Gestionnaire administratif du courrier (h/f)
Offre n° O006241205001102
Publiée le 05/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
4 Place Pierre Gautier, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
06/02/2025
Date limite de candidature
06/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Administrative, Financière et Juridique du Centre Communal d'Action Sociale de la DGA Solidarité et Cohésion Sociale, le service courrier et accueil a pour missions de :
- Gérer le courrier interne et externe du CCAS (ventiler les courriers dans les Directions) ;
- Enregistrer les Courriers sur le logiciel ELISE et suivi du circuit des signatures ;
- Réceptionner les parapheurs, les enregistrer sur le registre et les ventiler dans les étages ;
- Assurer le secrétariat divers : envoi de mails, mise en forme de comptes-rendus manuscrits, classement ;
- Accueillir, informer et orienter les usagers qui se présentent ou qui téléphonent à l'accueil du Siège du CCAS.
En qualité de Gestionnaire administratif du courrier H/F, vous serez en charge de :
- Réceptionner le courrier arrivé au Siège et en assurer le traitement (tri, enregistrement, imputation et ventilation) ;
- Assurer le suivi, de l'enregistrement à l'archivage (circuit signatures) ;
- Gérer le circuit des parapheurs, de l'arrivée au départ de l'immeuble ;
- Effectuer des tâches de secrétariat diverses pour le Directeur Administratif, Financier et Juridique.
- Gérer le courrier interne et externe du CCAS (ventiler les courriers dans les Directions) ;
- Enregistrer les Courriers sur le logiciel ELISE et suivi du circuit des signatures ;
- Réceptionner les parapheurs, les enregistrer sur le registre et les ventiler dans les étages ;
- Assurer le secrétariat divers : envoi de mails, mise en forme de comptes-rendus manuscrits, classement ;
- Accueillir, informer et orienter les usagers qui se présentent ou qui téléphonent à l'accueil du Siège du CCAS.
En qualité de Gestionnaire administratif du courrier H/F, vous serez en charge de :
- Réceptionner le courrier arrivé au Siège et en assurer le traitement (tri, enregistrement, imputation et ventilation) ;
- Assurer le suivi, de l'enregistrement à l'archivage (circuit signatures) ;
- Gérer le circuit des parapheurs, de l'arrivée au départ de l'immeuble ;
- Effectuer des tâches de secrétariat diverses pour le Directeur Administratif, Financier et Juridique.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
* Réceptionner et gérer le courrier interne et externe :
- Réceptionner le courrier arrivé de la Métropole, en effectuer le tri pour les imputations et ventiler le reste dans les bannières des différentes Directions ;
- Mise dans le circuit du courrier pour la Direction générale, mise en parapheurs des courriers nominatifs du Directeur général ;
- Enregistrer quotidiennement le courrier arrivé sur le logiciel ELISE ;
- Saisir dans ELISE les modifications d'imputation et les annotations portées par la Direction générale sur les courriers ;
- Faire une recherche concernant les demandes afin de les orienter au mieux par réponse courrier ;
- Rédiger et enregistrer les accusés de bonne réception des courriers institutionnels signalés par le Cabinet du Maire et les mettre dans le circuit des " visas " ;
- Rattacher et archiver sur ELISE les courriers AR signés par le Directeur général, les classer dans un chrono ;
- Ventiler les courriers signalés avec accusés de réception ;
- Relancer les services ;
- Classer les courriers signalés ;
- Demander la ré-imputation au BCC Métropole des courriers RH ;
- Assurer un relai avec les services de la Métropole Nice Côte d'Azur (huissier et courrier) afin de réguler les éventuelles difficultés dans l'acheminement du courrier entre les services du CCAS ;
- Gérer les parapheurs : tenir à jour un registre " arrivée " et " départ " ;
- Ventiler les parapheurs aux services après signature de la Directrice générale ou de la Vice-Présidente.
* Secrétariat :
- Mise en forme et frappe de comptes-rendus de réunions manuscrits ;
- Rédaction de mails, courriers ;
- Organisation de réunions, rendez-vous pour le Directeur ;
- Relecture des parapheurs : vérification syntaxe, orthographe, présentation, et corrections ;
- Classements dossiers, rangements fournitures de bureau, commandes à l'Economat.
Missions ponctuelles :
- Gérer le planning de la salle du CA ;
- Tenir à jour le registre de prêt du Rétroprojecteur ;
- Assurer l'accueil du site en cas d'absence des titulaires ;
- Effectuer toute action permettant d'assurer la continuité du service public et l'exercice des missions du CCAS. Notamment par le remplacement de l'agent d'accueil lors de sa pause méridienne, ou lors de ses absences, lorsque son binôme est indisponible.
