Assistant de direction (h/f)
Offre n° O006240924000797
Publiée le 23/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Métropole Nice Côte d'Azur, première métropole de France, regroupe 51 communes et 550 000 habitants pour constituer un seul et même bassin de vie entre la méditerranée et les sommets du Mercantour. Enrichie par la diversité de son patrimoine, la Métropole Nice Côte d'Azur est un territoire dynamique et attractif. La Métropole Nice Côte d'Azur est désormais l'un des principaux acteurs de l'action publique sur le territoire en partenariat étroit avec chacune de ses communes-membres.
Lieu de travail
BP3087 405, Promenade des Anglais, Nice (Alpes-Maritimes)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction de l'Innovation et de la Ville Intelligente, de la DGA Economie et Attractivité, le service Direction a pour missions :
- D'assurer une gouvernance stratégique et opérationnelle de l'innovation et de la ville intelligente ;
- De favoriser l'émergence de projets liés à la ville intelligente et durable : la Smart City ;
- De dynamiser l'innovation au bénéfice du citoyen ;
- De sourcer et qualifier les projets numériques ou d'innovations porteurs susceptibles d'obtenir des financements multiples (Europe, Etat, Région et privés) ;
- D'assurer la cohérence d'action sur le territoire.
En qualité d'Assistant de direction, vous serez en charge de :
- La coordination et l'organisation de l'activité administrative ;
- La gestion du référentiel documentaire de la direction ;
- Le suivi des dossiers sur le plan administratif ;
- La coordination de la rédaction des courriers de la direction.
- D'assurer une gouvernance stratégique et opérationnelle de l'innovation et de la ville intelligente ;
- De favoriser l'émergence de projets liés à la ville intelligente et durable : la Smart City ;
- De dynamiser l'innovation au bénéfice du citoyen ;
- De sourcer et qualifier les projets numériques ou d'innovations porteurs susceptibles d'obtenir des financements multiples (Europe, Etat, Région et privés) ;
- D'assurer la cohérence d'action sur le territoire.
En qualité d'Assistant de direction, vous serez en charge de :
- La coordination et l'organisation de l'activité administrative ;
- La gestion du référentiel documentaire de la direction ;
- Le suivi des dossiers sur le plan administratif ;
- La coordination de la rédaction des courriers de la direction.
Missions / conditions d'exercice
* Coordination et organisation de l'activité administrative :
- Constitution et gestion de l'ensemble de dossiers administratifs de la direction ;
- Formalisation des pièces administratives de la direction en lien avec les chefs de projets ;
- Etablissement de tableaux récapitulatifs de suivi des documents officiels de la direction ;
- Rédaction des réponses aux courriers reçus (doléances) en lien avec le chef de projet ;
- Préparation d'un tableau hebdomadaire de suivi de ces courriers ;
- Participation à la réunion hebdomadaire de suivi des courriers en lien avec le chef de service.
* Suivi des dossiers administratifs de la direction :
- Suivi des situations d'absence des agents de la direction et suivi administratif ;
- Réception et distribution des tickets restaurant de la direction.
* Gestion du référentiel documentaire de la direction :
- Création et mise à jour du référentiel documentaire de la direction dans le cadre des projets initiés par la direction ;
- Relance des chefs de projets pour la mise à jour du référentiel.
Conditions de travail :
- Cycle de travail : 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau ;
- Astreintes (exploitation/décision) : non ;
- Délégations de signature : non ;
- Téléphone portable professionnel : non
- NBI : non ;
- RIFSEEP 4 ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : RAS ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule de service : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
- Constitution et gestion de l'ensemble de dossiers administratifs de la direction ;
- Formalisation des pièces administratives de la direction en lien avec les chefs de projets ;
- Etablissement de tableaux récapitulatifs de suivi des documents officiels de la direction ;
- Rédaction des réponses aux courriers reçus (doléances) en lien avec le chef de projet ;
- Préparation d'un tableau hebdomadaire de suivi de ces courriers ;
- Participation à la réunion hebdomadaire de suivi des courriers en lien avec le chef de service.
