Assistant de direction (h/f)
Offre n° O006241108000124
Publiée le 28/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Métropole Nice Côte d'Azur, première métropole de France, regroupe 51 communes et 550 000 habitants pour constituer un seul et même bassin de vie entre la méditerranée et les sommets du Mercantour. Enrichie par la diversité de son patrimoine, la Métropole Nice Côte d'Azur est un territoire dynamique et attractif. La Métropole Nice Côte d'Azur est désormais l'un des principaux acteurs de l'action publique sur le territoire en partenariat étroit avec chacune de ses communes-membres.
Lieu de travail
5 Rue de l'Hôtel de Ville, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
29/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction du Protocole a pour mission d'organiser et de veiller au bon déroulement des événements internationaux, nationaux et locaux auxquels participent la Ville de Nice et la Métropole Nice Côte d'Azur.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions principales seront :
Soutien et coordination des dossiers suivis par le Directeur ou directeur adjoint du protocole :
- Constitution et suivi de dossiers de ses supérieurs ;
- Collecte d'informations et diffusion transversales ;
- Gestion des retours d'informations concernant les dossiers ;
- Harmonisation des dossiers ;
- Mise à jour, suivi quotidien et diffusion de l'agenda des chefs de projets ;
- Coordination et gestion de l'accueil sur site lors de manifestions de grande envergure ;
- Encadrement et coordination des phonings ;
- Coordination de projets et missions confiés par la direction.
Tenue de l'agenda du Directeur et du Directeur adjoint :
- Organisation de réunions et de rendez-vous (internes ou externes) ;
- Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités ;
- Organiser les sorties de terrain ou rendez-vous extérieurs (réservations salles, chauffeurs, véhicules...) ;
- Tenue de l'agenda électronique de son supérieur.
Accueil direct et téléphonique :
- Accueil, filtrage et orientation des communications et des personnes ;
- Prise de messages et délivrance de renseignements sur l'état d'avancement des dossiers ;
- Constitution et mise à jour des contacts téléphoniques du Directeur.
Gestion des vacataires :
- Elaboration et suivi des contrats en lien avec le service RH ;
- Convocation des vacataires par téléphone avec confirmation par mail ;
- Rémunération des vacataires en lien avec le service RH.
Gestion du personnel / Correspondant RH :
- Gestion des congés et absences ;
- Conduite d'entretiens d'évaluation ;
- Recensement des besoins en formation ;
- Assistance et conseils aux agents ;
- Suivi des dossiers du personnel du service.
Correspondant comptabilité :
- Suivi des bons de commande et devis ;
- Suivi du budget ;
- Point d'entrée du service comptabilité.
Mise en forme de documents :
- Etablissement de tableaux Excel, Word, Power Point.
Soutien et coordination des dossiers suivis par le Directeur ou directeur adjoint du protocole :
- Constitution et suivi de dossiers de ses supérieurs ;
- Collecte d'informations et diffusion transversales ;
- Gestion des retours d'informations concernant les dossiers ;
- Harmonisation des dossiers ;
- Mise à jour, suivi quotidien et diffusion de l'agenda des chefs de projets ;
- Coordination et gestion de l'accueil sur site lors de manifestions de grande envergure ;
- Encadrement et coordination des phonings ;
- Coordination de projets et missions confiés par la direction.
Tenue de l'agenda du Directeur et du Directeur adjoint :
- Organisation de réunions et de rendez-vous (internes ou externes) ;
- Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités ;
- Organiser les sorties de terrain ou rendez-vous extérieurs (réservations salles, chauffeurs, véhicules...) ;
- Tenue de l'agenda électronique de son supérieur.
Accueil direct et téléphonique :
- Accueil, filtrage et orientation des communications et des personnes ;
- Prise de messages et délivrance de renseignements sur l'état d'avancement des dossiers ;
- Constitution et mise à jour des contacts téléphoniques du Directeur.
Gestion des vacataires :
- Elaboration et suivi des contrats en lien avec le service RH ;
- Convocation des vacataires par téléphone avec confirmation par mail ;
- Rémunération des vacataires en lien avec le service RH.
Gestion du personnel / Correspondant RH :
- Gestion des congés et absences ;
- Conduite d'entretiens d'évaluation ;
- Recensement des besoins en formation ;
- Assistance et conseils aux agents ;
- Suivi des dossiers du personnel du service.
Correspondant comptabilité :
- Suivi des bons de commande et devis ;
- Suivi du budget ;
- Point d'entrée du service comptabilité.
Mise en forme de documents :
- Etablissement de tableaux Excel, Word, Power Point.
Profils recherchés
Ce poste s'adresse à un agent de catégorie B de la filière administrative.
Compétences nécessaires :
- Connaître les compétences de la collectivité et également celles des institutions externes et des partenaires ;
- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction ;
- Veiller au respect des délais et des procédures ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Recueillir, vérifier et organiser des données avec rigueur selon des procédures définies ;
- Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et la grammaire ;
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande / un dossier et les transmettre correctement ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs ;
- Connaître et exploiter un mode de classement préalablement défini.
Compétences nécessaires :
- Connaître les compétences de la collectivité et également celles des institutions externes et des partenaires ;
- Maîtriser les procédures administratives associées à la fonction ;
- Veiller au respect des délais et des procédures ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Recueillir, vérifier et organiser des données avec rigueur selon des procédures définies ;
- Maîtriser l'orthographe, la syntaxe et la grammaire ;
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande / un dossier et les transmettre correctement ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Adapter sa communication en fonction de la nature ou de l'importance des sollicitations et de la qualité des interlocuteurs ;
- Connaître et exploiter un mode de classement préalablement défini.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Vous retrouverez sur notre site internet https://recrutement.nicecotedazur.org ainsi que sur chaque site web de nos entités une présentation complète de notre activité, de nos projets et de l'ensemble des postes à pourvoir. Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site avec votre lettre de motivation et votre CV, à l'attention de :
Monsieur le Président
Monsieur le Président
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.