Conditions de travail :
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Horaires de travail : Du lundi au jeudi : 8h30 - 17h00. Ces horaires peuvent varier en fonction des nécessités de service ;
- Le vendredi : 8h30 - 15h45 ;
- RIFSEEP : 5 ;
- NBI : non ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : Travail essentiellement sur écran ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : Tram ligne 1 arrêt Opéra vieille ville ;
- Temps partiel possible : non ;
- Travail en open space : non ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
* Réceptionner et gérer le courrier interne et externe :
- Réceptionner le courrier arrivé de la Métropole, en effectuer le tri pour les imputations et ventiler le reste dans les bannières des différentes Directions ;
- Mise dans le circuit du courrier pour la Direction générale, mise en parapheurs des courriers nominatifs du Directeur général ;
- Enregistrer quotidiennement le courrier arrivé sur le logiciel ELISE ;
- Saisir dans ELISE les modifications d'imputation et les annotations portées par la Direction générale sur les courriers ;
- Faire une recherche concernant les demandes afin de les orienter au mieux par réponse courrier ;
- Rédiger et enregistrer les accusés de bonne réception des courriers institutionnels signalés par le Cabinet du Maire et les mettre dans le circuit des " visas " ;
- Rattacher et archiver sur ELISE les courriers AR signés par le Directeur général, les classer dans un chrono ;
- Ventiler les courriers signalés avec accusés de réception ;
- Relancer les services ;
- Classer les courriers signalés ;
- Demander la ré-imputation au BCC Métropole des courriers RH ;
- Assurer un relai avec les services de la Métropole Nice Côte d'Azur (huissier et courrier) afin de réguler les éventuelles difficultés dans l'acheminement du courrier entre les services du CCAS ;
- Gérer les parapheurs : tenir à jour un registre " arrivée " et " départ " ;
- Ventiler les parapheurs aux services après signature de la Directrice générale ou de la Vice-Présidente.
* Secrétariat :
- Mise en forme et frappe de comptes-rendus de réunions manuscrits ;
- Rédaction de mails, courriers ;
- Organisation de réunions, rendez-vous pour le Directeur ;
- Relecture des parapheurs : vérification syntaxe, orthographe, présentation, et corrections ;
- Classements dossiers, rangements fournitures de bureau, commandes à l'Economat.
Missions ponctuelles :
- Gérer le planning de la salle du CA ;
- Tenir à jour le registre de prêt du Rétroprojecteur ;
- Assurer l'accueil du site en cas d'absence des titulaires ;
- Effectuer toute action permettant d'assurer la continuité du service public et l'exercice des missions du CCAS. Notamment par le remplacement de l'agent d'accueil lors de sa pause méridienne, ou lors de ses absences, lorsque son binôme est indisponible.
Conditions de travail :
- Cycle de travail 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Horaires de travail : Du lundi au jeudi : 8h30 - 17h00. Ces horaires peuvent varier en fonction des nécessités de service ;
- Le vendredi : 8h30 - 15h45 ;
- RIFSEEP : 5 ;
- NBI : non ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : Travail essentiellement sur écran ;
- Accès transports en commun - bus, tram + nom de l'arrêt : Tram ligne 1 arrêt Opéra vieille ville ;
- Temps partiel possible : non ;
- Travail en open space : non ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profils recherchés
Ce poste est ouvert à un agent de catégorie C de la filière Administrative.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Secrétariat et gestion administrative.
Compétences :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services et établissements du C.C.A.S. ;
- Connaissance de l'environnement administratif et politique interne et externe ;
- Capacité d'analyse des situations, d'écoute et de réflexion ;
- Capacité à transmettre l'information de manière efficace (vers la Direction générale et vers les services) ;
- Capacité à gérer les situations d'urgence ;
- Obligation de discrétion, application stricte du devoir de réserve ;
- Capacité d'organisation et de rigueur administrative ;
- Maîtrise du logiciel ELISE ;
- Capacité rédactionnelle et excellent niveau d'orthographe ;
- Connaissance des outils bureautiques (Word - Excel - Outlook) ;
- Connaissance de la législation de la gestion du courrier ;
- Sens de l'initiative.
Qualités recherchées :
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe ;
- Esprit d'initiative ;
- Orthographe ;
- Disponibilité ;
- Sens du relationnel, diplomatie ;
- Dynamisme, réactivité ;
- Capacités de rédaction.
Expérience : Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Secrétariat et gestion administrative.
Compétences :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services et établissements du C.C.A.S. ;
- Connaissance de l'environnement administratif et politique interne et externe ;
- Capacité d'analyse des situations, d'écoute et de réflexion ;
- Capacité à transmettre l'information de manière efficace (vers la Direction générale et vers les services) ;
- Capacité à gérer les situations d'urgence ;
- Obligation de discrétion, application stricte du devoir de réserve ;
- Capacité d'organisation et de rigueur administrative ;
- Maîtrise du logiciel ELISE ;
- Capacité rédactionnelle et excellent niveau d'orthographe ;
- Connaissance des outils bureautiques (Word - Excel - Outlook) ;
- Connaissance de la législation de la gestion du courrier ;
- Sens de l'initiative.
Qualités recherchées :
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe ;
- Esprit d'initiative ;
- Orthographe ;
- Disponibilité ;
- Sens du relationnel, diplomatie ;
- Dynamisme, réactivité ;
- Capacités de rédaction.
Contact et modalités de candidature
Contact
0493135100
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation à :
Monsieur le Président
4 Place Pierre Gautier
06000 NICE
Monsieur le Président
4 Place Pierre Gautier
06000 NICE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.