* Suivi des dossiers administratifs de la direction :
- Suivi des situations d'absence des agents de la direction et suivi administratif ;
- Réception et distribution des tickets restaurant de la direction.
* Gestion du référentiel documentaire de la direction :
- Création et mise à jour du référentiel documentaire de la direction dans le cadre des projets initiés par la direction ;
- Relance des chefs de projets pour la mise à jour du référentiel.
Conditions de travail :
- Cycle de travail : 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) ;
- Travail de bureau ;
- Astreintes (exploitation/décision) : non ;
- Délégations de signature : non ;
- Téléphone portable professionnel : non
- NBI : non ;
- RIFSEEP 4 ;
- Conditions particulières (port de charge, pénibilité...) : RAS ;
- Temps partiel possible : non ;
- Accessibilité PMR : oui ;
- Travail en open space : oui ;
- Poste éligible au télétravail : oui ;
- Véhicule de service : non.
NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS :
- 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT), 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés ;
- Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d'Azur et SNCF) et forfait mobilités durables ;
- Avantages du comité d'œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d'achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions, etc ;
- Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif ;
- Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains ;
- Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine ;
- Formations et perspectives d'évolution tout au long de la carrière via des services dédiés (service Formation, Ecole des cadres).
Profils recherchés
Ce poste s'adresse à un agent de catégorie C de la filière administrative.
Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Baccalauréat et BTS souhaités.
Compétences :
- Capacité à adopter et utiliser des technologies innovantes, y compris des outils d'intelligence artificielle, pour améliorer l'efficacité administrative ;
- Connaître les procédures administratives associées à la fonction ;
- Assurer la diffusion de l'information au sein la direction ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Savoir respecter des normes de présentation de documents en lien avec la charte graphique ;
- Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution.
Qualités recherchées :
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Mettre en oeuvre un mode de classement rationnel facilitant la recherche, la consultation et l'analyse ;
- Apporter une aide permanente aux cadres de la direction en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication et de suivi des dossiers ;
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande/un dossier ;
- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service.
Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.
Domaine de diplôme : Baccalauréat et BTS souhaités.
Compétences :
- Capacité à adopter et utiliser des technologies innovantes, y compris des outils d'intelligence artificielle, pour améliorer l'efficacité administrative ;
- Connaître les procédures administratives associées à la fonction ;
- Assurer la diffusion de l'information au sein la direction ;
- Distinguer l'urgent et l'important et hiérarchiser ainsi les priorités ;
- Respecter la confidentialité de certaines informations traitées ;
- Maîtriser l'utilisation de logiciels standards et/ou métier ;
- Savoir respecter des normes de présentation de documents en lien avec la charte graphique ;
- Organiser son travail de manière à respecter un planning et des délais d'exécution.
Qualités recherchées :
- Analyser et synthétiser les éléments d'une demande pour lui donner une suite efficace ;
- Mettre en oeuvre un mode de classement rationnel facilitant la recherche, la consultation et l'analyse ;
- Apporter une aide permanente aux cadres de la direction en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication et de suivi des dossiers ;
- Mémoriser des informations de manière à traiter efficacement une demande/un dossier ;
- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service.
Contact et modalités de candidature
Contact
0497133165
Informations complémentaires
Vous retrouverez sur notre site internet https://recrutement.nicecotedazur.org ainsi que sur chaque site web de nos entités une présentation complète de notre activité, de nos projets et de l'ensemble des postes à pourvoir.
Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site avec votre lettre de motivation et votre CV, à l'attention de :
Monsieur le Président
Direction Générale Adjointe Ressources Humaines
Direction du Développement des Ressources Humaines
Service Recrutement - GPEC
Métropole Nice Côte d'Azur
3 rue Raoul Bosio
06364 NICE Cedex 4
Pour postuler, inscrivez-vous sur notre site avec votre lettre de motivation et votre CV, à l'attention de :
Monsieur le Président
Direction Générale Adjointe Ressources Humaines
Direction du Développement des Ressources Humaines
Service Recrutement - GPEC
Métropole Nice Côte d'Azur
3 rue Raoul Bosio
06364 NICE Cedex 4
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.