeuvre de la stratégie et du plan de communication dernièrement arbitré par les élu.es.
Tenue des archives municipales : classement, élimination, consultation.
Profils recherchés
Compétences techniques :
-connaissance de l'environnement institutionnel et des processus décisionnels des collectivités locales
-bonne connaissance en matière budgétaire et financière, des référentiels comptables et des règles budgétaires
-maitrise des outils bureautiques et connaissance des logiciels métiers
-connaissance et pratique de la règlementation sociale et fiscale des employeurs publics, connaissance du statut de la fonction publique territoriale
-bonne connaissance des règles et procédures relatives à la commande publique
- connaissance des procédures d’urbanisme
Aptitudes :
-aptitude au management d'équipes
-organisation rigoureuse du travail, esprit méthodique et consciencieux
-capacité de travail à la fois en autonomie et en équipe. Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples compte tenu de la dimension transversale des missions
-qualités rédactionnelles et relationnelles
-sens du service public
-discrétion professionnelle, capacité de discernement nécessaire au secret professionnel et au devoir de réserve inhérent au statut et à la nature des missions confiées
- Autonome, force de proposition.
-connaissance de l'environnement institutionnel et des processus décisionnels des collectivités locales
-bonne connaissance en matière budgétaire et financière, des référentiels comptables et des règles budgétaires
-maitrise des outils bureautiques et connaissance des logiciels métiers
-connaissance et pratique de la règlementation sociale et fiscale des employeurs publics, connaissance du statut de la fonction publique territoriale
-bonne connaissance des règles et procédures relatives à la commande publique
- connaissance des procédures d’urbanisme
Aptitudes :
-aptitude au management d'équipes
-organisation rigoureuse du travail, esprit méthodique et consciencieux
-capacité de travail à la fois en autonomie et en équipe. Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples compte tenu de la dimension transversale des missions
-qualités rédactionnelles et relationnelles
-sens du service public
-discrétion professionnelle, capacité de discernement nécessaire au secret professionnel et au devoir de réserve inhérent au statut et à la nature des missions confiées
- Autonome, force de proposition.
Contact et modalités de candidature
Contact
0475948009
Informations complémentaires
L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale des Services.
-environnement de travail : bureau, ordinateur, téléphone. Utilisation en cas de besoin d'un véhicule de service
-temps de travail : poste à temps non-complet (28 heures hebdomadaires), sera amené à être transformé en un poste à temps complet
- sujétions particulières : réunions en soirée ou le samedi
-résidence administrative : Mairie 11 rue Notre Dame 07170 Villeneuve de Berg
-environnement de travail : bureau, ordinateur, téléphone. Utilisation en cas de besoin d'un véhicule de service
-temps de travail : poste à temps non-complet (28 heures hebdomadaires), sera amené à être transformé en un poste à temps complet
- sujétions particulières : réunions en soirée ou le samedi
-résidence administrative : Mairie 11 rue Notre Dame 07170 Villeneuve de Berg
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.