Adjoint au chef du service de l'état civil et titres d'identité et responsable du groupe conservation (h/f)
Offre n° O006250122000016
Publiée le 22/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
6 Rue Alexandre Mari, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
23/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, le service état-civil et titres d'identité, qui est composé de 3 groupes ("guichet unique", "conservation, mise à jour & délivrance des actes", "Mairies de proximité"), a pour mission principale l'accueil du public, la délivrance des actes de l'état civil (acte dressé ou transcrit, reconnaissance), ainsi que l'établissement de titres d'identité et de diverses formalisés.
Vous serez en charge d'assister le chef du service dans la supervision, la coordination et la gestion quotidienne des activités du service et l'intérim en son absence, ainsi que l'analyse juridique de dossiers et la rédaction de courriers.
Vous serez en charge d'assister le chef du service dans la supervision, la coordination et la gestion quotidienne des activités du service et l'intérim en son absence, ainsi que l'analyse juridique de dossiers et la rédaction de courriers.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions principales seront :
* L'assistance au chef du service dans la conduite de la gestion fonctionnelle du service :
- Vous coordonnerez les différentes cellules composant le service ;
- Vous assisterez le chef du service dans la planification et la coordination des tâches, projets et réunions ;
- Vous définirez les objectifs de fonctionnement, lirez et analyserez les courriers du service ;
- Vous déclinerez les directives hiérarchiques ;
- Vous répartirez les missions administratives et veillerez à leur réalisation dans les délais impartis ;
- Vous assurerez l'intérim du chef de service en son absence notamment en matière RH (validation des demandes de congés, formation, badgeages, etc...) ;
- Vous assisterez et conseillerez les gestionnaires dans les traitements des dossiers ;
- Vous assurerez la communication interne au sein du service, ainsi que la communication avec les directions ;
- Vous préparerez et rédigerez des rapports, des présentations et des documents administratifs, des comptes-rendus de réunion, etc... ;
- Vous contribuerez à l'amélioration des processus du service ;
- Vous représenterez le chef de service et/ou le directeur lors de réunions.
* La gestion administrative et juridique :
- Vous assurerez une veille juridique relative à l'évolution de la réglementation en matière d'état civil ;
- Vous réaliserez des analyses juridiques de dossiers présentant une difficulté pour préparation d'une réponse ;
- Vous sécuriserez les procédures dans le cadre du traitement de dossiers (respect de la traçabilité des formalités réalisées) ;
- Vous gérerez et suivrez les procédures administratives (guide de procédures, fiches réflexe, etc...) ;
- Vous rédigerez des projets de réponses aux usagers et professionnels, transmettrez au parquet de Nice et aux collectivités extérieures ;
- Vous assisterez les agents pour la gestion des situations conflictuelles et des dossiers présentant une difficulté ;
- Vous réaliserez des auditions de mariage et de reconnaissance ;
- Vous gérerez des dossiers de changement de prénom et de nom, ainsi que de rectifications d'actes ;
- Vous gérerez des feuillets timbrés d'état civil en collaboration avec l'archiviste des registres d'état civil (contrôle de la commande et répartition des feuillets timbrés, reliure des registres et transmission d'une copie au greffe du TGI) ;
- Vous élaborerez des statistiques mensuelles et annuelles relatives à l'activité du service ;
- Vous gérerez les évolutions informatiques et administrerez les applications métier.
* L'assistance au chef du service dans la conduite de la gestion fonctionnelle du service :
- Vous coordonnerez les différentes cellules composant le service ;
- Vous assisterez le chef du service dans la planification et la coordination des tâches, projets et réunions ;
- Vous définirez les objectifs de fonctionnement, lirez et analyserez les courriers du service ;
- Vous déclinerez les directives hiérarchiques ;
- Vous répartirez les missions administratives et veillerez à leur réalisation dans les délais impartis ;
- Vous assurerez l'intérim du chef de service en son absence notamment en matière RH (validation des demandes de congés, formation, badgeages, etc...) ;
- Vous assisterez et conseillerez les gestionnaires dans les traitements des dossiers ;
- Vous assurerez la communication interne au sein du service, ainsi que la communication avec les directions ;
- Vous préparerez et rédigerez des rapports, des présentations et des documents administratifs, des comptes-rendus de réunion, etc... ;
- Vous contribuerez à l'amélioration des processus du service ;
- Vous représenterez le chef de service et/ou le directeur lors de réunions.
* La gestion administrative et juridique :
- Vous assurerez une veille juridique relative à l'évolution de la réglementation en matière d'état civil ;
- Vous réaliserez des analyses juridiques de dossiers présentant une difficulté pour préparation d'une réponse ;
- Vous sécuriserez les procédures dans le cadre du traitement de dossiers (respect de la traçabilité des formalités réalisées) ;
- Vous gérerez et suivrez les procédures administratives (guide de procédures, fiches réflexe, etc...) ;
- Vous rédigerez des projets de réponses aux usagers et professionnels, transmettrez au parquet de Nice et aux collectivités extérieures ;
- Vous assisterez les agents pour la gestion des situations conflictuelles et des dossiers présentant une difficulté ;
- Vous réaliserez des auditions de mariage et de reconnaissance ;
- Vous gérerez des dossiers de changement de prénom et de nom, ainsi que de rectifications d'actes ;
- Vous gérerez des feuillets timbrés d'état civil en collaboration avec l'archiviste des registres d'état civil (contrôle de la commande et répartition des feuillets timbrés, reliure des registres et transmission d'une copie au greffe du TGI) ;
- Vous élaborerez des statistiques mensuelles et annuelles relatives à l'activité du service ;
- Vous gérerez les évolutions informatiques et administrerez les applications métier.
Profils recherchés
Domaine de diplôme : Diplôme de niveau BAC+2 à +3 en droit public ou en gestion des collectivités territoriales.
Expérience : Expérience similaire souhaitée au sein d'une administration publique.
Compétences :
- Vous possédez des notions approfondies en droit civil et connaissez l'Instruction Générale relative à l'Etat Civil (IGREC) ;
- Vous savez analyser des documents réglementaires et juridiques ;
- Vous savez gérer les conflits et les situations agressives ;
- Vous maîtrisez le fonctionnement et l'utilisation d'applications bureautiques et métier.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous savez travailler en équipe ;
- Vous savez encadrer et animer une équipe ;
- Vous êtes disponible et discret.
Expérience : Expérience similaire souhaitée au sein d'une administration publique.
Compétences :
- Vous possédez des notions approfondies en droit civil et connaissez l'Instruction Générale relative à l'Etat Civil (IGREC) ;
- Vous savez analyser des documents réglementaires et juridiques ;
- Vous savez gérer les conflits et les situations agressives ;
- Vous maîtrisez le fonctionnement et l'utilisation d'applications bureautiques et métier.
Qualités recherchées :
- Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ;
- Vous savez travailler en équipe ;
- Vous savez encadrer et animer une équipe ;
- Vous êtes disponible et discret.
Contact et modalités de candidature
Contact
0497132000
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Monsieur le Maire
Hôtel de Ville
Mairie de Nice
5 rue de l'Hôtel de Ville
06000 NICE
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.